von Seraina Nägele | 23. Mai 2023

ERP-Implementierung: Unsere Antwort für Neuprojekte

Die erfolgreiche ERP-Einführung hängt von mehreren Faktoren ab und bringt diverse Aufgaben für Ihre ERP-Berater/innen und Ihre Mitarbeitenden mit sich. Ob die Einführung von einem neuen ERP-System oder einem neuen CRM-System nach Plan verläuft, kommt auf die drei Phasen der Projekteinführung an. Aufgeteilt wird in drei Phasen: Die Spezifikation der anstehenden ERP-Einführung, der Hauptteil von Ihrer ERP-Einführung und die anschliessende Optimierungsphase Ihres ERP-Systems. Wie genau die 3 Phasen der ERP-Projekteinführung aussehen und was die einzelnen Ziele, Aufgaben und vor allem Risiken sind, lesen Sie hier. 

Projektmethodik in 3 Phasen aufgeteilt:

Risiken_3-Schritte

1: Spezifikation der ERP-Einführung

Die erste Phase Ihres ERP-Projekts ist die Spezifikation. Die Spezifikation definiert, wie die Anforderungen in Ihrem System umgesetzt werden. Gemeinsam werden die Bedürfnisse der ERP-Lösung analysiert und festgelegt. Definiert wird hier, wie die Geschäftsprozesse in Zukunft in Ihrem ERP-System digital abgebildet werden sollen. Das Ziel von diesem Prozess ist es, die organisatorischen und operativen Rahmenbedingungen für die ERP-Einführung zu schaffen. Dabei werden die gesamten Prozesse, Daten sowie Schnittstellen bestimmt.

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Aproda Herangehensweise: Spezifikation

  • Was? – Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens an die ERP-Software
  • Wieso? – Hintergrund der Anforderung verstehen: Prozessvereinfachung, Kostensenkung oder Geschwindigkeit erhöhen
  • Wer? – Herausfinden, wer den grössten Nutzen davon trägt
  • Wie? – Spezifikation, wie die Anforderungen in der neuen ERP-Software umgesetzt werden
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2: Hauptteil der ERP-Einführung

Im nächsten Schritt baut Ihr ERP-Anbieter ein erstes lauffähiges System anhand der erstellten Spezifikation. Dies beinhaltet erste Kundendaten, Kernprozesse, Belege, kundenspezifische Funktionen und Auswertungen für ein erstes durchgängiges Testing anhand von vordefinierten Testfällen. Dazu finden bereits frühzeitig Schulungen statt. Nach dieser Probefahrt ist der Kunde in der Lage, Optimierungen mit dem ERP-Anbieter zu definieren, dort wo sie den grössten Nutzen stiften. 

3: Optimierungsphase der ERP-Einführung

In der letzten Phase wird das System anhand der definierten Optimierungen finalisiert und ausgerollt. Diese Umsetzungen werden priorisiert und im Rahmen des vorgegebenen Budgets in einer agilen Projektmethodik Schritt für Schritt bis zum Go-Live umgesetzt. Es finden letzte Schulungen und Tetsings begleitend statt, um die Go-Live Readinesssicherzustellen. Während und nach der Go-Live Phase wird der Kunde eng vom ERP-Anbieter begleitet, damit im laufenden Beitrieb schneller reagiert werden kann.

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ERP-Einführung & deren Risiken

Wie wir zusammen mit Ihnen die Projektphasen einer neuen Software meistern, erfahren Sie in unserem Video mit Patrick. Viel Spass!

Und was sind jetzt die Risiken in diesen 3 Projektphasen?

Risiko & Regel Nummer 1: Vorsicht bei der Definition des Leistungsumfangs für Ihr ERP-System

Der erste Teil des ERP-Projekts ist die Spezifikation Ihrer Unternehmens-Anforderung. In diesem Prozess besteht das Risiko, dass oft Optimierungsanforderungen der Key-User, die "nur" nice to have sind, zu früh ins Spiel kommen. Diesen Prozess der ERP-Einführung nennt man Scope Enhancement. Hier ist Vorsicht geboten: Denn so wird die neue Lösung zusätzlich aufgeblasen, was zu höheren Kosten der ERP-Software führt.

Bleiben Sie in diesemProzess des ERP-Projekts fokussiert und halten Sie sich an das Wesentliche der Implementierung. Deshalb: Mut zur Lücke. Und denken Sie daran - Erst wenn Sie das System richtig kennen, lernen Sie nach und nach, was die ERP-Lösung alles kann.

 

Risiko & Regel Nummer 2: Unterschätzen Sie das Change Management nicht

Im Hauptteil, sowie der Optimierungsphase wird das ERP-System immer konkreter. Entsprechend werden die Mitarbeitenden geschult und müssen sich laufend an das neue ERP-System gewöhnen. Somit wird die Umstellung auf die neue ERP-Lösung und gleichzeitig die Ablösung vom alten System greifbar. In diesem Prozess ist Change Management die Lösung: In einem erfolgreichen Change Management werden die einzelnen Schritte der digitalen Transformation vom IST-Zustand zum gewünschten SOLL-Zustand geplant, gesteuert, begleitet, kontrolliert und stabilisiert – dazu zählen nicht nur die Prozesse und deren Verantwortlichkeiten, sondern auch die Unternehmenskultur und die Skills der Mitarbeitenden des gesamten Unternehmens.

Nehmen Sie das Change Management ernst, denn das aktuelle Tagesgeschäft, der anspruchsvolle Projektmodus und die Transformation in die neue ERP-Lösung, sind für Ihre Mitarbeitenden eine hohe Belastung und Herausforderung. Eine durchdachte Ferienplanung, sowie die Regelung von Stellvertretungen in Abstimmung mit Ihrem ERP-Anbieter, das Feiern von Meilensteinen und ein starkes internes Projektmarketing sind essenziell für ein gesundes und erfolgreiches ERP-Projekt. 

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