Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Maximale Effizienz mit Continia Document Capture
Automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente
Eingehende Dokumente – egal ob als E-Mail, als gescannte Rechnung oder im XML-Format – werden dank Document Capture umgehend im System zur Verarbeitung bereitgestellt. Unterstützt werden dabei unter anderem E-Rechnungen und PDF Rechnungen. Durch die automatisierte Bearbeitung sparen Sie Zeit und wertvolle Ressourcen.
Papierrechnungen und E-Mails
Papierrechnungen werden gescannt und durch den Drucker direkt an eine OCR-Mailadresse gesendet. Bei E-Mails werden die Anhänge automatisch verarbeitet und ebenfalls gespeichert. Mittels OCR-Technologie werden die Informationen erkannt und zur Weiterverarbeitung übermittelt, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen.
Elektronische Rechnungen
Bei elektronischen Rechnungen (XML-Format) werden alle wichtigen Informationen automatisch nach Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen, da diese bereits alle notwendigen Informationen enthalten und darum ohne OCR-Erkennung importiert werden können.
Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung – dank KI-Automatisierung
Ist Ihre Rechnungsverarbeitung aufgrund manueller Arbeitsschritte träge, aufwendig und ineffizient? Papierstapel, manuelle Eingaben und Fehler kosten Zeit und Geld – gerade in der Buchhaltung. Setzen Sie dem ein Ende und bringen Sie Ihr Finanzmanagement auf das nächste Level.
Mit Continia Document Capture automatisieren Sie Ihre gesamte Kreditorenbuchhaltung – direkt integriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV. Keine externe Software, keine komplizierten Prozesse – einfach eine durchgängige, digitale Rechnungsverarbeitung, die Finanzen und Rechnungsmanagement spürbar entlastet. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles zur intelligenten, zeit- und ressourcensparenden Finanzsoftware Continia Document Capture.
Das sind die Vorteile einer KI-gestützten Rechnungsverarbeitung
80% schnellere Rechnungsverarbeitung
2/3 reduzierte Kosten für manuelle Aufgaben
< 1 Jahr Return on Investment
10+ eingesparte Stunden pro Woche
Digitaler Genehmigungsprozess
Das Genehmigen und die Freigabe von Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften kann von überall erfolgen. Das Webportal von Continia ist vom PC, Tablet oder Smartphone aus bedienbar – unabhängig davon, wo sich die Mitarbeitenden befinden – perfekt für hybride Arbeitsmodelle und ein ortsunabhängig arbeitendes Team. So entsteht zudem mehr Transparenz im Genehmigungsprozess: Sie behalten den Bearbeitungsstand im Blick und vereinfachen gleichzeitig die Überwachung laufender Freigaben.
Die Genehmigenden sehen die Originalrechnung und können diese entweder genehmigen, ablehnen, auf abwarten setzen oder zur Überprüfung oder Genehmigung an eine andere Person weiterleiten. Kommentare und Anhänge können ebenfalls bequem und einfach ergänzt werden, während manuelle Eingriffe im Prozess reduziert werden.
Document Capture live kennenlernen
Sehen Sie in einer kurzen Demo, wie die digitale Rechnungsverarbeitung und Freigabe in Microsoft Dynamics 365 Business Central funktioniert.
FAQ
Was ist Continia Document Capture?
Continia Document Capture ist eine Lösung zur automatisierten Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Eingangsrechnungen zu erfassen, auszulesen, zu prüfen, freizugeben und weiterzuverarbeiten.
Welche Arten von Dokumenten lassen sich mit Document Capture erfassen?
Mit Document Capture können verschiedene Dokumentenarten verarbeitet werden, darunter Eingangsrechnungen, Bestellungen, Gutschriften und Lieferscheine.
Nach welchem Prinzip arbeitet die OCR-Technologie in Document Capture?
Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) in Document Capture erfasst und extrahiert automatisch relevante Daten aus gescannten Dokumenten oder PDF-Dateien, um sie weiterzuverarbeiten. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) wird die Datenerfassung zusätzlich präziser.
Unterstützt Document Capture verschiedene Sprachen bei der Dokumentenverarbeitung?
Ja, Document Capture kann mehrsprachige Dokumente verarbeiten und unterstützt eine Vielzahl von Sprachen.
Welche Vorteile bietet die Nutzung von Document Capture?
Die Vorteile von Document Capture umfassen eine optimierte Prozesseffizienz, reduzierte Fehlerquote, erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine zuverlässige Dokumentennachverfolgung und -archivierung.
Ist die Beleggenehmigung mit Document Capture auch mobil möglich?
Ja, über das Web Approval Portal von Continia ist die mobile Beleggenehmigung möglich. Die Darstellung wird automatisch für mobile Geräte angepasst.
Automatischer Abgleich von PDF Rechnungen und Bestellungen
Eine Vielzahl von Funktionen, wie die automatisierte Erkennung von Lieferanten, die erweiterte Dokumentenübersicht oder die Vorerfassung von Kreditorenrechnungen und Eingangsrechnungen helfen die Be- und Verarbeitung von Kreditorenrechnungen effizient zu handhaben.
Rechnungen können automatisch mit vorhandenen Bestellungen oder Belegen abgeglichen, genehmigt und gebucht werden, wenn die Beträge innerhalb eines vordefinierten Schwellenwertes liegen; das unterstützt auch die spätere Zahlung.
Simon Bannwart | Senior Account Manager
Sehr gern berate ich Sie persönlich. Rufen Sie mich an:
058 200 14 14 oder schreiben Sie mir ein E-Mail. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Rechtskonforme Archivierung
Behalten Sie stets die Kontrolle über alle digitalen Belege. Zertifiziert vom VOI-CERT* in Deutschland als vertrauenswürdige Archivierungslösung, welche die Etablierung eines revisionssicheren Prozesses unterstützt.
*Das VOI-Zertifikat finden Sie hier.
Volltextsuche – Dokumente einfach wiederfinden
Dank Continia Document Capture müssen Sie nie wieder lange suchen! Mit der intelligenten Volltextsuche finden Sie jede Rechnung im Handumdrehen – sogar dann, wenn die gesuchten Begriffe nicht als Feld in Microsoft Dynamics erfasst wurden, sodass sich relevante Rechnungsdaten schneller auffinden lassen. Da die PDF-Dokumente vollständig indexiert sind, können Rechnungen durch eine Textsuche schnell wiedergefunden werden.
Sensible Daten schützen mit dem Continia Delivery Network
Das Continia Delivery Network ist nahtlos in das Peppol eDelivery Network integriert und ermöglicht Ihnen so den sicheren Import Ihrer Rechnungen und Gutschriften mit Document Capture. Mit dem Continia Delivery Network empfangen Sie Ihre elektronischen Dokumente von Unternehmen weltweit direkt in Business Central, entsprechen den massgeblichen Richtlinien und schützen Ihre sensiblen Daten.
E-Rechnung: Was in der Schweiz und in Deutschland gilt
In der Schweiz gibt es im B2B-Bereich keine generelle Pflicht zur E-Rechnung. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen jedoch ab einem Vertragswert von CHF 5'000 elektronische Rechnungen einreichen.
Für Schweizer Unternehmen mit Gesellschaften in Deutschland ist die deutsche E-Rechnungspflicht relevant: Seit dem 1. Januar 2025 müssen dort alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800'000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen. Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung.
Document Capture verarbeitet strukturierte E-Rechnungen im XML-Format direkt und ohne OCR, und über das Continia Delivery Network empfangen Sie Dokumente aus dem Peppol-Netzwerk direkt in Business Central.
So führen Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung ein
- Ist-Analyse: Erfassen Sie zuerst Rechnungsvolumen, Formate (Papier, PDF, XML) und die heutigen Prüf- und Freigabewege.
- Freigabeprozesse definieren: Legen Sie fest, wer welche Rechnungen ab welchem Betrag genehmigt. Digitale Prüf- und Freigabeprozesse schaffen einen nachvollziehbaren Prüfpfad.
- Mit einem Pilot starten: Beginnen Sie mit einem Teil der Lieferanten oder einem Unternehmensbereich und weiten Sie die Automatisierung danach schrittweise aus.
- Dokumentation und Archivierung sicherstellen: Eine lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte erhöht die Transparenz und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, in Deutschland etwa der GoBD.
Kostenlose Demo für Continia Document Capture anfordern
Sie möchten Document Capture näher kennenlernen? Dann freuen wir uns, Ihnen die Möglichkeiten in einer kurzen und kostenlosen Live-Demo zu zeigen.
Fazit
Document Capture ist ein sehr benutzerfreundliches, praktikables und leistungsfähiges Tool für die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Einmalig ist sicherlich die vollständige Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Suchen Sie eine Anwendung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, die effizient und schnell einsatzbereit ist? Dann sind Sie mit Document Capture bestens bedient.
So funktioniert Contina Document Capture
Simon Bannwart | Senior Account Manager
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