Im Medtech-Grosshandel zählt Effizienz, aber noch wichtiger ist Sicherheit: Fehler in Prozessen können die Patientengesundheit gefährden. Ein Standard-ERP deckt die regulatorischen Anforderungen der Medizintechnik nicht ab. Medtech-Distributoren benötigen eine GDP-konforme, auditfähige und durchgängig digitalisierte ERP-Lösung mit UDI-Handling, Chargen-/Seriennummernverfolgung und strukturierten Workflows.
Wachsende Konkurrenz aus der EU, steigende Einfuhrzölle und eine zunehmend komplexe Regulierung setzen Medtech-Unternehmen unter erheblichen Druck. Für einen Medtech-Grosshändler sind dabei vier Faktoren entscheidend:
Unsere ERP-Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central schafft Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit entlang der gesamten Lieferkette: von der Beschaffung über Lager und Logistik bis zu Omnichannel-Bestellungen im B2B und B2C - unabhängig davon, ob OTC- oder Rx-Produkte vertrieben werden.
Aproda ist Swiss Medtech Partner und damit Teil des Schweizer Medizinaltechnik‑Ökosystems. Unsere Expertise richtet sich konsequent auf die Herausforderungen der Medizintechnik Branche und von Medtech‑Distributoren aus. Mit dem leistungsstarken ERP für die Medizintechnik statt allgemeinen Standardlösungen unterstützen wir Unternehmen der Prozessindustrie dabei, ihre Leistung, Produktqualität, Prozesssicherheit und Compliance nachhaltig zu steigern sowie digitale Prozesse zu optimieren.
Ein ERP-System für den Medtech-Grosshandel muss GDP-Konformität (Good Distribution Practice), MDR-Pflichten (Medical Device Regulation EU 2017/745), UDI-Handling (Unique Device Identification), Chargen- und Seriennummernrückverfolgbarkeit sowie die Anforderungen von Swissmedic und der Schweizer Medizinprodukteverordnung (MepV) abdecken, als Swiss Medtech Partner mit Fokus auf die Medizintechnikbranche.
GDP regelt die ordnungsgemässe Vertriebspraxis für Medizinprodukte in der Medizintechnikbranche und verlangt von Distributoren u. a. dokumentierte Lagerbedingungen, temperaturkontrollierte Lagerung, rückverfolgbare Lieferketten und ein Qualitätsmanagementsystem als QM-System. Branchenspezifische ERP-Systeme sind für regulierte Branchen wie Medizintechnik erforderlich. Das ERP-System bildet diese Anforderungen durch Audit-Trails, automatisierte Workflows und lückenlose Dokumentation ab.
Die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) verpflichtet Distributoren zur CE-/Kennzeichnungsprüfung, korrekten Lager- und Transportbedingungen, zur Meldung von Vorkommnissen und zum Qualitätsmanagementsystem (QM-System). Das UDI-System (Unique Device Identification) erfordert, dass jedes Medizinprodukt eine eindeutige Kennung trägt, die über die gesamte Lieferkette rückverfolgbar ist; Audit-Trails, automatisierte Workflows und lückenlose Dokumentation unterstützen dabei die Audit-Readiness für regulatorische Vorgaben. Die ERP-Branchenlösung unterstützt das UDI-Handling in Wareneingang, Lager und Versand, erleichtert post market surveillance und stellt sicher, dass alle Produktbewegungen dokumentiert sind.
Im regulierten Medtech-Umfeld muss das ERP-System selbst validierbar sein. Dynamics 365 Business Central unterstützt die Einhaltung von FDA 21 CFR Part 11 (elektronische Aufzeichnungen und Signaturen) und GAMP 5 (Leitfaden für die Validierung computergestützter Systeme) sowie Pflichten nach dem Inverkehrbringen wie die Meldung von Vorkommnissen und post market surveillance. Beim UDI-System muss zudem die Rückverfolgbarkeit über den gesamten Produktlebenszyklus gewährleistet sein. Die Microsoft Compliance-Lösungen erleichtern das Einhalten von gesetzlichen und regulatorischen Normen der Branche.
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Die ERP-Branchenlösung bietet eine durchgängige Traceability-Lösung: Jedes Medizinprodukt wird über Chargen- und Seriennummern, UDI-Codes und Barcodetracking vom Wareneingang über die Lagerung bis zur Auslieferung lückenlos dokumentiert; dafür muss ein ERP-System validierbar sein, was für die Medizintechnikbranche entscheidend ist, validierungsfähig und revisionssicher ausgelegt sein, und auch das Qualitätsmanagementsystem muss nach GAMP 5 validierbar sein. Im Rückruffall identifiziert das System betroffene Produkte sekundenschnell und zeigt, an welche Kunden sie ausgeliefert wurden.
Die Rückverfolgbarkeit im Medtech-ERP umfasst:
Diese Funktionen sind nicht optional, sondern Grundanforderung für Medtech-Distributoren, die Produkte der Klassen I bis III vertreiben. Die vollständige Rückverfolgbarkeit schützt Patienten, sichert das Vertrauen von Spitälern und Fachhandel und ist Voraussetzung für erfolgreiche Audits.
Die Branchenlösung umfasst alle Module, die Medtech-Distributoren für GDP-konforme, auditfähige und effiziente Prozesse benötigen - von CRM und Auftragsabwicklung über Lager und Qualitätssicherung bis hin zu Finanzen, Reporting und einer integrierten Warenwirtschaft.
Rollencenter für Innen- und Aussendienst, 360°-...
Rollencenter für Innen- und Aussendienst, 360°-Kundencockpit inkl. Aktivitäten, Importeur- und Repräsentantenverwaltung, Offertenverwaltung, Verkaufschancensteuerung, Aussendienstanbindung, Integration Microsoft 365 Copilot. Für weiterführende CRM-Funktionen: Microsoft Dynamics 365 Sales.
Telefonschnellerfassung, Infoboard über Verfügb...
Telefonschnellerfassung, Infoboard über Verfügbarkeiten/Lieferbereitschaft/Rückstände, flexible Preisverwaltung, Absatzplanung, Rahmenverträge, Inland- und Exportgeschäfte inkl. Zollabwicklung, Workflows für Beleggenehmigungen.
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Artikelstammdaten mit anwendungsspezifischen Artikelstati, Risikoklassen, Pharmacodes, MiGel-Integration, Sortimentsverwaltung, Vor- und Nachkalkulation. Lagerverwaltung mit verschiedenen Lagerorten/-plätzen/-fächern, Konsignationslager, Gebindeverwaltung, Kommissionierung mit Barcode und mobiler Datenerfassung.
Rückverfolgbarkeit, Chargenverwaltung (MHD) zur...
Rückverfolgbarkeit, Chargenverwaltung (MHD) zur lückenlosen Dokumentation und effizienten Verwaltung von Chargen- und Seriennummerndaten, Prüfanweisungen und -gruppenverwaltung, automatisierte Prüfungen, Stichproben-Handling, Zertifikate und Prüfprotokolle, Sperrlagerverwaltung, Lieferantenbeurteilungen, Systemvalidierung. Die Rückverfolgbarkeit von Chargen ist in der Medizintechnik gesetzlich vorgeschrieben.
EDI-Standardschnittstellen über Partner wie STE...
EDI-Standardschnittstellen über Partner wie STEPcom oder Descartes, EDI-Anbindungen für Logistikpartner, Webshop-Integration, E-Commerce-Anbindung, Standard-API-Schnittstellen, GS1-Standard.
Fertigungsstammdaten für ein- oder mehrstufige...
Fertigungsstammdaten für ein- oder mehrstufige Produktion, Produktionsplanung und -steuerung, BDE-Erfassung, Ressourcenmanagement mit grafischer Plantafel. Weitere Details: ERP Medtech Produktion.
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Finanzbuchhaltung und Schweizer MWST, Lohnbuchhaltung/HR, Kostenrechnung, Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung inkl. Cashflow, Konsolidierung, Intercompany-Verrechnung, unbegrenzte Mandanten und Währungen sowie integrierte Buchhaltung.
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Serviceeinsatzplanung, Serviceauftragsverwaltung und -verrechnung, Vertragsverwaltung - speziell für Medtech-Händler, die technischen Service anbieten.
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Über 400 Standardberichte, Report Designer, Excel-Export mit Aktualisierung, Microsoft Power BI-Anbindung, QC Dashboard, Production Dashboard, rollenbasierte Berichtsplanung. Diese Funktionen sind nicht optional, denn Rückverfolgbarkeit ist in der Medizintechnik gesetzlich vorgeschrieben.
Das ERP-System integriert das Qualitätsmanagement direkt in die Geschäftsprozesse: Prüfanweisungen bei Wareneingang und -ausgang, automatisierte Qualitätsprüfungen, Zertifikatsverwaltung und lückenlose Dokumentation. Diese Integration erleichtert die Einhaltung von ISO 13485, ISO 9001 und branchenspezifischen Standards erheblich.
Konkret leistet das ERP-System für das Qualitätsmanagement:
Das Qualitätsmanagement ist kein isoliertes Modul, sondern durchzieht alle ERP-Prozesse: Vom Einkauf (Lieferantenqualifizierung) über die Lagerung (Temperaturbedingungen, MHD) bis zum Vertrieb (CE-Prüfung, UDI-Handling). Vertiefende Informationen zum Thema: ERP und Qualitätsmanagement.
Patrick Glauser | Sales Executive Microsoft ERP
Sehr gern berate ich Sie persönlich. Rufen Sie mich an:
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Im regulierten Medtech-Umfeld ist lückenloses Dokumentenmanagement eine Grundanforderung für Audits und Compliance. Das ERP-System verwaltet alle relevanten Dokumente zentral und verknüpft sie mit den zugehörigen Geschäftsprozessen - von Produktzertifikaten und Prüfprotokollen über Lieferantenvereinbarungen bis zu Qualitätshandbüchern.
Die integrierte Dokumentenverwaltung bietet:
Diese Funktionalität geht über einfache Dateiverwaltung hinaus: Sie stellt sicher, dass bei einer Inspektion durch Swissmedic oder einer notifizierten Stelle alle Nachweise sofort abrufbar sind.
Lesen Sie unseren Beitrag «Verlässliche ERP-Prozesse unterstützen Regulatory Affairs» und erfahren Sie, wie Sie Datenbasis, Compliance und Effizienz konkret zusammenbringen.
Cloud-basierte ERP-Systeme auf Microsoft Azure bieten ein Sicherheitsniveau, das die meisten lokalen IT-Infrastrukturen deutlich übertrifft. Die Datencenter werden rund um die Uhr überwacht, Sicherheitspatches automatisch eingespielt und Daten verschlüsselt gespeichert.
Microsoft investiert erheblich in Sicherheit: Neben dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Bedrohungsabwehr sind täglich über 3.500 Sicherheitsexpertinnen und -experten im Einsatz. Für Medizintechnik-Unternehmen besonders relevant:
Cloud-ERP wandelt hohe Anfangsinvestitionen in planbare monatliche Betriebskosten um. Hardware-Beschaffung, eigenes Rechenzentrum und interne Wartung entfallen. Weitere Argumente für Cloud-ERP: 10 Gründe, warum KMU auf Microsoft ERP Cloud setzen.
Dank der cloudbasierten Softwarebasis von Microsoft Dynamics 365 Business Central müssen Sie nicht in eine eigene IT-Umgebung investieren, sondern können auf die Sicherheit von einem starken Technologiepartner vertrauen.
Die Datencenter von Microsoft werden rund um die Uhr überwacht. Neben dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Abwehr von Bedrohungen sind täglich über 3500 Sicherheitsexpert:innen im Einsatz, welche die Risiken laufend überwachen und erfolgreich abwehren. Damit müssen Sie sich als Unternehmen um keine mühseligen Wartungsaufgaben wie das Vornehmen von Sicherungen, Upgrades oder Softwareaktualisierungen kümmern, sondern können sich auf die strategischen IT-Belange konzentrieren.
Die Compliance Lösungen von Microsoft erleichtern das Einhalten von gesetzlichen und regulatorischen Normen der Branche. Hier sehen Sie die gesamte Liste >>
Transparenz ist uns wichtig – mit unserem Preis- und ROI-Rechner erhalten Sie einen ersten Überblick über die zu erwartende Investition und die monatlichen Kosten für den Unterhalt von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gleichzeitig können Sie auch Ihr Einsparungspotenzial bestimmen.
Was sind die Hauptvorteile von ERP-Systemen in der Medizintechnik?
Die Hauptvorteile sind die Optimierung und Automatisierung regulierter Geschäftsprozesse, die zuverlässige Einhaltung von GDP-, MDR- und UDI-Anforderungen, durchgängige Rückverfolgbarkeit aller Medizinprodukte, integriertes Qualitätsmanagement und die Unterstützung digitaler Vertriebskanäle. Für Medtech-Distributoren bedeutet das: höhere Prozesssicherheit bei gleichzeitig gesteigerter Effizienz.
Welche regulatorischen Anforderungen deckt das ERP-System ab?
Die Branchenlösung unterstützt GDP-Konformität, MDR-Pflichten (CE-Prüfung, UDI-Handling, Lagerbedingungen, Vorkommnismeldung), FDA 21 CFR Part 11, GAMP5-Validierung, ISO 13485, Swissmedic-Anforderungen und die Schweizer Medizinprodukteverordnung (MepV). Audit-Trails, strukturierte Workflows und lückenlose Dokumentation stellen die Nachweisbarkeit bei Audits sicher.
Wie funktioniert die Rückverfolgbarkeit im Medtech-ERP?
Jedes Medizinprodukt wird über Chargen- und Seriennummern sowie UDI-Codes vom Wareneingang bis zur Auslieferung lückenlos dokumentiert. Im Rückruffall identifiziert das System betroffene Produkte sekundenschnell und zeigt, welche Kunden beliefert wurden. Sperrlagerverwaltung und automatisierte Prüfungen bei Warenein- und -ausgang ergänzen die Traceability-Lösung.
Können ERP-Systeme in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden?
Ja, Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet anpassbare Schnittstellen, Standard-APIs, EDI-Anbindungen und nahtlose Integration in die Microsoft-365-Plattform (Outlook, Excel, Teams, Power BI). Die offene Architektur ermöglicht die Anbindung an Umsysteme wie Marktplätze (z. B. Galexis), Logistikpartner, Webshops und branchenspezifische Anwendungen.
Wie unterstützt ERP digitale Vertriebskanäle im Medtech-Grosshandel?
Das ERP-System integriert EDI-Standardschnittstellen (STEPcom, Descartes), Webshop-Anbindungen, E-Commerce-Plattformen und Marktplatz-APIs. KI-gestützte Funktionen wie der Sales Order Agent automatisieren die Auftragsverarbeitung. Damit können Medtech-Distributoren B2B- und B2C-Kanäle parallel bedienen, ohne separate Systeme betreiben zu müssen.
Wie sicher sind Cloud-ERP-Systeme für regulierte Branchen?
Microsoft Azure bietet ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren, mandantenspezifische Datenisolation, automatische Verschlüsselung und Compliance mit branchenrelevanten Standards (FDA, GxP, HIPAA). Über 3.500 Sicherheitsexpertinnen und -experten überwachen die Infrastruktur täglich. Für Medtech-Unternehmen ist Cloud-ERP in der Regel sicherer als eine lokale Serverinfrastruktur.
Wie lange dauert die ERP-Einführung im Medtech-Grosshandel?
Die Dauer hängt von Unternehmensgrösse, Prozessvielfalt und Validierungsanforderungen ab. Für Medtech-Distributoren mit Standardprozessen sind sechs bis neun Monate realistisch. Bei umfangreichen Validierungsprojekten oder komplexen EDI-Anbindungen kann ein Projekt auch zwölf Monate und mehr dauern. Die allgemeinen Phasen einer ERP-Einführung beschreiben wir in Die 3 Phasen der ERP-Projekteinführung.
Was unterscheidet eine Medtech-ERP-Lösung von einem Standard-ERP?
Eine Medtech-ERP-Lösung enthält branchenspezifische Funktionen, die ein Standard-ERP nicht abdeckt: UDI-Handling, GDP-konforme Workflows, Validierbarkeit (GAMP5), Risikoklassenverwaltung, Pharmacode-Integration, MiGel-Unterstützung, Sperrlagerverwaltung und regulatorische Audit-Trails. Diese Funktionen sind nicht optionale Erweiterungen, sondern Grundvoraussetzung für den gesetzeskonformen Vertrieb von Medizinprodukten.
Welche Schulungs- und Supportoptionen bietet Aproda für Medtech-ERP?
Aproda bietet umfangreiche Schulungen (Key-User- und End-User-Training), technischen Support und langfristige Betreuung. Das Angebot umfasst branchenspezifische Inhalte wie Qualitätsmanagement, Validierung und regulatorische Compliance. Als Swiss Medtech Partner kennen wir die Anforderungen der Branche und schulen Ihre Teams entsprechend.
Wie kann ein Medtech-ERP zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen?
Medtech-ERP steigert die Produktivität durch automatisierte Prozesse, reduziert Fehlerquoten durch strukturierte Workflows, verkürzt die Auftragsabwicklung durch digitale Kanäle und liefert Echtzeit-Daten für fundierte Entscheidungen. Turimed konnte mit der ERP-Einführung 50 % mehr Bestellungen in der gleichen Zeit abwickeln - bei gleichzeitig verbesserter Datenqualität und Compliance.
Sehen Sie in unserem aufgezeichneten Webinar, wie die Medtech Kernprozesse mit der ERP-Software Microsoft Dynamics 365 Business Central erfolgreich digitalisiert werden können.
- Effiziente Auftragsabwicklung mit Rückverfolgbarkeit (Chargen- & Seriennummern)
- Medtech-Elemente VRG- und VOC Abgaben
- Integrationsmöglichkeiten: EDI, Logistik und Webshop
In der Medizintechnik ist Branchenexpertise des ERP-Partners nicht optional, sondern erfolgsentscheidend. Der Partner muss die regulatorischen Anforderungen (GDP, MDR, UDI, Swissmedic) kennen, Erfahrung mit Validierungsprojekten mitbringen und die spezifischen Prozesse von Medtech-Distributoren verstehen.
Aproda ist Swiss Medtech Partner und damit Teil des Schweizer Medizintechnik-Ökosystems. Unsere Expertise richtet sich konsequent auf die Anforderungen von Medtech-Distributoren aus: Prozesssicherheit und Effizienz, Compliance und digitale Kanäle. Im Medtech-Bereich betreuen wir Kunden wie Turimed, Publicare, Flawa, Karrdental, Sanität24, Burkart, Becton Dickinson und weitere.
Seit 1983 begleiten wir KMU auf dem Weg in die Digitalisierung und gehören in der Schweiz zu den führenden Microsoft Dynamics 365 Cloud-Anbietern - mit über 600 Kunden, 150 Mitarbeitenden und 40 Jahren Erfahrung.
Seit 1983 begleiten wir KMUs auf dem Weg in die Digitalisierung, indem wir die Geschäftsprozesse unserer Kunden in modernste Software- und Systemlösungen transformieren. Wenn es darum geht, die gesamte IT von KMUs in time und Budget zu implementieren, gehören wir zu den führenden Anbietern in der Schweiz.
Die Flawa AG setzt auf ein modernes cloudbasiertes ERP-System, das die definierten Prozesse effizient abbildet.
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Das Ziel einer Neueinführung war für Turimed AG klar: Es muss eine All-in-One Lösung eingeführt werden, welche sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche auszeichnet.
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Patrick Glauser | Sales Executive Microsoft ERP
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