Sharepoint - Intranet & Collaboration
Das Fundament für Ihren Digital Workplace
Das Fundament für Ihren Digital Workplace
In der heutigen digitalen Ära ist die effiziente Zusammenarbeit ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen. Während moderne ERP- und CRM-Systeme (wie Microsoft Dynamics 365) das operative Rückgrat bilden, ist eine zentrale Plattform für Kommunikation und Teamwork unerlässlich. Microsoft SharePoint nimmt genau diese Schlüsselrolle ein. Es ist nicht nur eine einfache Dateiablage, sondern ein vielseitiges Content Management-System, das die Grundlage für Ihren modernen Digital Workplace bildet.
Als Expert:innen geben wir Ihnen mit diesem Artikel eine umfassende Anleitung und Übersicht über die Hauptfunktionen von SharePoint, seine strategische Bedeutung und wie Sie als Organisation das Maximum aus diesem mächtigen Produkt herausholen.
Optimieren Sie auch Ihr operatives Rückgrat
Ein starkes Intranet braucht ein starkes ERP. Entdecken Sie, wie Microsoft Dynamics 365 Ihre Unternehmensprozesse nahtlos integriert.
Was ist SharePoint? Architektur und Kernfunktionen
Der Name SharePoint steht für eine Familie von Software-Produkten und Diensten, deren Hauptzweck die Verwaltung von digitalen Inhalten und die Förderung der Kommunikation ist. Von den verschiedenen Editionen ist heute SharePoint Online als Cloud-Dienst innerhalb von Microsoft 365 die dominierende und zukunftssichere Lösung auf dem Markt.
SharePoint Online als Managed Service
Der Fokus liegt heute auf SharePoint Online, der vollständig in die Cloud integrierten Plattform.
- SharePoint Online: Ein Dienst, der von Microsoft gehostet und verwaltet wird. Er ist Teil des Microsoft 365 (früher Office 365) Abonnements. Unternehmen profitieren hier von automatischer Aktualisierung und hoher Skalierbarkeit.
- Verwaltung und Support: Als Expert:innen für Managed Services unterstützt wir Unternehmen dabei, die Architektur der SharePoint–Lösung zu planen und zu warten. So stellen wir sicher, dass Sie sich nicht um Server kümmern müssen, sondern sich voll auf Ihre Produkte und Kunden konzentrieren können.
Die Kernfunktionen von SharePoint
Die Kernfunktionen von SharePoint lassen sich in verschiedene Bereiche gliedern, die alle auf die Optimierung von Abläufen und die Organisation von Informationen abzielen:
➡️KERNFUNKTION
| ➡️BESCHREIBUNG
| ➡️STRATEGISCHER NUTZEN
|
Dokumentenverwaltung
| Zentrales Speichern, Verwalten, Versionieren und Freigeben von Dokumenten und Dateien.
| Stellt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sicher.
|
Team Websites
| Erstellung dedizierter Websites für spezifische Projekten oder Teams zur Zusammenarbeit.
| Fördert Teamwork und strukturiert Informationen nach Bedarf.
|
Intranets und Portale
| Aufbau umfassender Intranet Portale und Kommunikationsseiten.
| Stärkt die Kommunikation und das Mitarbeitenden-Engagement im gesamten Unternehmen.
|
Workflows und Automatisierung
| Möglichkeit, Abläufe zu definieren, die bei bestimmten Aktionen ausgelöst werden.
| Steigert die Effizienz durch Automatisierung von Routine-Aufgaben.
|
SharePoint als Herzstück der Zusammenarbeit und Kommunikation
Die wahre Stärke von SharePoint Online liegt in seiner Integration in die Microsoft 365-Welt und der Hilfe moderner Teamwork-Prinzipien.
Die SharePoint-Teams-Symbiose
Teams und SharePoint bilden ein unschlagbares System für die moderne Zusammenarbeit. Alle Dateien, die in einem Team geteilt werden, werden tatsächlich in der zugehörigen SharePoint Website gespeichert und verwaltet. Diese Symbiose ist der Grund, warum SharePoint so essenziell ist: Es bietet die robuste Dateiverwaltung im Hintergrund, während Teams die schnelle, chat-basierte Kommunikation im Vordergrund ermöglicht.
Aufbau eines modernen Intranets und Extranets
SharePoint ist die führende Plattform für die Erstellung von Intranets. Sie dienen als digitale Schaltzentrale, über die Mitarbeiter wichtige Informationen und Nachrichten des Unternehmens erhalten. Dank flexibler SharePoint Komponenten können Unternehmen ein auf ihre Corporate Identity zugeschnittenes Portal erstellen. Zudem ermöglicht SharePoint die Einrichtung sicherer Extranet-Bereiche für die Zusammenarbeit mit externen Personen.
SharePoint Funktionen und die Power Platform
Bei Aproda nutzen wir Tools der 365 Plattform (Power Automate und Power Apps), um komplexe Workflows direkt in SharePoint zu integrieren. Dies ermöglicht die automatisierte Freigabe von Dokumenten oder die Erstellung von schnellen Anwendungen auf Basis von SharePoint Listen.
Die Wirtschaftlichkeit: Die Kopplung mit Dynamics 365
Die Lizenzierung von SharePoint Online ist eng mit den Microsoft 365 (früher Office 365) Abonnements verbunden. Die Preise und der Leistungsumfang hängen stark davon ab, ob ein Unternehmen das Enterprise Angebot oder das Business Angebot wählt.
Strategischer Vorteil der Kopplung
Als Expert:innen für Microsoft Dynamics 365 sehen wir SharePoint als unverzichtbar an:
- Dokumentenverwaltung in ERP/CRM: SharePoint ist die native, kosteneffizienteste Lösung für das Speichern von Dokumenten aus Dynamics 365. Die Dateien werden in der verknüpften SharePoint Website gespeichert, was die Verbesserung Ihrer Lizenzkosten unterstützt.
- Workflows: Durch die Integration können Arbeitsabläufe in SharePoint gestartet werden, die direkt Daten in Ihr ERP/CRM–Tool schreiben und somit die Prozesse durchgängig digitalisieren.
Diese enge Verzahnung macht deutlich: Ein modernes Unternehmen benötigt beides – ein führendes System für die Zusammenarbeit und ein leistungsstarkes ERP-System.
Verbinden Sie Ihre Prozesse nahtlos
Erleben Sie, wie Microsoft Dynamics 365 und SharePoint zusammenarbeiten, um Ihre Effizienz zu maximieren und Kosten zu senken.
Niklas Messmer | IT Account Manager
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SharePoint und die Zukunft: Copilot und KI
Die Entwicklung von SharePoint steht nicht still. Mit der Einführung von künstlicher Intelligenz durch Microsoft werden die Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Ihrer Organisation neu definiert.
Microsoft Copilot und Ihr SharePoint-Content
Die Integration des Copilot in Microsoft 365 ist ein Gamechanger für SharePoint:
- Intelligente Suche: Copilot kann Informationen nicht nur finden, sondern auch zusammenfassen, die über alle Ihre SharePoint Websites verteilt sind. Er extrahiert Erkenntnisse aus Dokumenten und Dateien.
- Inhaltserstellung: Copilot kann dabei helfen, Seiten zu gestalten und Inhalte für Ihre Intranet Portale zu erstellen, basierend auf vorhandenen Daten und Dateien.
- E-Mails und Kommunikation: Copilot unterstützt Benutzer:innen dabei, E Mails schneller zu verfassen und zu verarbeiten, indem er Informationen aus SharePoint-Dokumenten nutzt, was die Kommunikation beschleunigt.
- Übersetzungen der Dateien innerhalb des Systems: In Microsoft SharePoint können Dateien und Dokumente direkt im System übersetzt werden, ohne dass externe Tools erforderlich sind. Dank der Integration von KI-gestützten Funktionen, wie Microsoft Copilot, lassen sich Inhalte schnell und effizient in verschiedene Sprachen übertragen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in international aufgestellten Teams, da alle Mitglieder Zugriff auf die benötigten Informationen in ihrer jeweiligen Sprache erhalten.
- SharePoint Agents: SharePoint Agents sind intelligente Automatisierungen, die Aufgaben innerhalb der SharePoint-Umgebung selbstständig ausführen. Sie können beispielsweise Dokumente organisieren, Metadaten pflegen oder Workflows starten – ohne manuelles Eingreifen. Dadurch sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Fehler und erhöhen die Effizienz bei der Verwaltung von Inhalten und Prozessen.
Dokumentenverwaltung und Datensicherheit
Für Unternehmen ist die Sicherheit ihrer Dokumente und Daten von grösster Bedeutung. SharePoint bietet hierfür umfangreiche Funktionen:
- Sicheres Teilen: SharePoint ermöglicht das gezielte Teilen von Dateien mit Personen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens.
- Compliance: Microsoft 365 Dienste erfüllen höchste Sicherheitsstandards. Die Nutzung von SharePoint für die Dateiablagestellt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicher.
Vom Dokument zum intelligenten System
Apps und Erweiterungen
Über die 365 Plattform können massgeschneiderte Apps entwickelt werden, die Dateiaus SharePoint Listen ziehen und Arbeitsabläufe im Unternehmen digitalisieren.
Professioneller Support
Wir bieten die Unterstützung und Entwicklung an, um SharePoint so zu konfigurieren, dass es die Anforderungen Ihrer spezifischen Projekten optimal erfüllt.
Erfolgreiche Implementierung und Best Practices: Von der Analyse zur Einführung
Der erfolgreiche Aufbau von Intranets und SharePoint-Tools erfordert strategisches Vorgehen und die Erfahrung unserer Expert:innen.
Abgrenzung: PCs, Privatpersonen und der Unternehmenseinsatz
Es ist wichtig zu betonen, dass SharePointfür den Einsatz in Organisationen konzipiert wurde. Während privatpersonen oft OneDrive für die Speicherung der Dateien auf PCs oder anderen Geräten nutzen, bietet SharePoint die zusätzlichen, komplexen Hauptfunktionen für die Team- und Projekt-übergreifende Zusammenarbeit, die für das Unternehmens-Umfeld notwendig sind.
Analyse
Zunächst muss der Grund für die Einführung klar sein. Wo liegen die grössten Engpässe in der Zusammenarbeit oder der Dokumentenverwaltung?
Architektur
Die richtige Architektur der SharePoint Websites ist entscheidend für eine langfristig erfolgreiche Verwaltung der Inhalte. Unsere Expert:innen helfen bei der Strukturierung der Informationen und Daten.
Governance
Vor der Freigabe sollte ein Governance-Modell definiert werden, das festlegt, wer Team Websites erstellen darf und wie Dateien zu speichern und zu verwalten sind.
Schulung und Adoption
Eine umfassende Anleitung und Schulung der Benutzer:innen zur Nutzung der SharePoint Funktionen und der Apps ist unerlässlich.
Fazit
Für Unternehmen ist die Investition in gut strukturierte SharePoint Websites und Intranet Portale der Grundstein für Teamwork, das den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht wird. Holen Sie sich die Unterstützung unserer Experten für die Entwicklung und Optimierung Ihrer SharePoint–Lösung in Deutsch.
Seit 1983 begleiten wir KMUs auf dem Weg in die Digitalisierung, indem wir die Geschäftsprozesse unserer Kunden in modernste Software- und Systemlösungen transformieren. Wenn es darum geht, die gesamte IT von KMUs in time und Budget zu implementieren, gehören wir zu den führenden Anbietern in der Schweiz.
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FAQ
Für was braucht man SharePoint?
Mit SharePoint können Sie in Ihrem Unternehmen Websites, Dateien und Kolleg:innen finden, ihnen folgen und gezielt suchen. Sie haben die Möglichkeit, alltägliche Aufgaben mithilfe von Workflows, Formularen und Listen effizient zu organisieren. Ihre Daten werden in der Cloud synchronisiert und gespeichert, sodass eine sichere und reibungslose Zusammenarbeit mit anderen gewährleistet ist.
Was ist der Unterschied zwischen Sharepoint und OneDrive?
Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass OneDrive für persönliche und private Dateien gedacht ist, die Sie alleine verwalten und bearbeiten. SharePoint hingegen ist speziell dafür ausgelegt, Dokumente gemeinsam im Team oder in der Organisation zu nutzen und gemeinsam daran zu arbeiten. SharePoint stellt umfangreiche Funktionen für die Verwaltung und Strukturierung von Teamdateien bereit, darunter Websites, Listen, Dokumentbibliotheken, Rechteverwaltung und Compliance-Optionen. OneDrive dient vor allem als persönlicher Cloud-Speicher, mit dem Sie auf Ihre eigenen Dateien von verschiedenen Geräten zugreifen und diese synchronisieren können.
Inwiefern unterstützt SharePoint Online die Dokumentenverwaltung und Workflow-Steuerung?
SharePoint Online stellt verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, um Dokumente sicher zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Teams können innerhalb von SharePoint Online Aufgaben vergeben und Workflows nutzen, um Abläufe zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die zentrale und übersichtliche Ablage sorgt dafür, dass Dokumente und Informationen problemlos geteilt und gemeinsam genutzt werden können – alles transparent und strukturiert.
Niklas Messmer | IT Account Manager
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