Modern Work
Die digitale Transformation als grosse Chance nutzen
Modern Work: Die digitale Transformation als grosse Chance nutzen
Der Begriff Modern Work steht für weit mehr als den Einsatz neuer Tools wie Microsoft 365 oder Cloud Lösungen. Es handelt sich um einen Paradigmenwechsel, bei dem Arbeitskultur, Organisationsstrukturen, Technologien und Führung neu gedacht werden. Für Schweizer KMU bedeutet dies: Wer heute in moderne Arbeitsweisen investiert, sichert sich entscheidende Wettbewerbsvorteile in der digitalisierten Wirtschaft.
Die Zukunft der Arbeit in Ihrem KMU gestalten
Die Integration von Microsoft 365, künstlicher Intelligenz und flexiblen Arbeitsmodellen bildet die Grundlage für messbare Effizienzsteigerungen. Unternehmen, die diese Transformation aktiv gestalten, profitieren von optimierten Arbeitsprozessen, verbesserter Zusammenarbeit und einer gesteigerten Produktivität ihrer Mitarbeitenden. Die Digitalisierung der Arbeitswelt ist dabei kein Selbstzweck – sie schafft die Voraussetzungen für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
In der Schweiz zeigt sich ein deutlicher Trend: Laut aktuellen Erhebungen integrieren bereits 34 % der Schweizer KMU KI bewusst in ihre Arbeitsprozesse. Diese Entwicklung verdeutlicht, dass Modern Work nicht länger ein Zukunftsthema ist, sondern aktiv gelebt wird. Aproda AG begleitet Sie auf diesem Weg als erfahrener Partner für digitale Transformation.
Moderne Arbeitsweise bietet konkrete Vorteile
Die Umstellung auf einen Modern Workplace bringt Ihrem Unternehmen handfeste Vorteile in mehreren Dimensionen:
- Flexibilität: Ihre Teams arbeiten ortsunabhängig – ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro. Remote Arbeit wird zum selbstverständlichen Teil der Unternehmenskultur.
- Produktivitätssteigerung: Microsoft 365 Copilot und andere KI-Tools übernehmen Routineaufgaben wie Zusammenfassungen, Protokollerstellung und Datenanalysen. Studien zeigen Einsparungen operativer Kosten zwischen 1 % und 20 %.
- Verbesserte Kollaboration: Microsoft Teams ermöglicht nahtlose Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg. Datensilos werden aufgelöst, Informationen fliessen frei.
- Inklusion und Wohlbefinden: 91 % der Mitarbeitenden mit Behinderungen oder neurodivergentem Hintergrund bewerten Copilot als hilfreiches Assistenztool – 87 % berichten von verringerter mentaler Beanspruchung.
Als Arbeitgeber positionieren Sie sich mit modernen Arbeitsmitteln attraktiv am Markt und unterstreichen deren Bedeutung für zeitgemässes Arbeiten. Die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeitenden verbessert sich, was sich direkt auf Zufriedenheit und Bindung auswirkt.
Mit diesen Kunden durften wir Modern Work bereits erfolgreich umsetzten
Cloud-basiert oder hybrid: Flexible Arbeitsmodelle für jeden Bedarf
Die Wahl des richtigen Arbeitsmodells ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Modern Work Strategie. Aproda unterstützt Sie bei der Evaluation der passenden Lösung. Im Mittelpunkt stehen folgende Modelle:
- Office, Hybrid oder Remote: Jedes Modell hat seine Berechtigung. Hybride Arbeitsmodelle kombinieren die Vorteile von Präsenzarbeit und Homeoffice. Sie stärken die Mitarbeitermotivation und ermöglichen eine breitere Rekrutierung – besonders wichtig in Zeiten des Fachkräftemangels.
- Cloud vs. On-Premises: Der Betrieb in der Microsoft Cloud ermöglicht die optimale Integration der gesamten Microsoft Dynamics und Microsoft 365 Familie. Cloud Lösungen bieten Skalierbarkeit, geringere Vorlaufkosten und schnellen Zugriff. Dennoch gibt es gute Gründe für hybride Cloud‑Ansätze – insbesondere dann, wenn Datenhoheit, regulatorische Vorgaben oder lokale Compliance‑Anforderungen eine zentrale Rolle spielen.
- Sicherheit und Governance: In der Schweiz haben 72 % der Unternehmen Cyberrisiken im Rahmen ihrer Cloudstrategie bereits adressiert. Gleichzeitig zeigen Studien, dass nur etwa 2 % der Firmen optimal auf moderne Cyberbedrohungen vorbereitet sind. Eine klare Governance mit definierten Regeln für Zugriffe, Datenverarbeitung und Lifecycle Management ist unerlässlich.
Aproda begleitet KMU bei der Entwicklung einer IT Infrastruktur, die Flexibilität und Sicherheit vereint. Unsere Managed Services stellen sicher, dass Ihre IT Umgebung stets auf dem neuesten Stand bleibt. Dabei verstehen wir IT‑Security als zentrales Grundelement – nicht als Nebenaufgabe, sondern als kontinuierlich betreuten Kernbestandteil der gesamten IT‑Strategie.
Status Ihrer aktuellen Arbeitsweise
Eine ehrliche Bestandsaufnahme ist der erste Schritt auf Ihrer Modern Work Reise. Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihren aktuellen Digitalisierungsgrad zu bewerten:
- Nutzen Sie Microsoft 365 und Microsoft Teams aktiv für die tägliche Zusammenarbeit?
- Existieren klare Governance-Regeln für Ihre Kollaborationstools?
- Haben Sie bereits KI-Pilotprojekte durchgeführt oder Copilot im Einsatz?
- Gibt es definierte Prozesse für Remote Arbeit und hybride Meetings?
- Werden Ihre Mitarbeitenden regelmässig in neuen Tools geschult?
- Messen Sie KPIs zu Produktivität, Effizienz oder Innovation?
Ist Ihre Organisation bereit für Modern Work?
Ja-Bereich – Anzeichen für Readiness: Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365 breit einsetzt, Teams und SharePoint aktiv nutzt, regelmässige Remote- oder Hybrid-Meetings stattfinden und Change Management als strategisches Projekt existiert, sind Sie auf gutem Weg. Eine erkennbare strategische Priorität von KI und digitalen Tools zeigt Ihre Bereitschaft für den nächsten Schritt.
Nein-Bereich – Warnsignale: Veraltete On-Premises Systeme ohne Cloud-Strategie, hohe Schatten-IT, unklare Datenstrukturen mit vielen Duplikaten, geringe IT-Kompetenz im Unternehmen sowie fehlende Sicherheitsrichtlinien sind Warnsignale. Auch Widerstand bei Mitarbeitenden gegen neue Tools deutet auf Handlungsbedarf hin.
Möchten Sie herausfinden, wie hoch das Einsparungspotenzial ist?
Mit einer Modern Work Strategie zur Frontier Firm werden
Der Begriff «Frontier Firm» bezeichnet Unternehmen, die Modern Work und KI-Strategien bereits umfassend implementiert haben. Laut dem Microsoft Work Trend Index 2025 zeichnen sich diese Firmen durch grossflächige KI-Rollouts, aktive Integration von Agenten-Systemen und einen hohen Reifegrad in Bereichen wie AI Investments, Adoption und ROI-Messung aus.
Was macht eine Frontier Firm aus?
- Nutzung von KI in mehreren Fachbereichen wie Marketing, Customer Success, IT und Produktentwicklung
- Bis zu viermal bessere Ergebnisse in Markenbildung, Kosteneffizienz und Kundenbindung
- Stärkere Innovationskraft und schnellerer Markteintritt neuer Produkte
Die Rolle von Microsoft 365 Copilot: Copilot beschleunigt Wissensarbeit erheblich – von der Erstellung von E Mails und Berichten bis zur Analyse komplexer Daten. Die Integration in die gesamte Microsoft-Produktfamilie ermöglicht Workflows über Systemgrenzen hinweg, alles ohne aufwändiges Customizing.
Der Aproda Beratungsansatz: Wir begleiten Sie in vier Phasen auf Ihrer Reise zur Frontier Firm:
Assessment
Evaluation Ihres aktuellen Digital Workplace-Status inkl. Tools, Prozesse, Sicherheit und Kultur
Strategie
Vision definieren, Use Cases priorisieren, Budget- und Ressourcenplanung erstellen
Adoption
Schulungen, Change Management, Erfolgsmessung und fortlaufende Optimierung
Zukunftsvision: Ihr Unternehmen als Frontier Firm mit AI-Integration
Die Transformation von traditionellen zu KI-gestützten Arbeitsweisen verändert die Art und Weise, wie Menschen in Unternehmen zusammenarbeiten. In Zukunft werden Teams aus Menschen und KI-Agenten gemeinsam arbeiten – von einfachen Assistenten bis hin zu Agenten, die komplette Prozessschritte übernehmen.
Zukunftsvision: Ihr Unternehmen als Frontier Firm mit AI-Integration
Der Wandel in der Praxis:
| Traditionelle Arbeitsweise | Modern Work mit AI | |
|---|---|---|
| Manuelle Recherche und Datenaufbereitung | Copilot erstellt Zusammenfassungen in Sekunden | |
| E-Mail-Flut und unklare Kommunikationswege | Strukturierte Zusammenarbeit in Teams-Kanälen | |
| Lokale Datenspeicherung und Silos | Cloud-basierter Zugriff auf Unternehmensdaten | |
| Zeitaufwändige Meeting-Protokolle | Automatische Transkription und Action Items |
Change Management als Erfolgsfaktor: Die Einführung neuer Technologien gelingt nur, wenn Kulturwandel, Trainings und Nutzerakzeptanz intensiv begleitet werden. User Adoption ist der Gradmesser für den Erfolg Ihrer Modern Work Initiative.
Praxisbeispiel: Schweizer KMU transformiert Arbeitsweise
Bei unserem Kunden Swiss IT Security (SITS) durften wir ein umfassendes Upgrade von NAV 2015 auf Microsoft Dynamics Business Central in der Microsoft Public Cloud durchführen – verbunden mit einer vollständigen Modern Work Transformation innerhalb von 8 Monaten.
Ausgangslage: Die SITS-Gruppe verfolgt eine Wachstumsstrategie und expandiert schnell. Jede Gesellschaft verfügte über ein eigenes ERP und eigene Prozesse. Reports waren nur bedingt vergleichbar, was konsolidierte Zahlen erschwerte. Zudem waren das bestehende System und die Hardware am Ende des Lebenszyklus angelangt.
Implementierte Lösungen:
- Microsoft 365 für Kommunikation und Kollaboration
- Microsoft Dynamics 365 für ERP und CRM
- Power Platform für Business Intelligence und Automation
- Einheitliche Governance-Struktur über alle Standorte
Messbare Ergebnisse nach 6 Monaten:
- Einheitliche Plattform und einheitliche Tools für die gesamte Gruppe
- Angleichung der Prozesse und verbesserte Governance
- Vereinfachte Konsolidierung der Unternehmensdaten
- Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen
Das Digital Consulting Angebot für Ihr KMU
Digital Consulting
STARTER
Ab CHF 3'900.-
-
Beratung in den drei Bereichen Arbeitsweise, Prozessdigitalisierung oder User Adoption
- Beratung in den drei Bereichen Arbeitsweise, Prozessdigitalisierung oder User Adoption
Digital Consulting
PRO
Ab CHF 9'500.-
-
Die nutzerzentrierte Begleitung für mehr Effizienz
- Die nutzerzentrierte Begleitung für mehr Effizienz
Digital Consulting
COMPLETE
Ab CHF 14'500.-
-
Von der Erarbeitung der Vision, über die Priorisierung der Handlungsfelder bis zum Onboarding der End-User
- Von der Erarbeitung der Vision, über die Priorisierung der Handlungsfelder bis zum Onboarding der End-User
Interview: “Wie Modern Work unser KMU verändert hat.”
Wir haben Linard Moll, Head of Solutions & Projects bei Swiss IT Security, einige Fragen zum Transformationsprozess gestellt:
Wieso war es für Swiss IT Security Zeit für Modern Work?
Die SITS-Gruppe wächst sehr schnell. Jede Gesellschaft hatte eigene Systeme und Prozesse, was die Zusammenarbeit erschwerte. Wir brauchten eine einheitliche Plattform, die mit unserem Wachstum Schritt hält und gleichzeitig moderne Arbeitsweisen ermöglicht.
Was hat sich dank der Transformation verändert? Welchen Nutzen sehen Sie?
Wir nutzen nun den ganzen Solutions-Stack von Microsoft: Microsoft 365 für Kommunikation und Zusammenarbeit, Dynamics 365 für ERP und CRM, die Power Platform für BI und Automation. Die Klarheit in unseren Prozessen hat sich massiv verbessert. Unsere Mitarbeitenden können von überall arbeiten und haben Zugriff auf alle relevanten Inhalte.
Was sind die Erfolgsfaktoren bei einer Modern Work Transformation?
Prepare with care – das hat sich auch in diesem Projekt bewahrheitet. Konkret bedeutete das:
- Zeit nehmen für die Validierung bestehender Anpassungen und für Testing
- Onboarding von Mitarbeitenden und interne Kommunikation priorisieren
- Datenqualität und Cleanup vor der Migration sicherstellen
- Projektmanagement und Verantwortlichkeiten intern einen hohen Stellenwert beimessen
- Den richtigen Partner an der Seite haben
Wie geht es nun weiter?
Wir werden die Lösung über alle Schweizer und deutschen Standorte ausrollen. Die Digitalisierung treiben wir weiter voran, insbesondere durch die Nutzung aller Tools aus dem Microsoft Solutions Stack. Der nächste Schritt ist die Integration von Copilot für noch mehr Effizienz im Arbeitsalltag.
Niklas Messmer | IT Account Manager
Dann berate ich Sie sehr gern persönlich. Rufen Sie mich an: 058 200 14 14 oder schreiben Sie mir eine Nachricht. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
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