Upgrade von NAV auf Business Central
Der komplette Leitfaden für das ERP System Ihres Unternehmens
Der komplette Leitfaden für das ERP System Ihres Unternehmens
Wie Sie den Wechsel von Microsoft Dynamics NAV zum Nachfolger Microsoft Dynamics 365 Business Central als strategische Chance für Ihr Unternehmen nutzen.
Nach dem Wechsel von Navision zu NAV ist Business Central jetzt die Dritte Generation der KMU-ERP-Lösung von Microsoft. Der Umstieg vom bewährten Dynamics NAV (oder dem noch älteren Microsoft Navision) auf das moderne Microsoft Dynamics 365 Business Central ist weit mehr als nur ein technisches Upgrade.
Es ist eine strategische Entscheidung, die eine Generalüberholung Ihrer Prozesse bedeutet und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft macht. Dieser Wechsel auf die neue App-Architektur, die tiefe Integration in die Microsoft 365-Familie und der neue Web Client von Business Central markieren einen Paradigmenwechsel gegenüber Dynamics NAV.
In diesem Leitfaden beleuchten wir alle Aspekte der ERP Migration, von den Vorteilen eines Updates, neuen Funktionen, über die technischen Herausforderungen, bis zum erfolgreichen Go-Live der Lösung nach der Migration der Daten und Prozesse von Dynamics NAV auf Business Central. Aber auch alles dazu, wie Sie diese Vorteile strategisch nutzen können. Vor allem sollten bei der Entscheidung für ein Upgrade alle relevanten Risiken und Chancen im digitalen Wandel ganzheitlich berücksichtigt werden.
Die Totalrevision als Chance: Warum sich der Umstieg auf Dynamics 365 Business Central lohnt
Die Migration auf Business Central ist eine Investition in eine bessere Technologie, mehr Funktionalitäten und in die Zukunftsfähigkeit Ihres ERP-Systems. Moderne Systeme wie Business Central ersetzen dabei ältere Systeme und ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähiger zu bleiben. Bestehende, kundenspezifische Entwicklungen müssen zwar in eine neue Programmiersprache (AL statt C/Side) umgeschrieben werden, doch genau in diesem Schritt liegt die grosse Chance für ihre Lösung.
Mehr als ein einfaches Upgrade: Die wichtigsten Vorteile des neuen Systems im Überblick
Der Wechsel von Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central eröffnet Unternehmen eine Vielzahl an neuen Möglichkeiten, die weit über ein klassisches Software-Upgrade hinausgehen. Business Central bietet als moderne Cloud Lösung eine flexible und leistungsstarke Plattform, die sich nahtlos in die bestehende Microsoft-Landschaft integriert. Dank der engen Verzahnung mit Office 365, Power BI und weiteren Microsoft-Diensten profitieren Unternehmen von einer optimierten Datenverarbeitung und können Informationen aus unterschiedlichen Systemen zentral zusammenführen.
Die benutzerfreundliche Oberfläche von Dynamics 365 Business Central erleichtert die Navigation und sorgt dafür, dass User schnell und effizient mit dem System arbeiten können. Durch regelmässige System Updates und automatische Sicherheitsupdates bleibt das ERP-System stets auf dem neuesten Stand der Technik und bietet ein hohes Mass an Sicherheit für alle Unternehmensdaten.
Ein weiterer entscheidender Vorteil der Cloud Lösung ist die flexible Skalierbarkeit: Unternehmen können Business Central jederzeit an veränderte Anforderungen anpassen und neue Funktionen oder Nutzer unkompliziert hinzufügen. So unterstützt Dynamics 365 Business Central die digitale Transformation und macht Ihr Unternehmen fit für zukünftige Herausforderungen. Insgesamt profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen, die Business Central bietet – von der Integration über die Sicherheit bis hin zur kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihrer Prozesse.
Einer zukunftsfähige Technologie
Die moderne Lösungsarchitektur von Business Central macht Ihr ERP-System «Cloud Ready» (aber nicht «Cloud Only»). Das bedeutet, dass Sie von den Vorteilen einer gehosteten Lösung profitieren können, ohne auf die Flexibilität eines lokalen Systems verzichten zu müssen.
Zukünftige System Updates werden deutlich einfacher und risikoärmer, da individuelle Anpassungen als Erweiterungen an die Basis App angeschlossen werden. Ein Update in Business Central kann in der Regel schnell und unkompliziert durchgeführt werden, oft innerhalb eines Tages pro Jahr. So bleiben die Kosten der Lösung niedrig und ihr System wartbar und zukunftssicher. Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem (Office 365 etc.)
Business Central fügt sich reibungslos in die Microsoft-Welt ein und arbeitet eng mit M365 (früher Office 365), Teams und Outlook zusammen. Die Anbindung an die Power Platform, insbesondere Power BI und Power Automate – ermöglicht es Unternehmen, mehr und mehr Prozesse zu automatisieren und umfassende Auswertungen zu erstellen. Und das Beste: All das funktioniert ohne tiefgreifendes Customizing, was Zeit und Kosten spart.
Flexible und moderne Benutzeroberfläche
Mit dem Web Client erhalten Unternehmen eine Vielzahl von Optionen und können den Zugriff auf ihr ERP-System von jedem Ort und über jeden gängigen Browser ermöglichen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und das Design unterstützt eine mobile Arbeitsweise, die den Anforderungen moderner Teams gerecht wird. So wird ortsunabhängiges und effizientes Arbeiten zum Standard. Das bedeutet mehr Flexibilität im Support Ihrer Kund:innen und Ihres Teams.
Erweiterbarkeit nach Bedarf
Über den Microsoft AppSource Marktplatz können Unternehmen gezielt mehr Funktionen und Apps für die spezifischen Anforderungen ihrer Branche hinzufügen. Diese Erweiterungen lassen sich per Klick integrieren und bieten eine flexible Möglichkeit, Business Central individuell und bedarfsgerecht zu erweitern, ganz ohne komplexe Entwicklungsprojekte wie bei früheren Navision Lösungen.
Mehr Effizienz durch Prozessoptimierung
Ein Upgrade bietet die ideale Gelegenheit, bestehende Individualisierungen kritisch zu hinterfragen. Neue Technologien und Funktionen ermöglichen es Unternehmen in einem Schritt mit der Lösung näher zum Standard von Microsoft zurückkehren. Durch die gezielte Anpassung und Optimierung der Prozessen im Rahmen des Upgrades können Effizienz und Zukunftssicherheit der Geschäftsabläufe deutlich gesteigert werden. Mit dem Wechsel der Software können Sie ihr System schlank und effizient gestalten. So fördert ein Wechsel nicht nur die Wartbarkeit, sondern auch die langfristige Stabilität und Performance des ERP-Systems.
Sicherheit und Compliance
Business Central basiert auf den Sicherheitsstandards von Microsoft und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance bei seinen Kund:innen. Die Plattform bietet integrierte Funktionen zur Benutzer- und Rechteverwaltung, zur Nachverfolgbarkeit von Änderungen sowie zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Durch regelmässige Updates der Software und die zentrale Verwaltung in der Cloud profitieren Unternehmen von einem stets aktuellen Sicherheitsniveau. So können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten geschützt sind und Ihre Prozesse den regulatorischen Anforderungen entsprechen.
Cloud Lösung oder lokaler Betrieb: Die richtige Wahl für Ihr Unternehmen
Eine der zentralen Fragen bei einem Upgrade von Dynamics NAV ist die Wahl des Betriebsmodells. Moderne Softwaresysteme spielen dabei eine entscheidende Rolle für die digitale Transformation und die nahtlose Integration mit anderen Technologien. Beide Modelle bieten Unternehmen einerseits weitgehend die gleichen Funktionen, andererseits aber auch spezifische Vorteile. Microsoft Dynamics 365 Business Central gibt Ihnen hierbei volle Flexibilität.
- Die Cloud Lösung (SaaS): Der Betrieb von Business Central in der Microsoft Cloud bringt Vorteile für die meisten Unternehmen. Als echte Cloud ERP Lösung profitieren Sie von maximaler Skalierbarkeit, hoher Sicherheit und automatischer Bereitstellung von Updates. Die Integration mit anderen Cloud-Diensten ist hier optimal.
- Lokaler Betrieb (On-Premises): Es kann gute Gründe geben, die Daten und die Software nicht bei Microsoft, sondern weiterhin im eigenen Rechenzentrum zu betreiben. Auch das ist mit Business Central möglich.
- Mit der Migration verändern sich die Lebenszyklen: Mit nur noch 18 Monaten Support pro Softwareversion gehören aufwändige, grosse Upgrade-Projekte der Vergangenheit an. Stattdessen sind häufigere, aber schnellere Updates vorgesehen.
Der technische Weg: ERP-Migration von NAV auf Business Central
Ein Upgrade Ihres ERP Systems von Dynamics NAV erfordert eine sorgfältige Planung. Der konkrete Upgrade Pfad hängt stark von Ihrer aktuellen Dynamics NAV Version und dem Grad der Anpassungen ab.
Technische Aspekte des ERP Wechsels:
- Upgrade-Pfade: Ein direkter Schritt von einer sehr alten Navision-Version auf das neueste Business Central ist oft nicht möglich. Ein Zwischen-Upgrade, beispielsweise auf Version 14, kann notwendig sein, um die Daten und Objekte für die moderne Architektur vorzubereiten.
- Code-Umstellung: Die grösste Herausforderung ist die Konvertierung Ihrer Anpassungen von C/AL nach AL. Dies bietet eine Gelegenheit, den Code zu modernisieren und die Software auf den neuesten Stand zu bringen.
- Datenmigration: Die Übernahme Ihrer Geschäftsdaten ist ein kritischer Punkt. Microsoft stellt Werkzeuge für eine sichere Datenverarbeitung und Migration zur Verfügung. Bei einem klassischen Upgrade werden alle historischen Stammdaten übernommen, was zwar eine nahtlose Migration ermöglicht, jedoch auch veraltete oder nicht mehr benötigte Daten einschliessen kann. Eine vorgängige Datenbereinigung ist essenziell für den Erfolg einer Dynamics 365 Business Central Einführung.
- Berichte und Layouts: Die Darstellung von Berichten hat sich geändert. Bestehende, individuelle Layouts müssen überprüft und angepasst werden, um die korrekte Funktionalität sicherzustellen. Es wird analysiert, wie in der Zukunft mit den Daten gearbeitet werden soll.
Am Ende lassen sich die Gesamtkosten eines Upgrades in verschiedene Komponenten teilen, wie z.B. Lizenzkosten, Implementierung, Anpassungen und Schulungen, um die Kosteneffizienz des Projekts transparent darzustellen.
Herausforderungen und Risiken beim Upgrade: Was Sie wissen sollten
Ein Upgrade von Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central bringt nicht nur Chancen, sondern auch einige Herausforderungen und Risiken mit sich, die Unternehmen im Vorfeld kennen und adressieren sollten. Einer der wichtigsten Aspekte ist die Migration der Daten: Die Übertragung aller relevanten Unternehmensdaten aus dem alten System in die neue Cloud Lösung erfordert höchste Sorgfalt, um Datenverluste oder Inkonsistenzen zu vermeiden. Eine gründliche Vorbereitung und Datenbereinigung sind hier unerlässlich, um die Datenqualität und die reibungslose Funktion des neuen Systems sicherzustellen.
Auch die Umstellung auf die neue Benutzeroberfläche und die veränderten Prozesse kann für Mitarbeitende eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, das Team frühzeitig einzubinden und gezielt zu schulen, damit die Akzeptanz für die neue Software steigt und die Umstellung erfolgreich gelingt. Darüber hinaus sollte die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens auf die Anforderungen der Cloud Lösung geprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um eine stabile und sichere Migration zu gewährleisten.
Nicht zuletzt empfiehlt es sich, für das Upgrade auf Dynamics 365 Business Central einen erfahrenen Partner an der Seite zu haben. So lassen sich Risiken wie unerwartete Systemausfälle, Verzögerungen oder Probleme bei der Integration minimieren. Mit einer durchdachten Planung, professioneller Unterstützung und einer klaren Kommunikation im Unternehmen wird der Wechsel von NAV auf Business Central zu einer echten Chance für die Weiterentwicklung Ihrer ERP-Lösung.
Aaron Keel | Senior Account Manager
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Kontakt aufnehmenLebenszyklus Ihrer NAV Version: Warum Handeln jetzt wichtig ist
Jedes Softwaresystem hat ein Ablaufdatum. Zum jetzigen Stand sind sämtliche NAV Versionen aber auch bereits erste Versionen von Business Central nicht mehr unter dem Mainstream Support von Microsoft.
Das heisst, dass das Produkt von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt wird. Microsoft bietet keinen Support mehr für die Lösung an. Fehler im Code werden nicht mehr durch Microsoft behoben. Die Kompatibilität mit anderen Microsoft Produkten ist nicht mehr sichergestellt. Auch Anbieter von Lösungen, die in das ERP-System integriert sind, richten sich häufige nach dieser Fixed Lifecycle Policy.
Mit dem Ende des Supports sind Unternehmen einem erhöhten Risiko für Cybersecurity-Bedrohungen ausgesetzt, da keine Sicherheits- und Funktionsupdates mehr bereitgestellt werden.
Für viele Versionen von NAV ist auch der Extended Support bereits ausgelaufen. Dieser garantiert weiterhin Sicherheitsupdates, falls Schwachstellen behoben werden müssen. Für die letzten Microsoft Dynamics NAV Versionen läuft dieser erweiterte Support in den kommenden Jahren ebenfalls aus. Das bedeutet, dass es absehbar keine Sicherheitsupdates mehr geben wird, was ein erhebliches Risiko für Ihre Unternehmensdaten darstellt.
Ein Upgrade auf Dynamics 365 Business Central ist daher nicht nur eine Frage neuer Funktionen, sondern auch der System- und Datensicherheit.
Mit einem Transformationskonzept Chancen erkennen und nutzen
Viele Installationen sind seit der Einführung von Microsoft Dynamics NAV oder sogar noch Navision laufend weiterentwickelt worden und quasi «organisch» gewachsen. Die Nutzung des Systems und Ansprüche an das ERP haben sich verändert und es gibt Zukunftsthemen. Damit das Systemupgrade zu einem Gewinn für den Kunden wird, sollte vor dem Upgrade ein Zukunfts-Bild des neuen Systems erarbeitet werden. Dabei ist die Leitfrage: Wie hilft das ERP-System dem Kunden im Markt erfolgreich zu sein. Systemanpassungen werden dabei als Instrument betrachtet, im Wettbewerb durch Differenzierung, Effizienz oder Qualität Vorteile zu erreichen. So wird im Ist-Bild die Frage diskutiert, welche bestehenden Anpassungen oder Funktionen noch Vorteile bringen, da sie das Geschäftsmodell des Kunden abbilden bzw. was nicht mehr passt und welche Zukunftshemen berücksichtigt werden müssen (Schnittstellen, Automatisierungen, neue Umsysteme). Daraus ergibt sich ein Zukunfts-Bild des Systems mit erforderlichen Funktionalitäten und Prozessen sowie entsprechenden Auswirkungen auf das Betriebsmodell (Cloud oder lokaler Betrieb), Schnittstellen und IT-Infrastruktur.
Dieses Zukunftsbild als «Transformationskonzept» dient im folgenden Upgrade-Projekt dem Kunden und dem Dienstleister als Leitlinie und stellt sicher, dass die Investition nicht ein notwendiges Übel ist, sondern auch den erwarteten Nutzen bringt.
Unterstützung durch Microsoft: «Bridge to the Cloud»-Promotion
Um den Übergang in die Cloud zu erleichtern, bietet Microsoft attraktive Promotions wie das «Bridge to the Cloud»-Programm an. Diese Angebote können Unternehmen, die von einer lokalen NAV- oder Business Central-Installation in die Microsoft Cloud wechseln, erhebliche Preisvorteile bei den Lizenzkosten bieten.
Da sich die Konditionen und Laufzeiten solcher Aktionen ändern können, empfehlen wir ein persönliches Gespräch, um die aktuell für Sie verfügbaren Vorteile zu prüfen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei unserem Kunden Swiss IT Security (SITS) durften wir ein Upgrade von der Version NAV 2015 auf Dynamics 365 Business Central in der Microsoft Public Cloud innerhalb von nur 8 Monaten durchführen und bei der Integration in die Infrastruktur unterstützen.
Interview mit unserem Kunden von Swiss IT Security
Wieso war es Zeit für ein Upgrade?
Die SITS-Gruppe wächst sehr schnell. Jede Gesellschaft hatte ein eigenes ERP und eigene Prozesse, was konsolidierte Auswertungen erschwerte. Zudem waren das NAV 2015 und die Hardware am Ende ihres Lebenszyklus.
Was hat sich dank dem Upgrade verändert?
Wir haben nun als Gruppe eine einheitliche Plattform. Wir nutzen den ganzen Lösungs-Stack von Microsoft (Microsoft 365, Dynamics 365, Power Plattform). Damit haben wir auch eine Angleichung der Prozesse und der Governance erreicht.
Was sind die Erfolgsfaktoren bei einem Upgrade?
Gute Vorbereitung ist alles! Das hiess für uns: Zeit nehmen für die Validierung der Anpassungen, saubere Datenqualität sicherstellen und den richtigen Partner an der Seite zu haben.
Wie geht es nach dem Go-Live weiter?
Wir werden Business Central nun über alle Standorte ausrollen und die Digitalisierung weiter vorantreiben.
Mit diesen Kund:innen durften wir das Upgrade bereits erfolgreich durchführen
Häufige Fragen und Antworten
Ist Business Central ein ERP System?
Ja, Business Central ist ein vollwärtiges ERP System und führend für KMU. Es ermöglicht Daten über Kernprozesse wie Finanzen, Einkauf, Verkauf, Fertigung und Logistik hinaus zu verwalten und zu integrieren. Durch die Zentralisierung der Daten können bessere Entscheidungen getroffen werden und der Betrieb optimiert werden.
Sind NAV und Business Central das gleiche?
Microsoft Dynamics 365 Business Central (kurz: BC oder Business Central) ist der neue Name der ERP Lösung von Microsoft für kleine und mittlere Unternehmen, die früher unter dem Namen NAV (kurz für Microsoft Dynamics NAV) entwickelt wurde.
Mit dem Namenswechsel einher gingen ein Wechsel der Architektur und Programmiersprache, sowie eine Ausrichtung auf eine Cloud-first Strategie.
Muss ich auf Business Central wechseln?
Nein, kein Unternehmen ist gezwungen auf Business Central upzugraden. Jedoch nehmen Risiken und Einschränkungen in Punkto Features, Support, Kompatibilität und Sicherheit zu.
Muss ich in mit Business Central in die Cloud von Microsoft migrieren?
Kunden die eine lokale Installation von NAV nutzen, können auch weiterhin Business Central lokal nutzen.
Wieso sollte ich vielleicht in die Cloud migrieren?
Ein Cloudmigration kann lokale Wartungskosten senken, die Datenqualität optimieren und die Sicherheit erhöhen.
Ebenfalls können Sie auf neue KI-Funktionen zugreifen und dadurch intelligenter arbeiten, sich schneller anpassen und bessere Leistungen erzielen.
Wie teuer ist ein Upgrade auf Business Central?
Die Kosten eines Upgrades sind von verschiedenen Faktoren wie Anzahl und Komplexität der Anpassungen, Menge der zu migrierenden Daten, Ausgangs- und Zielsystem abhängig. Gerne beraten wir Sie diesbezüglich in einem persönlichen Gespräch.
Aaron Keel | Senior Account Manager
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