Möchten Sie Ihr ERP-System wechseln?

Die Bedürfnisse und Erwartungen der Kundinnen und Kunden haben sich verändert – und das nicht erst seit der Pandemie. Ältere ERP-Systeme können mit den steigenden Anforderungen nicht mehr Schritt halten. Oft ist eine eingeschränkte Funktionalität älterer Systeme ein zentraler Auslöser für den Wechsel. Die goldene Regel "Never touch a running system" ist fehl am Platz, wenn das Tagesgeschäft beeinträchtigt wird oder gar geschäftskritische Probleme damit einhergehen. Unternehmen benötigen eine moderne Technologieplattform, die sie und ihre Mitarbeitenden wie nie zuvor vernetzt. Eine ERP-Umstellung schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, Transparenz und zukünftiges Wachstum.

Informationssilos, unvernetzte Systeme und manuelle Prozesse halten Unternehmen davon ab, das von ihren Kundinnen und Kunden erwartete Erlebnis zu bieten, und können ihr Geschäft gefährden. Auf den ersten Blick wirkt die Umstellung eines ERP-Systems sehr aufwändig. Doch was kostet es tatsächlich, ein System beizubehalten, das den Anforderungen nicht mehr gerecht wird?

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anzeichen auf eine veraltete ERP-Software hindeuten, wann es Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken – und wie der Wechsel gelingt. Zudem zeigen wir auf, worauf Unternehmen bei der ERP-Umstellung und beim Wechsel des ERP-Systems achten sollten.

Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es relativ leicht erlernbar und einfach zu bedienen ist. Jedoch wird in sehr vielen Unternehmen der Fehler begangen, Daten aus einem System zu exportieren und diese in ein anderes System zu importieren. Der Grund dafür liegt in der fehlenden Vernetzung der Systeme. Ausserdem sind die Daten, die gezogen werden, bereits "alt", bevor man überhaupt mit den wichtigen Auswertungen begonnen hat. Häufig wird Excel auch für die Abbildung von verschiedenen Geschäftsprozessen angewendet und wichtige Auswertungen und Reports werden in regelmässigen Abständen in Tabellen zusammengeführt – und das immer und immer wieder. Das bindet wichtige Personalressourcen, die an einer anderen Stelle wiederum nicht zur Verfügung stehen.

Ein weiteres Problem bei fehlenden Prozessen ist es, dass viele Anwenderinnen und Anwender damit beginnen, selbst "kreativ zu sein", und für fehlende Funktionen eigene Excel-Tabellen entwickeln. Mit der Zeit entsteht dadurch ein Wildwuchs aus Listen, Kalkulationsblättern und Businessgrafiken, die im Unternehmen umherschwirren. Irgendwann weiss niemand mehr, wo die Datensammlungen überall gespeichert sind. Ein solcher Datenwildwuchs lässt sich mit der Zeit kaum noch kontrollieren.

Schon in der Vergangenheit hatten viele Unternehmen das Ziel, ihre Geschäftsprozesse von A bis Z zu digitalisieren und für Kundinnen und Kunden so angenehm wie möglich zu gestalten. Die Etablierung von digitalen End-to-End-Prozessen steht ganz oben auf der Prioritätenliste. So sollen beispielsweise alle Teilschritte – von der Kundenbestellung via Smartphone über die Kommissionierung und Verrechnung der Ware bis hin zur Auslieferung – vollautomatisch vom System vorgegeben und ausgeführt werden. Ohne ein ERP-System, das den gesamten Prozess abbildet und einen durchgängigen Informationsfluss sicherstellt, ist das kaum realisierbar.

Ein ERP-Wechsel sollte als Unternehmensprojekt und nicht nur als IT-Projekt betrachtet werden: Er umfasst typischerweise die Anpassung von Prozessen und die Migration der Daten, verändert Zuständigkeiten und den Arbeitsalltag vieler Mitarbeitender. Mit sorgfältiger Planung und einer klaren Strategie lässt sich das Projekt aber gut beherrschen. Diese Schritte haben sich bewährt:

Trotz regelmässiger Updates kommt der Lebenszyklus eines jeden Systems irgendwann an seine Grenzen. Je länger man am falschen oder veralteten ERP-System festhält, desto mehr unnötige Kosten entstehen, die sich eigentlich vermeiden lassen.

Nur eine wirklich integrierte ERP-Lösung, die alle wichtigen Teilprozesse des Unternehmens abbildet, ist optimal auf das Unternehmen abgestimmt. Die Vorteile eines modernen ERP-Systems umfassen neben einem besseren Prozessfit oft auch signifikant sinkende IT-Kosten. Bevor die unzureichende Abbildung von Geschäftsprozessen zu einem Hindernis wird, sollten Sie einen Wechsel ins Auge fassen. Unser Rat lautet deshalb: den Umstieg lieber früher als später in Angriff nehmen, um den Anschluss an den Wettbewerb nicht zu verpassen.

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