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ERP-System für den Medtech‑Grosshandel

GDP‑konformes ERP mit MDR‑, UDI‑ und Traceability‑Funktionen

Prozesseffizienz im Medizintechnik Grosshandel – GDP konforme Softwarelösung für Medtech-Distributoren

Im Medtech‑Grosshandel zählt Effizienz – aber noch wichtiger ist Sicherheit. Fehler in Prozessen können Patientengesundheit gefährden. Als Swiss‑Medtech‑Partner kennen wir die regulatorischen Anforderungen genau. Microsoft Dynamics 365 unterstützt Medtech‑Distributoren mit einer GDP‑konformen, auditfähigen und durchgängig digitalisierten ERP‑Lösung, die Prozesse sicher, nachvollziehbar und skalierbar macht.

Warum ist das entscheidend?
Ein integriertes ERP‑System ist im regulierten Medizintechnik‑Umfeld ein zentraler Erfolgsfaktor. Unsere Kunden benötigen eine Lösung, die operative Effizienz steigert, Compliance langfristig sicherstellt und digitale Vertriebskanäle (z. B. Marktplätze, Webshop, EDI) flexibel unterstützt – auch in einem stark wachsenden Markt.

Dynamics 365 schafft Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit entlang der gesamten Lieferkette: von der Beschaffung über Lager & Logistik bis zu Omni‑Channel‑Bestellungen im B2B und B2C – unabhängig davon, ob OTC‑ oder Rx‑Produkte vertrieben werden. Damit erhalten Medtech‑Grosshändler eine zukunftssichere Basis, die regulatorische Anforderungen erfüllt und gleichzeitig Wachstum ermöglicht.

ERP‑Systeme im Überblick: Bereit für die Zukunft für den Medizintechnik‑Grosshandel

Das ERP‑System stellt im Medtech‑Grosshandel die zentrale Datendrehscheibe dar: Es verbindet sämtliche Bereiche wie Einkauf, Lager, Logistik, Vertrieb und Online‑Kanäle zu einem durchgängigen und auditfähigen Prozessfluss.

Gerade im regulierten Umfeld sind Traceability‑Funktionen (UDI, Serien‑/Chargenverfolgung) und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben (FDA Part 11, GAMP5) entscheidend. Dynamics 365 unterstützen Sie als Händler dabei, Ihre MDR‑Pflichten zu erfüllen (z. B. CE‑/Kennzeichnungsprüfung, UDI‑Handling, korrekte Lager‑ und Transportbedingungen) und stellt sicher, dass alle Produktbewegungen rückverfolgbar und dokumentiert sind. Mit Dynamics 365 von Microsoft blieben Sie als Distributor compliant.

Behalten Sie Ihre Bestände jederzeit im Griff – und entwickeln Sie Ihr Geschäft gleichzeitig digital weiter, etwa über etablierte Marktplätze wie Galexis, Ihren Webshop oder EDI‑gestützte Partneranbindungen.

Weitere Informationen zur Konformität lesen Sie hier.

Prozesse optimieren und Transparenz erhöhen mit unserer ERP Software für Medtech Unternehmen

Wachsende Konkurrenz aus der EU, steigende Einfuhrzölle und eine zunehmend komplexe Regulierung setzen Medtech‑Unternehmen unter erheblichen Druck: Sie müssen Kosten senken, die Prozesssicherheit stärken und neue Absatzkanäle erschliessen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Für einen Medtech‑Grosshändler sind dabei insbesondere folgende Faktoren entscheidend:

  • Kostendruck reduzieren und Margen sichern durch standardisierte, automatisierte und durchgängig digitalisierte Abläufe.
  • Flexibles Wachstum sicherstellen dank moderner Cloud‑Architektur und erstklassiger Enterprise‑Security. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
  • Umsatz steigern durch den Ausbau digitaler Vertriebskanäle wie EDI, Webshop, Mobile Lösungen und Marktplätze.
  • Regulatorische Anforderungen zuverlässig erfüllen – inklusive UDI‑Management, Rückrufprozessen, Validierung und lückenlosen Nachweisen.

Kosten senken

Durch eine standardisierte ERP‑Gesamtlösung, integriert in die Microsoft‑Plattform.

Sicherheit über alle Prozesse

Durch Rückverfolgung von Chargen und Seriennummern, UDI‑Handling, strukturierte Workflows und Audit‑Trails.

Umsatz steigern

Dank automatisierter, KI-gestützter Auftragsverarbeitung, wie Sales Order Agent, digitaler Distributionskanäle, EDI‑Integration mit Kunden, Lieferanten und Logistikern.

Swiss Medtech

Aproda AG als Swiss Medtech Partner

Aproda ist Swiss Medtech Partner – und damit Teil des Schweizer Medizinaltechnik‑Ökosystems. Unsere Expertise richtet sich konsequent auf die Anforderungen von Medtech‑Distributoren aus: Prozesssicherheit und Effizienz, Compliance und digitale Kanäle. Besuchen Sie uns am Swiss Medtech Day im Sommer in Bern.

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Schlüsselkomponenten eines ERP-Systems für Medizinprodukte

In der Medtechbranche ist jedes Detail von entscheidender Bedeutung. Daher muss ein ERP-System spezielle Komponenten beinhalten, die den einzigartigen Anforderungen dieser Branche gerecht werden. Von Informationen über die Material- und Chargenrückverfolgung über ein integriertes Qualitätsmanagementsystem (QM-System) bis hin zu Finanzen (Buchhaltung) und Controlling – jedes Element spielt eine bedeutende Rolle in der Wertschöpfungskette und trägt dazu bei, dass Medtech-Unternehmen und deren Produkte den hohen Vorgaben von Regulierungsbehörden und den Erwartungen von Kund:innen gleichermassen nachkommen können.

CRM / Verkauf

Mit unserer Lösung verfügen Sie über spezielle...

CRM / Verkauf

Mit unserer Lösung verfügen Sie über spezielle Ansichten – so genannte Rollencenter – für den Innen- wie auch den Aussendienst. Dieses Modul zeichnet sich durch Flexibilität, Übersichtlichkeit und vor allem die Schnellerfassung im Innen- und Aussendienst aus: 

  • Kontaktverwaltung: Kunden- und Lieferantencockpit mit 360° inkl. Aktivitäten
  • Importeur- und Repräsentanten-Verwaltung 
  • Offert-Verwaltung und Benachrichtigungen (Verkaufschancensteuerung) 
  • Integrierte Aussendienstmitarbeiteranbindung 
  • Übersicht über Anfragen und Verkaufschancen 
  • Erfassen von Notizen – Hinterlegen von Dateien 
  • Erfassen und Überwachen von Aufgaben und Telefonaten 
  • Hinterlegen von Besuchsberichten 
  • Adressabgleich mit der Schweizerischen Post (Permanente Adresspflege)
  • Integration KI-Tool M365 Copilot

Auftragsbearbeitung

Flexibilität, Übersichtlichkeit und vor allem d...

Auftragsbearbeitung

Flexibilität, Übersichtlichkeit und vor allem die Schnellerfassung im Innen- und Aussendienst - so hilft Ihnen das Modul Verkauf: 

  • Auftragsabwicklung inkl. Telefonschnellerfassung 
  • Infoboard über Verfügbarkeiten, Lieferbereitschaft, Rückstände 
  • Artikel-, (Kunden-)Gruppen, Rechnungsrabatte sowie Planung von Aktionen inkl. flexibler Preisverwaltung 
  • Absatzplanung / Rahmenverträge 
  • Abwicklung von Inland- und Exportgeschäften, Zoll 
  • Workflows für Beleggenehmigungen 
  • Dokumentenverwaltung 

Webshop / EDI

Durch tiefe Integration zum wichtigen Dreh- und...

Webshop / EDI

Durch tiefe Integration zum wichtigen Dreh- und Angelpunkt:

Produktstammdaten

Automatisierte Lager- und Logistikprozesse für&...

Produktstammdaten

Automatisierte Lager- und Logistikprozesse für effiziente Prozesse:

  • Artikelstammdaten: Eigenschaften, Merkmale, Inhalte, Werte
  • Detaillierte, Anwendungsspezifische Artikelstati 
  • Produktmerkmale, Herkunft Labeling
  • Risikoklassen
  • Sortimentsverwaltung
  • Pharmacodes
  • MiGel-Integration
  • Ausgeklügelte Vor- und Nachkalkulation
  • Logistikmanagement, Spedition, Chargenverwaltung
  • Lagerverwaltung: verschiedene Lager, Lagerplätze, Lagerfächer, Konsignationslager
  • Variable Mengen (Bulk-Einheiten)
  • Kommissionierung inkl. Barcode-Unterstützung / SSCC Etikettierung sowie kundenspezifische Etikettierung
  • Mobile Datenerfassung

Qualitätssicherung

Die voll integrierte Qualitätskontrolle:Rückver...

Qualitätssicherung

Die voll integrierte Qualitätskontrolle:

  • Rückverfolgbarkeit
  • Chargenverwaltung (MHD)
  • Prüfanweisungen (Wareneingang und -ausgang inkl. Produktion)
  • Prüfgruppenverwaltung 
  • Automatisierte Prüfungen in Wareneingang, Produktion 
  • Begleitende Prüfungen 
  • Benutzerfreundliche Werterfassung 
  • Anbindung an Schnittstellen möglich 
  • Konfigurierbares Stichproben-Handling 
  • Zertifikate sowie interne und externe Prüfprotokolle
  • Umfassende Steuerung von Chargen und Seriennummern / Verwalten von Sperrlagern 
  • Lieferantenbeurteilungen
  • Statistische Auswertung
  • Benachrichtigung von Kunden
  • Validierung des Systems

Finanzen / Lohn

Leistungsstarkes Finanzmanagement für einen dur...

Finanzen / Lohn

Leistungsstarkes Finanzmanagement für einen durchgängigen Wertefluss:

  • Finanzbuchhaltung & MWSt
  • Lohnbuchhaltung / HR
  • Kostenrechnung, Dimensionen
  • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inkl. Cashflowberechnung
  • Internationalität - Mehrsprachigkeit
  • Konsolidierung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Unbegrenzte Mandanten und Währungen
  • IC: Intercompany Verrechnung

Produktion / Fertigung

Effiziente Produktionsabläufe: Fertigungss...

Produktion / Fertigung

Effiziente Produktionsabläufe: 

  • Fertigungsstammdaten für ein- oder mehrstufige Produktion
  • Produktionsplanung und Steuerung
  • Absatzplanung
  • Produktionsabwicklung mit interner und externer Fertigung
  • BDE Erfassung
  • Kapazität: Ressourcenmanagement inkl. grafischer Plantafel
  • Integration von Wäge-Systemen
  • Reiche Erfahrung mit Schnittstellen in Produktionssysteme und Leitstände

Servicemanagement

Das voll integrierte Servicemanagement ermöglic...

Servicemanagement

Das voll integrierte Servicemanagement ermöglicht Ihnen zusätzliches Business zu generieren, dazu werden folgende Module zur Verfügung gestellt: 

  • Kunden- und Interessentenkontaktverwaltung: 360° inkl. Aktivitäten 
  • Verkaufschancenmanagement inkl. Aufgabenverwaltung 
  • Kontaktklassifizierung & Kampagnenverwaltung 
  • Outlookintegration 
  • Serviceeinsatzplanung 
  • Serviceauftragsverwaltung und -verrechnung 
  • Vertragsverwaltung 
  • Dokumentenverwaltung 

Reporting

Business Central und Power BI bieten Ihnen zahl...

Reporting

Business Central und Power BI bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten für aussagekräftige Reportings – individuell und anpassbar. Geführte Prozesse und über 400 standardisierte Berichte erleichtern Ihnen dabei die Arbeit:

  • Integrierter Report Designer, Kontoschema, Berichtsexport in Excel, Bewegungsdatenexport mit Aktualisierungsmöglichkeit (z.B. Offerten) nach Excel
  • Business-Abfragen direkt aus Excel mit Datenaktualisierung
  • Anbindung an die MIS Lösung Microsoft PowerBI (Business Performance Dashboard)
  • Berichtsplanung: Berichtsausführung auf Zeitpunkt mit Rollenzuordnung
  • QC Dashboard / Production Dashboard 
Piero Laportosa
Verkaufsleiter | Turimed AG
„Durch die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central können wir nun 50% mehr Kunden- und Webshop-Bestellungen von A-Z in der gleichen Zeit abwickeln, als mit der vorherigen Lösung. Zudem profitieren wir von Umsatz- und Absatzstatistiken in Real-Time.“

Unsere Kunden im Bereich Medtech - Handel

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Karrdental ERP
Flawa ERP Software
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Patrick Glauser | Sales Executive Microsoft ERP

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Herausforderungen und Lösungen im ERP-Einsatz für Medtech-Unternehmen

Die Einführung einer ERP Software bedeutet weit mehr als die Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse, sie gibt Ihnen auch die strategische Stossrichtung für Ihr Unternehmen vor. Die ERP Branchenlösung von Aproda AG ist Dreh- und Angelpunkt für die Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse. 

  • Durchgängige Abwicklung der Geschäftsprozesse
  • Effiziente, durchgängige Traceability Lösung 
  • Produktsicherheit, Transparenz, durchgängige Rückverfolgbarkeit inkl. Barcodetracking 
  • Erfüllung der Medtech Standards für Produkte Klasse 1-3 
  • Microsoft Compliance erleichtert die Einhaltung von regulatorischen und gesetzlichen Vorschriften 

Anpassung an spezifische Geschäftsprozesse

ERP-Systeme sind beeindruckend flexibel, wenn es darum geht, sie an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Durch die aktive Beteiligung von Endnutzern im Anpassungsprozess können Unternehmen sicherstellen, dass das System ihre individuellen Bedürfnisse erfüllt.

Ein agiler Ansatz in der ERP-Anpassung hilft dabei, Anpassungen kontinuierlich zu entwickeln und zu optimieren, sodass sie mit den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen und Nutzerrückmeldungen Schritt halten können.

Auswahlkriterien für das richtige ERP-System im Medtech-Sektor

Die Auswahl der richtigen ERP-Lösung für ein Medtech-Unternehmen ist ein entscheidender Schritt, der wohlüberlegt sein will. Flexible Anpassungsfähigkeit ist ein Schlüsselelement, um den Bedürfnissen der dynamischen Medizintechnikbranche und ihren Gegebenheiten gerecht zu werden. Darüber hinaus sind übersichtliche Auswertungen unerlässlich, um in Echtzeit Einblicke in die Nachfrage und Leistung zu erhalten und die Unternehmensstrategie entsprechend anzupassen.

Ein leistungsfähiges Planungswerkzeug ist in der Medizin ein weiteres wichtiges Kriterium, um die gesamte Lieferkette in der Warenwirtschaft zu managen und die Produktionsprozesse zu optimieren. Diese Kriterien gewährleisten, dass das ausgewählte ERP-System nicht nur die aktuellen, sondern auch zukünftige Herausforderungen in verschiedenen Bereichen meistern und die hohen Anforderungen der Medizin abdecken kann.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die Hauptvorteile von ERP-Systemen in der Medizintechnik?

Die Hauptvorteile von ERP-Systemen in der Medizintechnik sind die Optimierung von Geschäftsprozessen, die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen, die Verbesserung der Transparenz sowie die Unterstützung im Qualitätsmanagement und in den Finanzen (Buchhaltung). Daher sind sie für effizientes und qualitativ hochwertiges Management in der Medizintechnik unerlässlich und tragen wesentlich zur Wertschöpfungskette im Gesundheitswesen bei.

Wie unterstützen ERP-Systeme die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen in der Medizintechnik?

ERP-Systeme unterstützen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen in der Medizintechnik durch integrierte Systeme für Qualitätsmanagement (QM-System) in Kombination mit speziellen Funktionen, welche gängige Normen wie beispielsweise ISO 13485 und FDA-Regulierungen berücksichtigen und in der Überwachung nach dem Inverkehrbringen von neuen Medizinprodukten (post market surveillance) Unterstützung bieten.

Können ERP-Systeme in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden?

Ja, moderne ERP-Systeme können nahtlos in bestehende Systemlandschaften integriert werden, da sie anpassbare Schnittstellen und zentrale APIs bieten.

Welche Schulungs- und Supportoptionen gibt es für ERP-Systeme in der Medizintechnik?

Für den Umgang mit ERP-Systemen in der Medizintechnik bietet Aproda als Service umfangreiche Schulungen und technischen Support an, um Mitarbeitende zu informieren und zu schulen. Das Angebot umfasst wichtige Aspekte wie das Qualitätsmanagement und die Einhaltung von Vorgaben.

Wie können ERP-Systeme zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen?

ERP-Systeme können zu einer Steigerung der Produktivität und Qualität, zu einer Senkung der Kosten und zu verkürzten Markteinführungszeiten durch die Automatisierung von Prozessen, die Bereitstellung von Informationen in Echtzeit und die Optimierung der Ressourcenverwaltung beitragen.

Berechnen Sie den Preis und den ROI

Transparenz ist uns wichtig – mit unserem Preis- und ROI-Rechner erhalten Sie einen ersten Überblick über die zu erwartende Investition und die monatlichen Kosten für den Unterhalt von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gleichzeitig können Sie auch Ihr Einsparungspotenzial bestimmen.

PREIS & ROI berechnen
Microsoft Dynamics 365 BC Compliance

Sicherheit und Verfügbarkeit von Daten

Dank der cloudbasierten Softwarebasis von Microsoft Dynamics 365 Business Central müssen Sie nicht in eine eigene IT-Umgebung investieren, sondern können auf die Sicherheit von einem starken Technologiepartner vertrauen.

Die Datencenter von Microsoft werden rund um die Uhr überwacht. Neben dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Abwehr von Bedrohungen sind täglich über 3500 Sicherheitsexpert:innen im Einsatz, welche die Risiken laufend überwachen und erfolgreich abwehren. Damit müssen Sie sich als Unternehmen um keine mühseligen Wartungsaufgaben wie das Vornehmen von Sicherungen, Upgrades oder Softwareaktualisierungen kümmern, sondern können sich auf die strategischen IT-Belange konzentrieren.

Die Compliance Lösungen von Microsoft erleichtern das Einhalten von gesetzlichen und regulatorischen Normen der Branche. Hier sehen Sie die gesamte Liste >> 

Webinaraufzeichnung: Medtech Kernprozesse digitalisieren

Sehen Sie in unserem aufgezeichneten Webinar, wie die Medtech Kernprozesse mit der ERP-Software Microsoft Dynamics 365 Business Central erfolgreich digitalisiert werden können. 

- Effiziente Auftragsabwicklung mit Rückverfolgbarkeit (Chargen- & Seriennummern)

- Medtech-Elemente VRG- und VOC Abgaben

- Integrationsmöglichkeiten: EDI, Logistik und Webshop

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Warum Aproda AG

Seit 1983 begleiten wir KMUs auf dem Weg in die Digitalisierung, indem wir die Geschäftsprozesse unserer Kunden in modernste Software- und Systemlösungen transformieren. Wenn es darum geht, die gesamte IT von KMUs in time und Budget zu implementieren, gehören wir zu den führenden Anbietern in der Schweiz.

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Moderne cloudbasiertes ERP-System

Flawa AG

Die Flawa AG setzt auf ein modernes cloudbasiertes ERP-System, das die definierten Prozesse effizient abbildet. 

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Das Ziel einer Neueinführung war für Turimed AG klar: Es muss eine All-in-One Lösung eingeführt werden, welche sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche auszeichnet.

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