Den Technologiewechsel als grosse Chance nutzen

Der Wechsel vom bestehenden NAV oder dem noch älteren Navision auf die aktuelle Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central ist mehr als ein 1:1 Upgrade: Die neue App-Architektur, die Integration in die Microsoft 365 Software-Familie und der neue Web-Client bedeuten einen Paradigmenwechsel und ein neues technologische Fundament. Kurzum – das Upgrade ist keine Renovation, sondern kommt einer Generalüberholung gleich. 

Totalrevision bietet Chancen

Die Migration auf Business Central bedeutet, dass bestehende kundenspezifische Entwicklungen in eine neue Programmiersprache (AL anstelle von C/Side) umgeschrieben werden und teilweise neu konzipiert werden müssen. Dieser Umbau des Systems auf eine neue Technologie bietet viele Vorteile: Die Lösung ist Cloud Ready (aber nicht Cloud Only), dank dem Markplatz «App-Source» können ganze Funktionspakete per Klick integriert werden und der Webclient bietet grosse Freiheiten für den mobilen User. Die integrierte Microsoft PowerPlatform überwindet Systemgrenzen: PowerAutomate ermöglicht es Arbeitsschritte durch Workflows über die Systemgrenzen hinweg zu automatisieren und die Auswertungen erfolgen mit PowerBI mit übergreifendem Datenzugriff auf die ganze Dynamics Familie – alles ohne Code und Customizing. Und nicht zuletzt bietet ein Upgrade auch eine gute Gelegenheit nicht mehr notwendige Individualisierungen zurückzubauen, den aktuellen Standard zu nutzen und Zukunftsthemen bereits zu berücksichtigen. 

Cloud oder lokaler Betrieb: Alles ist möglich

Der Betrieb in der Microsoft Cloud ermöglicht die optimale Integration der ganzen Microsoft Dynamics und Microsoft Office-Familie. Dennoch gibt es gute Gründe, die Lösung weiterhin lokal «On Premises» zu betreiben. Das ist auch weiterhin möglich. Der lokale Betrieb von Business Central ist trotzdem nicht mehr vergleichbar mit der heutigen NAV Installation. Die Lifecycles werden enorm verkürzt und betragen noch 18 Monate. Damit werden die aufwändigen Upgrade-Projekte bald der Vergangenheit angehören. Neu sind häufigere, dafür schnellere Updates vorgesehen mit entsprechender Verfügbarkeit von neuen Features und Sicherheitsfunktionen.  

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Lebenszyklus Ihrer NAV Version

Support abgelaufen: Ist das schlimm?

 

Das System hat den Mainstream Support verlassen: Nein

  • Neue Funktionen sind allenfalls nicht verfügbar
  • Microsoft garantiert die Kompatibilität nicht mehr
  • Kein Sicherheitsrisiko

Das System hat den Extended Support verlassen: Ja

  • Inkompatibilität mit Umsystemen wie Betriebssystem, Server und/oder Office-Palette nimmt zu |d.h. NAV ist nicht mehr kompatibel mit den neueren Microsoft Produkten oder anderen Komponenten
  • Es werden keine Sicherheitsupdates mehr erstellt, das bedeutet ein zunehmendes Sicherheitsrisiko für das System
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Mit einem Transformationskonzept Chancen erkennen und nutzen

Viele Installationen sind seit der Einführung von Microsoft Dynamics NAV oder sogar noch Navision laufend weiterentwickelt worden und quasi «organisch» gewachsen. Die Nutzung des Systems und Ansprüche an das ERP haben sich verändert und es gibt Zukunftsthemen. Damit das Systemupgrade zu einem Gewinn für den Kunden wird, sollte vor dem Upgrade ein Zukunfts-Bild des neuen Systems erarbeitet werden. Dabei ist die Leitfrage: Wie hilft das ERP-System dem Kunden im Markt erfolgreich zu sein. Systemanpassungen werden dabei als Instrument betrachtet, im Wettbewerb durch Differenzierung, Effizienz oder Qualität Vorteile zu erreichen. So wird im Ist-Bild die Frage diskutiert, welche bestehenden Anpassungen oder Funktionen noch Vorteile bringen, da sie das Geschäftsmodell des Kunden abbilden bzw. was nicht mehr passt und welche Zukunftshemen berücksichtigt werden müssen (Schnittstellen, Automatisierungen, neue Umsysteme). Daraus ergibt sich ein Zukunfts-Bild des Systems mit erforderlichen Funktionalitäten und Prozessen sowie entsprechenden Auswirkungen auf das Betriebsmodell (Cloud oder lokaler Betrieb), Schnittstellen und IT-Infrastruktur.  

Dieses Zukunftsbild als «Transformationskonzept» dient im folgenden Upgrade-Projekt dem Kunden und dem Dienstleister als Leitlinie und stellt sicher, dass die Investition nicht ein notwendiges Übel ist sondern auch den erwarteten Nutzen bringt.  

Kundennutzen im Fokus: Zukunfts-Bild des ERP als Leitlinie für das Upgrade auf Business Central
Visual Content Upgrade
Linard Moll
Swiss IT Security | Head of Solutions & Projects
„Dank einer agilen Vorgehensweise und dem gleichen Plattformgedanken zwischen uns und unserem Partner Aproda AG konnten wir mit den geplanten Kosten unser Upgrade erfolgreich durchführen. “
Ein Kundenbeispiel für Sie aus der Praxis

Bei unserem Kunden Swiss IT Security (SITS) durften wir ein Upgrade von der Version NAV 2015 auf die Version Dynamics Business Central on Microsoft Public Cloud innerhalb von 8 Monaten durchführen. Wir haben Linard Moll, als Projektverantwortlichen und Head Solutions and Projects einige Fragen zum gesamten Upgradeprozess gestellt:

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Q&A mit unserem Kunden von Swiss IT Security

Wieso war es für Swiss IT Security Zeit für ein Upgrade? 

Die SITS-Gruppe verfolgt eine Wachstumsstrategie und wächst sehr schnell. Jede Gesellschaft verfügte über ein eigenes ERP und eigene Prozesse. Die Reports waren ebenfalls nur bedingt vergleichbar, das machte es schwierig konsolidierte Zahlen auszuweisen. Zudem war das NAV 2015 und die Hardware am Ende des Lebenszyklus angelangt. 

Was hat sich dank dem Upgrade verändert? Welcher Nutzen sehen Sie? 

Wir haben nun als Gruppe eine einheitliche Plattform und einheitliche Tools. Wir nutzen den ganzen Solutions-Stack von Microsoft (Microsoft 365 für Kommunikation & Collaboration, Dynamics 365 für ERP und CRM, Power Platform für BI und Automation sowie Addons (Jet Reports, Document Capture, etc). Damit haben wir auch eine Angleichung der Prozesse und der Governance erreicht.  

Was sind die Erfolgsfaktoren bei einem Upgrade? 

Auch in diesem Projekt hat sich wieder bewahrheitet: Prepare with care. Das hiess in unserem Fall insbesondere:

  • Zeit nehmen für die Validierung der bestehenden Anpassungen, für die Definition von Akteptanzfällen und für Testing
  • Onboarding von Mitarbeitenden und interner Kommunikation 
  • Datenqualität und Cleanup gewährleisten 
  • Verantwortlichkeiten / Projektmanagement intern einen hohen Stellenwert beimessen 
  • Last but not least: den richtigen Partner an der Seite zu haben

Wie geht es nun nach dem Upgrade weiter?

Wir werden die SITS-App in den nächsten Monaten über alle unsere Schweizer und Deutschen Standorte ausrollen. Wir werden die Digitalisierung weitertreiben, insbesondere auch durch die Nutzung aller Tools aus dem Microsoft Solutions Stack. Unsere «alte» NAV Lösung werden wir zudem konservieren.

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Benedict Vuilleumier | Leiter Account Management

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