ERP Systeme Ein Überblick zum Thema

Eine zeitgemässe ERP-Software kann in Unternehmen jeglicher Grösse – sei es klein, mittelständisch oder gross – erheblichen Nutzen stiften. Insbesondere der steigende Wettbewerbsdruck im Mittelstand motiviert immer mehr KMU dazu, ERP-Lösungen einzusetzen, um technologisch auf dem neuesten Stand zu sein oder sogar einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Leistungsstarke ERP-Systeme können mittelständischen Unternehmen und Kleinbetrieben effektiv helfen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und flexibel auf aktuelle Anforderungen im Bereich ERP zu reagieren.

Modulare ERP-Lösungen sind in der Regel auch flexibel genug, um mit dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen mitzuwachsen. Daher profitieren nicht nur schnell expandierende Startups, sondern auch bereits etablierte Unternehmen erheblich vom Einsatz eines ERP-Systems. Aufgrund ihrer Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit können moderne ERP-Programme nahezu jede Unternehmensform und -grösse erfolgreich unterstützen.

Integration verschiedener Abteilungen (Durchgängigkeit)

Bei ERP-Systemen werden alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem System integriert. So können beispielsweise Vertrieb, Einkauf und Lagerhaltung miteinander vernetzt werden, um Bestellungen automatisch zu generieren oder den Lagerbestand in Echtzeit abzugleichen. Von der Beschaffung über die Produktion und Lagerverwaltung bis hin zum Vertrieb und Finanzmanagement werden alle Daten zentral erfasst und verarbeitet. Dadurch entsteht ein ganzheitlicher Überblick über sämtliche Abläufe im Unternehmen.

Bedürfnisorientierung und Anpassungsfähigkeit

Ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen liegt darin, dass sie sich anpassen lassen. Je nach Anforderungen kann das System modular aufgebaut werden und somit genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Ein ERP-System kann beispielsweise um spezielle Module für bestimmte Branchen erweitert werden und bietet auch Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen.

Prozessoptimierung

Mit der Einführung eines durchgängigen ERP-Systems gehören Insel-Lösungslandschaften, entsprechende Medienbrüche und Datenredundanzen der Vergangenheit an. Mit der Zentralisierung der Unternehmensprozesse über ein ERP-System optimieren Sie die Prozesse zwischen den einzelnen Abteilungen, indem alle Mitarbeitenden im Unternehmen mit den gleichen Daten arbeiten und in Echtzeit darauf Zugriff haben. Ein durchgängiges ERP-System stellt zudem sicher, dass sich die einzelnen Abteilungen an den vom ERP vorgegebenen Prozess halten müssen, womit Sie eine einheitliche Arbeitsweise erreichen.

Steigerung der Effizienz und der Produktivität

Ein ERP-System kann die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern. Durch die Integration aller Geschäftsprozesse in einer einzigen Plattform können Informationen schneller und effizienter ausgetauscht werden und die Transparenz wird bei allen betrieblichen Abläufen erhöht. Ein ERP-System automatisiert viele manuelle Prozesse wie beispielsweise die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung, was Zeit spart und Fehler reduziert. Mitarbeitende können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, anstatt viel Zeit mit wiederholenden Aufgaben zu verschwenden. Darüber hinaus ermöglicht das ERP-System eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, da alle auf dieselben Daten zugreifen können. Dies führt zu einer höheren Effektivität und Effizienz bei der Durchführung von Projekten und Aufgaben. Insgesamt trägt ein ERP-System dazu bei, dass Ihre Mitarbeitenden produktiver arbeiten können, was zu einem besseren Ergebnis für Ihr Unternehmen führt.

Kosteneffizienz

Ein ERP-System kann die Kosteneffizienz in Ihrem Unternehmen verbessern, indem es eine bessere Kontrolle über die Ressourcen ermöglicht. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Integration von Daten aus verschiedenen Abteilungen behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen und vermeiden unnötige Ausgaben. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System Ihnen dabei helfen kann, Engpässe in der Produktion zu identifizieren und zu beseitigen. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass bestimmte Materialien knapp werden, können Sie rechtzeitig reagieren und Nachschub bestellen, bevor es zu Verzögerungen kommt. Darüber hinaus gibt es auch Einsparungspotenziale im Bereich des Personals: Da viele Prozesse automatisiert werden, können Mitarbeitende effektiver eingesetzt und Überstunden vermieden werden. Insgesamt trägt ein ERP-System dazu bei, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger wird und sich besser auf dem Markt behaupten kann.

Umsatzsteigerung

Ein ERP-System kann auch den Umsatz Ihres Unternehmens erhöhen. Durch die zentrale Verwaltung aller Geschäftsprozesse und Daten in einem System können Vertriebsmitarbeitende schnell auf Kundenanfragen reagieren und Angebote erstellen. Dadurch wird der Verkaufsprozess beschleunigt und die Gewinnmarge gesteigert. Auch eine bessere Planung der Produktion und des Lagerbestands führt zu einer höheren Lieferbereitschaft und Kundenzufriedenheit, was sich positiv auf den Umsatz auswirkt. Darüber hinaus können durch ein ERP-System auch Cross- und Up-Selling-Möglichkeiten erkannt werden, die zusätzliche Umsätze generieren. Die Anbindung an Umsysteme wie Webshops oder EDI-Anbindungen an Kundensysteme sind weitere profitable Vorteile. Insgesamt trägt ein ERP-System somit massgeblich zur Steigerung des Umsatzes bei und sollte daher in keinem Unternehmen fehlen.

Schutz vor Datendiebstahl-/verlust

Nicht zuletzt bietet ein ERP-System auch einen besseren Schutz vor Datendiebstahl oder -verlust durch regelmässige Backups sowie eine sichere Speicherung aller Daten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen.

Die erfolgreiche ERP-Einführung hängt von mehreren Faktoren ab und bringt diverse Aufgaben für Ihre ERP-Fachleute und Ihre Mitarbeitenden mit sich. Ob die Einführung von einem neuen ERP-System oder einem neuen CRM-System nach Plan verläuft, kommt auf die Projekteinführung an. Aufgeteilt wird in drei Phasen: Die Spezifikation der anstehenden ERP-Einführung, der Hauptteil Ihrer ERP-Einführung, sprich die Implementierung und die anschliessende Optimierungsphase Ihres ERP-Systems. Wie genau die drei Phasen der ERP-Projekteinführung aussehen und was die einzelnen Ziele, Aufgaben und vor allem Risiken sind, sehen Sie hier:

Bevor die drei Phasen spezifiziert werden, sollten Sie sich für einen ERP-Partner entscheiden. Aproda setzt dabei auf einen der grössten Softwarehersteller Microsoft. Ein zuverlässiger Partner ist die Grundlage für jede erfolgreiche Einführung:

1. Spezifikation der ERP-Einführung

Die erste Phase Ihres ERP-Projekts ist die Spezifikation. Die Spezifikation definiert, wie die Anforderungen in Ihrem System umgesetzt werden. Gemeinsam werden die Bedürfnisse der ERP-Lösung analysiert und festgelegt. Definiert wird hier, wie die Geschäftsprozesse in Ihrem ERP-System in Zukunft digital abgebildet werden sollen. Das Ziel dieses Prozesses ist es, die organisatorischen und operativen Rahmenbedingungen für die ERP-Einführung zu schaffen. Dabei werden die gesamten Prozesse, Daten sowie Schnittstellen bestimmt.

2. Hauptteil der ERP-Einführung

Im nächsten Schritt baut Ihr ERP-Anbieter ein erstes lauffähiges System anhand der erstellten Spezifikation. Dies beinhaltet bereits Kundendaten, Kernprozesse, Belege, kundenspezifische Funktionen und Auswertungen für ein erstes durchgängiges Testing anhand von vordefinierten Testfällen. Dazu finden bereits frühzeitig Schulungen statt. Nach dieser Probefahrt ist der Kunde in der Lage, dort Optimierungen mit dem ERP-Anbieter zu definieren, wo sie den grössten Nutzen stiften. 

3. Optimierungsphase der ERP-Einführung

In der dritten und letzten Phase wird das System anhand der definierten Optimierungen finalisiert und ausgerollt. Diese Umsetzungen werden priorisiert und im Rahmen des vorgegebenen Budgets in einer agilen Projektmethodik Schritt für Schritt bis zum Go-Live umgesetzt. Begleitend finden letzte Schulungen und Testings statt, um die Go-Live-Readiness sicherzustellen. Während und nach der Go-Live-Phase wird der Kunde eng vom ERP-Anbieter begleitet, damit im laufenden Betrieb schneller reagiert werden kann.

Auch wenn ERP-Systeme viele Vorteile bieten: Die Implementierung kann mitunter sehr komplex sein. Eine sorgfältige Planung sowie ein erfahrenes Team sind daher unabdingbar für einen erfolgreichen Einsatz in Ihrem Unternehmen. Im Folgenden sind einige zentrale Aspekte für die Umsetzung eines ERP-Systems aufgeführt.

Was ist On-Premise-ERP?

Im Grunde handelt es sich bei On-Premise-ERP um eine Art Software, die auf eigenen Servern in Ihrem Unternehmen betrieben wird. Um On-Premise-ERP in Ihrem Betrieb zu verwenden, sind einige grundlegende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Sie benötigen eigene Hardware in Form von Firmencomputern, auf denen die ERP-Software lokal installiert wird.
• Die Implementierung eines On-Premise-Programms erfordert die Einrichtung eines unternehmenseigenen Rechenzentrums oder alternativ die Anmietung von Servern bei externen Anbietern.

Was ist Cloud-ERP?

Im Gegensatz dazu erfordert Cloud-ERP keine lokale Installation auf Ihren Unternehmenscomputern. Alles, was Sie für die Inbetriebnahme benötigen, sind:

• Eine stabile Internetverbindung.
• Einen funktionierenden Webbrowser.

Cloud-ERP wird Ihnen in der Regel von spezialisierten Anbietern in Form einer Dienstleistung angeboten. Dies bedeutet, dass Cloud-ERP oft einem speziellen Mietmodell folgt. Der Cloud-ERP-Anbieter stellt Ihnen alle für ein webbasiertes ERP-System erforderlichen Hardwarekomponenten gegen eine monatliche Pauschale zur Verfügung. Darüber hinaus übernimmt der Anbieter Wartung, Reparaturen und Updates.

Was sind die Voraussetzungen für On-Premise-ERP?

Die Entscheidung für On-Premise-ERP kann in Betracht gezogen werden, wenn:

• Sie Ihre Unabhängigkeit von externen Softwareanbietern wahren möchten.
• Sie bereits über eigene Hardware oder eine geeignete IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen verfügen.
• Sie die Verwaltung Ihres ERP-Systems selbst übernehmen möchten.
• in Ihrem Unternehmen IT-Fachpersonal mit dem erforderlichen Know-how für die Implementierung des ERP-Systems und die Wartung der Systemkomponenten vorhanden ist.
• Sie die Flexibilität wünschen, das Programm nach Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen oder um zusätzliche Funktionen zu erweitern.
• Sie die Verantwortung für die Datensicherung selbst übernehmen möchten.
• in Ihrem Budget ausreichende Mittel für die Anschaffung von On-Premise-ERP zur Verfügung stehen.

Was sind die Unterschiede zwischen On-Premise-ERP und Cloud-ERP?