Payables Agent
Ihr digitaler Assistent für die Kreditorenbuchhaltung
Der Payables Agent – Ihr digitaler Assistent für die Kreditorenbuchhaltung
Der Payables Agent bringt für KMU eine wertvolle Entlastung: Mit KI-gestützter Automatisierung reduziert er manuelle Aufwände in der Kreditorenbuchhaltung deutlich und bewirkt dadurch mehr Effizienz, Genauigkeit und Transparenz. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft.
Ein neuer Standard in der Rechnungsverarbeitung
Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen ist eine der zeitintensiveren Aufgaben in Sachen Büroarbeit. Unterschiedliche Rechnungsformate, ein hohes Volumen und der Druck, fehlerfrei zu arbeiten, stellen Mitarbeitende täglich vor grosse Herausforderungen. An dieser Stelle kommt der Payables Agent zum Einsatz: Durch modernste KI-Technologie automatisiert er zentrale Arbeitsprozesse und ermöglicht eine stärkere Fokussierung auf Ihr Kerngeschäft.
In einer Zeit, in der Effizienz und Genauigkeit entscheidend sind, bringt der Payables Agent einen klaren Mehrwert.
Entlastung für Ihr KMU
weniger manuelle Arbeit
weniger Fehler
mehr Qualität
mehr Effizienz
Was ist der Payables Agent?
Der Payables Agent ist ein intelligenter KI-Dienst, der speziell für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen entwickelt wurde. Er verbindet moderne OCR-Technologie (Optical Character Recognition) mit Machine Learning und der direkten Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dadurch übernimmt er einen grossen Teil der Arbeit, die bisher manuell erfolgen musste – von der Erfassung bis zur Buchung.
Technisch gesehen liest der Payables Agent eingehende Rechnungen automatisch aus, egal ob sie per E-Mail, als PDF, als Scan oder über einen Upload ins System gelangen. Dabei erkennt er alle relevanten Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsfrist und Mehrwertsteuer. Anschliessend prüft die KI die Angaben auf Plausibilität und ergänzt, falls nötig, fehlende Daten. Auf dieser Basis erstellt der Payables Agent einen Buchungsvorschlag, den Sie nur noch kontrollieren und bestätigen müssen.
Das Zusammenspiel von OCR, KI-gestützter Datenanalyse und Business Central macht den Payables Agent zu einem leistungsfähigen Assistenten, der Routineaufgaben übernimmt und Fehlerquellen minimiert. Ein entscheidender Vorteil dabei ist, dass die gesamte Verarbeitung innerhalb der vertrauten Microsoft-Umgebung stattfindet – sicher, effizient und nahtlos integriert.
Kurz gesagt: Der Payables Agent reduziert den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erheblich, entlastet Mitarbeitende im Arbeitsalltag und bringt mehr Effizienz und Transparenz in Ihre Unternehmensprozesse.
Warum ist der Payables Agent relevant?
Das Rechnungswesen steht unter massivem Veränderungsdruck. Digitale Transformation, steigende Regulierungsanforderungen und die Erwartung von Kunden und Lieferanten nach schneller und fehlerfreier Abwicklung bringen klassische manuelle Prozesse an ihre Grenzen. Gerade in der Kreditorenbuchhaltung zeigt sich dies besonders deutlich:
- Hohe Volumina an Rechnungen: Viele KMU arbeiten mit einer Vielzahl an Unternehmen zusammen, die alle ihre eigenen Lieferanten, Prozesse und Buchungsgewohnheiten aufweisen. Daraus ergibt sich ein enormer Erfassungsaufwand.
- Unterschiedliche Formate und Lieferantenlayouts: Keine Rechnung gleicht der anderen. PDF, Papier, E-Mail-Anhang oder gescannte Dokumente – ohne Automatisierung geht viel Zeit für das Abtippen und Abgleichen verloren.
- Steigende Erwartungen an Tempo, Genauigkeit und Transparenz: Geschäftspartner erwarten heute, dass ihre Rechnungen schnell, korrekt und nachvollziehbar verarbeitet werden – Fehler oder Verzögerungen sind kaum noch akzeptabel.
- Notwendigkeit zur Kostenoptimierung: Angesichts des Fachkräftemangels und wachsender Margenansprüche müssen KMU ihre Prozesse effizienter gestalten – und das möglichst ohne Qualitätseinbussen.
Die Lösung: Der Payables Agent
Der Payables Agent setzt genau hier an und verbindet moderne OCR-Technologie mit KI-gestützter Mustererkennung und der Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Damit wird der Kreditorenprozess nicht nur digitalisiert, sondern intelligent automatisiert.
Diese Vorteile bringt der Payables Agent mit sich:
- Zeitersparnis: Durch die automatische Extraktion von Rechnungsdaten reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand um bis zu 70%.
- Fehlerreduktion: KI-Algorithmen erkennen Unstimmigkeiten, bevor sie ins System gelangen – doppelte Rechnungen, fehlerhafte Beträge oder unvollständige Daten fallen sofort auf.
- Standardisierte Prozesse: Alle Geschäftspartner profitieren von einer einheitlichen Vorgehensweise – unabhängig davon, wie ihre Rechnungen ursprünglich aufgebaut sind.
- Skalierbarkeit: Ob es sich um 50 oder 5'000 Rechnungen pro Monat handelt – der Payables Agent wächst mit und bleibt zuverlässig.
- Mehr Transparenz: Automatisierte Protokollierung und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung schaffen Vertrauen bei Geschäftspartnern und vereinfachen die interne Revision.
Christian Dürr | AI Solution Manager
Dann berate ich Sie sehr gern persönlich. Rufen Sie mich an: 058 200 14 14 oder schreiben Sie mir eine Nachricht. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Kontakt aufnehmenDer Payables Agent an einem Beispiel erklärt
Ein mittelgrosses Dienstleistungsunternehmen betreut mehrere Mandanten und verarbeitet insgesamt rund 3'500 Eingangsrechnungen pro Monat. Früher bedeutete das einen enormen Aufwand: Jede Rechnung musste manuell erfasst werden, wobei jedes Mandat sein eigenes Ablagesystem pflegte. Pro Rechnung fielen im Durchschnitt sechs bis sieben Minuten Arbeit an – und trotz aller Sorgfalt kam es regelmässig zu Tippfehlern oder fehlenden Daten, die Rückfragen nach sich zogen.
Mit der Einführung des Payables Agent hat sich der Ablauf grundlegend verändert. Alle Rechnungen laufen nun zentral über den Agenten, der die Inhalte automatisch extrahiert, vorkontiert und zur Kontrolle bereitstellt. Der Zeitaufwand pro Rechnung reduzierte sich dadurch auf nur noch zwei Minuten, da die Mitarbeitenden lediglich die Vorschläge prüfen müssen. Gleichzeitig bewirkt das einheitliche System klare Prozesse über alle Mandanten hinweg.
Das Ergebnis spricht für sich: Rund 70 Prozent Zeitersparnis, deutlich weniger Fehler und eine spürbar höhere Zufriedenheit bei den Mandanten.
Der Payables Agent als «Copilot» im Alltag
Damit entsteht ein zentraler Assistent, der bereichsübergreifend genutzt werden kann und dadurch doppelten Aufwand vermeidet. Das Resultat: spürbar mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Blick in die Zukunft
Der Payables Agent ist nur der erste Schritt in eine neue Ära voller intelligenter Automatisierung. In Kombination mit weiteren spezialisierten Agenten wächst eine ganze Landschaft an digitalen Assistenten, die Sie in der Kreditorenbuchaltung von Anfang bis Ende begleiten. Und wo Microsoft-Standard-Agents an Grenzen stossen, entwickelt Aproda erweiterte, massgeschneiderte Agenten mit zusätzlicher Logik, Schnittstellen und Audit-Fähigkeit, direkt in Ihren Workflow eingebettet.
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Christian Dürr | AI Solution Manager
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