Änderungen im B2B-Rechnungsversand in Deutschland ab 2027
Ist Ihr Rechnungsausgang bereit für die E-Rechnungspflicht?
Informationen zum E-Rechnungsausgang mit Business Central
Ab dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beginnt zudem die schrittweise Einführung der Versandpflicht für elektronische Rechnungen.
Mit Continia Document Output machen Sie Ihren Rechnungsausgang fit für die E-Rechnungspflicht. Die Lösung erstellt und versendet E-Rechnungen direkt aus Ihrem ERP-System und unterstützt Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol. So erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen effizient und ohne Medienbrüche.
Betrifft die E-Rechnungspflicht Ihr Unternehmen?
Prüfen Sie folgende Punkte:
- Ihr Unternehmen hat seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland.
- Sie stellen Rechnungen an andere in Deutschland ansässige Unternehmen.
- Es handelt sich um B2B-Umsätze und nicht ausschliesslich um Rechnungen an Privatpersonen.
- Es liegt keine gesetzliche Ausnahme vor, beispielsweise für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise oder bestimmte steuerfreie Umsätze.
- Sie versenden Rechnungen heute als Papier, einfaches PDF oder über ein Verfahren, das die Anforderungen der EN 16931 nicht erfüllt.
- Sie arbeiten mit Microsoft Dynamics 365 Business Central oder einer unterstützten Dynamics-NAV-Version.
Alle Punkte treffen zu?
Dann benötigen Sie einen elektronischen Rechnungsausgang. Aproda empfiehlt dafür Continia Document Output.
Klären Sie jetzt, ob Ihr Rechnungsausgang angepasst werden muss
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob Ihr Unternehmen von der deutschen E-Rechnungspflicht betroffen ist und welche Lösung zu Ihrer ERP-Umgebung passt.
Die wichtigsten Fristen
Seit 1. Januar 2025
In Deutschland ansässige Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich als Empfangskanal.
Bis 31. Dezember 2026
Papierrechnungen dürfen weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate wie einfache PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers möglich.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800’000 Euro im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden.
Ab 1. Januar 2028
Die Versandpflicht gilt grundsätzlich auch für die übrigen betroffenen Unternehmen.
Die Empfangspflicht besteht seit 2025, während für die Ausstellung Übergangsregelungen gelten. Private Endverbraucher sind von den B2B-Regelungen nicht betroffen.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten und erfüllt die europäische Norm EN 16931.
Zulässige Formate sind unter anderem:
- XRechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen bestimmte Profile
- Peppol BIS
- weitere EN-16931-konforme Formate
Ein gewöhnliches PDF gilt nicht als E-Rechnung. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil massgebend. Alle Pflichtangaben müssen darin enthalten sein.
E-Rechnungen direkt aus dem ERP versenden
Continia Document Output erstellt und versendet E-Rechnungen direkt aus Microsoft Dynamics 365 Business Central. Je nach Systemversion und technischer Ausgangslage ist die Lösung auch für Dynamics NAV verfügbar.
Sie können den Zustellweg pro Empfänger festlegen und unter anderem folgende Formate verwenden:
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Peppol
Die Dokumente werden vor dem Versand im Continia Delivery Network geprüft. Fehlerhafte Belege können direkt im ERP korrigiert und erneut versendet werden. Der Versandstatus bleibt pro Beleg nachvollziehbar.
Wichtig zu wissen
Continia Document Output funktioniert eigenständig. Continia Document Capture für den Rechnungseingang ist nicht erforderlich und kann bei Bedarf separat ergänzt werden.
Ihre Vorteile mit unserem E-Rechnungsmodul:
Die gesetzlichen Anforderungen rund um die E-Rechnung nehmen zu. Mit Continia Document Output erstellen und versenden Sie E-Rechnungen direkt aus Ihrem ERP-System und erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht einfach, sicher und effizient. So bringen Sie Ihren Rechnungsausgang frühzeitig auf den neuesten Stand.
E-Rechnungen werden in der gewohnten ERP-Umgebung erstellt und versendet. Ein separates Portal ist nicht notwendig.
Der Versand ist als XRechnung, ZUGFeRD oder über Peppol möglich. Der geeignete Zustellweg lässt sich pro Empfänger definieren.
Die E-Rechnung wird vor dem Versand technisch validiert. Fehler können im ERP korrigiert werden.
Sie sehen direkt beim Beleg, ob die Rechnung erfolgreich zugestellt wurde oder korrigiert werden muss.
Bei Business Central Online richtet sich die wiederkehrende Lizenz nach der Anzahl versendeter Belege im Tenant.
Der Rechnungseingang, zusätzliche Sicherheitsfunktionen und eine Archivlösung können separat ergänzt werden.
Rechnungsausgang und Rechnungseingang klar getrennt
Rechnungsausgang mit Document Output
Im Fokus dieser Lösung
- E-Rechnungen direkt aus dem ERP erstellen
- XRechnung, ZUGFeRD und Peppol
- Zustellung über das Continia Delivery Network
- Prüfung vor dem Versand
- Versandstatus direkt beim Beleg
- Funktioniert ohne Document Capture
Rechnungseingang mit Document Capture
Optional als separates Folgeprojekt
- PDF-, Scan- und XML-Rechnungen verarbeiten
- Rechnungsdaten mit OCR erkennen
- Bestellungen abgleichen
- Genehmigungsworkflows abbilden
- Dokumente archivieren
Was passiert ohne rechtzeitige Umstellung?
Wenn die Versandpflicht greift, gilt ein gewöhnliches PDF nicht als E-Rechnung nach EN 16931. Die Rechnung muss berichtigt und erneut ausgestellt werden.
Fehlerhafte oder nicht konforme Rechnungen können zudem Rückfragen und neue Prüfläufe auslösen. Dadurch kann sich die Verarbeitung und damit auch der Zahlungseingang verzögern.
Bei ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil massgebend. Ein korrekt aussehendes PDF genügt nicht, wenn Pflichtangaben im strukturierten Teil fehlen.
Grundeinrichtung für den ersten Mandanten
Weiterer Mandant
CHF 430.-
Pauschal
-
2 Stunden
- Einmalig für die Einrichtung
- 2 Stunden
- Einmalig für die Einrichtung
Business Central
CHF 3440.-
Pauschal
-
2 Tage
- erster Mandant
- 2 Tage
- erster Mandant
Dynamics NAV 2013 bis 2018
CHF 8600.-
Pauschal
-
5 Tage
- erster Mandant*
- 5 Tage
- erster Mandant*
*Ist bereits eine ältere Version von Document Capture im Einsatz, muss diese zuerst aktualisiertwerden. Dafür können Zusatzkosten entstehen.
Im Richtwert enthalten:
- Installation und Konfiguration, einmal im Test und einmal im Produktivsystem
- Einrichtung ZUGFeRD und XRechnung, Anbindung an das Peppol-Netzwerk.
- Hinterlegung der Mailvorlagen
- Schulung per Teams
- Support nach Go-live für den Standard. Zusätzliche Anpassungen werden nach Aufwan verrechnet.
Laufende Lizenzkosten
Die Lizenz für Business Central Online richtet sich nach der Anzahl versendeter Belege. Gezählt wird das gesamte Belegvolumen über alle Mandanten und Produktivumgebungen innerhalb desselben Tenants.
Für Business Central On-Premises und Dynamics NAV erfolgt die Preisberechnung nach Anzahl Full User. Die Lizenzkosten sind auf Anfrage erhältlich.
Preishinweis: Alle Preise exklusive MWST. Die definitive Veröffentlichung der CHF-Beträge und die Umrechnung der Continia-Lizenzpreise von EUR in CHF sind gemäss Arbeitsdokument noch freizugeben.
Optionale Erweiterungen
- Document Capture für den Rechnungseingang
- DMS-Langzeitarchiv von Aproda
- Continia Security-Modul
- zusätzliche technische Anpassungen
Preis: auf Anfrage
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung weiterhin aus?
Während der Übergangsfrist kann ein PDF unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin verwendet werden. Sobald die Versandpflicht für Ihr Unternehmen greift, gilt ein gewöhnliches PDF jedoch nicht als E-Rechnung nach EN 16931.
Sind auch Schweizer Unternehmen betroffen?
Die deutsche Versandpflicht betrifft Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Eine reine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland genügt nicht. Hat ein Schweizer Unternehmen jedoch eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder eine andere relevante Ansässigkeit in Deutschland, muss die Situation individuell geprüft werden.
Müssen wir Continia Document Capture einsetzen?
Nein. Document Output funktioniert unabhängig von Document Capture. Der Rechnungseingang kann bei Bedarf als separates Projekt umgesetzt werden.
Funktioniert die Lösung mit Dynamics NAV?
Für ältere Dynamics-NAV-Versionen muss die technische Ausgangslage vor der Offerte geprüft werden. Insbesondere Version, vorhandene Continia-Komponenten und unterstützte Rechnungsformate sind relevant.
Können wir unterschiedliche Rechnungsformate versenden?
Document Output unterstützt XRechnung, ZUGFeRD und Peppol. Der Zustellweg kann pro Empfänger eingestellt werden.
Gilt das Angebot auch für andere Länder?
Das auf dieser Landingpage beschriebene Paket ist auf Deutschland ausgerichtet. Anforderungen für weitere Länder klärt Aproda individuell auf Anfrage.
Simon Bannwart | Senior Account Manager
Sehr gern berate ich Sie persönlich. Rufen Sie mich an:
058 200 14 14 oder schreiben Sie mir ein E-Mail. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!