Aproda Document Capture (ASCDC) Erweiterungen Document Capture Continia
Aproda Document Capture (ASCDC)
Die App Aproda Document Capture bietet diverse Erweiterungen zum Standard Document Capture des Herstellers Continia. Mit Aproda Document Capture (ASCDC) lassen sich folgende Prozesse abbilden:
- Verkaufsbelege und Anhänge werden in einem Langzeitarchiv abgelegt
- Shortcut vom Rollencenter auf das Log des Langzeitarchivs
- Filterung auf dem Template-Feld Bank, auf die Banken des Kreditors
- Zusätzliche drei Genehmigungsfelder, um fixe Genehmiger pro Rechnung zu hinterlegen
- Erweiterung des Bestellabgleichs auf mehrere Bestellungen (Zeilenebene)
- Möglichkeit mehrere Genehmigungsadministrator hinterlegt werden können
- Erweiterung der Ansicht Tabellen-Vorlagen-Felder für Korrekturen des Templates
Installation
Die App kann auf allen Länderspezifischen Datenbanken installiert werden. Voraussetzung ist, dass die App «Continia Document Capture» installiert ist.
Für die erstmalige Nutzung von Aproda Document Capture können Sie die Einrichtungen für die zusätzlichen Genehmiger und das Langzeit Archiv über das unterstützte Setup initialisieren. Wichtig dabei ist, dass vorgängig die Dokumentspeicherart in den Document Capture Einrichtungen auf Azure Blob Storage eingerichtet ist.
- Unterstütztes Setup öffnen
- Nun können nun die Angaben des Azur Blob Storage eingegeben werden, welcher für die Speicherung der verarbeiteten Dokumente ohne retangen (keine Langzeitspeicherung) genutzt wird.
- Danach werden die Angaben des Azur Blob Storage eingegeben, welcher für die Langzeitspeicherung genutzt wird. Anschliessend kann man diesen aktivieren. Ebenfalls kann der Job für die Übertragung der Belege ins Langzeitarchiv angelegt werden.
- Für die Nutzung der zusätzlichen Genehmigungsmöglichkeit, können hier die Codes hinterlegt werden, welche man in den Mastertemplates für die Einrichtung der Felder nutzen möchte.
Über Verkäufer/Einkäufer kann man nun auf die Seite mit den Einkäufercodes wechseln und die Kurzzeichen hinterlegen. Diese werden für die Auswahl der Genehmiger benötigt.
- Anschliessend kann man den Einrichtungsassistenten abschliessen.
Langzeitarchiv
Die Erweiterung Langzeit Archiv dient dazu, Belege welche über das Document Capture verarbeitet wurden, in einem separaten Azur Blob Storage Container abzuspeichern, in welchem sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Dazu müssen vorgängig zwei Azure Blob Storage Container eingerichtet werden.
Einer davon als «Speicher für die OCR verarbeiteten» Dokumente und der andere mit retangen (Unveränderbarkeit) auf die gewünschte Anzahl Jahre, in welchen die verbuchten Belege kopiert werden.
Genehmiger auf Template
Mit der Möglichkeit Genehmiger direkt auf den Templates zu hinterlegen, Wird eine zusätzliche Art für Genehmigungsabläufe bereitgestellt, welche eine hohe Flexibilität bei der Zuweisung der Belege zu verschieden Genehmigern ermöglicht. Zusätzlich dazu, bietet diese Erweiterung die Möglichkeit, Kürzel nach dem Austritt von Mitarbeitenden wieder zu verwenden.
Lookup für Kreditorenbank
Diese Anpassung ermöglicht eine Filterung bei der Auswahl der Kreditorenbank auf den Kreditor. Somit muss nicht zuerst die entsprechende Bankverbindung bzw. Kreditor gesucht werden.
Vorlagenfelder bearbeiten
Diese Anpassung ermöglicht es, Anpassungen an Templatefelder über alle Vorlagen vorzunehmen. Dies ist beispielsweise bei Umbenennungen von Dimensionen oder beim Referenzieren auf neue Felder nützlich.
Mehrere Genehmigungsadministratoren
Mit dem ASCDC können nun auch (ausserhalb der Continia Genehmigungseinrichtungen) mehrere Personen als Genehmigungsadministrator hinterlegt werden. Dies ist dann von Vorteil, wenn mit den Standardworkflows und Continia-Workflows gearbeitet wird.
Erweiterungsobjekte
Über diese Erweiterung können alle Objekte der App ASCDC angeschaut werden. Wenn man den Filter löst bzw. ändert können auch alle Objekte angeschaut werden.
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