Office 365 Effiziente Zusammenarbeit in der modernen Arbeitswelt
Der Trend zu wachsender Mobilität und Collaboration
Wollen Ihre Mitarbeitenden zunehmend ortsungebunden und von mobilen Geräten aus arbeiten? Etwa E-Mails von unterwegs beantworten, auf Geschäftsreisen auf das System zugreifen, von zuhause Meetings planen oder beim Kunden vor Ort Bestellungen eingeben? Mit der Digitalisierung schwindet die Abhängigkeit vom Büroarbeitsplatz. Die Möglichkeiten der mobilen Arbeit beschleunigen die Prozesse, da beispielsweise von unterwegs mit meinem Smartphone auf Dokumente via OneDrive zugegriffen werden kann. Und das Schöne? Mobilität bringt für Ihr Business viele Chancen.
Mobilität steigert die Produktivität für Ihr Business
In einer Studie von Microsoft zum Thema Mobilität gaben 50% der Befragten an, produktiver zu sein, wenn sie unabhängig von Zeit und Ort arbeiten können. Der Wunsch mobil zu arbeiten ist bei Angestellten vorhanden. Daran wird sich auch in Zukunft nichts ändern, da vor allem auch die Generation Y, die sogenannten Millenials, im Jahr 2025 weltweit 75 Prozent der Erwerbstätigen ausmachen. Diese sind bereits mit dem Smartphone aufgewachsen und wünschen sich mit dem Eintritt in die Arbeitswelt mobile und flexible Arbeitsbedingungen.
Collaboration. Der Wunsch nach modernen Arbeitsabläufe
Mit zunehmender Mobilität wächst auch das Bedürfnis nach modernen Arbeitsabläufen für das effiziente Zusammenarbeiten. Wir empfehlen Firmen Ihren Mitarbeitenden die geeigneten Werkzeuge für die Teamarbeit bereitzustellen. Denn in der Praxis erleben wir vielfach, dass sich die Mitarbeitenden ansonsten mit «WhatsApp» Gruppen zur Kommunikation behelfen oder mit Dropbox beim Austausch von Daten oder dem Zugriff ausweichen und so für sich eine Art «Schatten-IT» aufbauen. Als Betrieb verlieren Sie dadurch die Kontrolle über die Ablage und die Nutzung von Daten und können nicht von den Vorteilen integrierter Systeme profitieren.
Neben organisatorischen Herausforderungen stellt diese Entwicklung viele KMU-Betriebe auch vor sicherheitstechnische und technologische Hürden. Dennoch ist es wichtig, dass auf die «neuen» Bedürfnisse in punkto Zusammenarbeit und Mobilität in einem vernünftigen Mass eingegangen werden kann. Office 365 bietet Ihnen hier ein starkes Paket und punktet durch Flexibilität und Skalierbarkeit.
Was beinhaltet Office 365 heute?
Wie geht es Ihnen, wenn Sie Microsoft Office hören? Denken Sie in erster Linie an die Standardprogramme Word, Excel, Outlook und Powerpoint? Verständlich, da diese Programme in den meisten Fällen auch zur Standardausrüstung von einem Büromitarbeitenden gehören. Microsoft Office 365 bietet jedoch viel mehr, wie auch die Abbildung vom Office365 Portfolio deutlich macht. Denn in den letzten Jahren hat Microsoft mit seiner Office-Palette in vielseitige Funktionen für die Zusammenarbeit, den Datenaustausch und die Kommunikation investiert und unterstützt Sie als Firma auf dem Weg in die Digitalisierung. Mit Office haben Ihre Mitarbeiter, ganz gleich wo sie sind – online oder offline – die aktuellsten Dateien und Tools immer zur Hand. Das funktioniert auf praktisch jedem Gerät.
4 konkrete Beispiele von Office – Tools, welche Sie in punkto Mobilität und Zusammenarbeit unterstützen:
Microsoft Teams
Chatten, telefonieren und präsentieren Sie mit Ihren Teamkollegen oder mit Ihrem Projektteam.
Sharepoint Online für Datenaustausch
Teilen und verwalten Sie Ihre Daten und Inhalte sicher mit Kollegen innerhalb und ausserhalb der Organisation. Sharepoint Online hilft Ihnen die Informationen schnell zu finden und produktiv zusammenarbeiten zu können.
Exchange Online
Mit gehosteten E-Mails arbeiten Sie und Ihr Team praktisch von überall produktiv. Sie selber müssen in keine Mail-Server investieren.
Power BI als Datenanalysewerkzeug
Power BI hilft bei der Auswertung, Analyse und Visualisierung von Daten aus verschiedenen Quellen. Die Berichte können plattformunabhängig aufgerufen werden.
Die Einsatzgebiete von Office 365 im Überblick
Immer wieder taucht uns gegenüber die Frage auf, welches Tool - verwende ich wann? Eine wichtige Frage, da die Office-Palette in den letzten Jahren stark gewachsen ist und viele Möglichkeiten bietet. Grob unterteilt werden die Einsatzgebiete in folgende Bereiche:
Im Kern für die alltäglichen Arbeiten der Mitarbeitenden:
Im Kern benötigt der einzelne Mitarbeitende Funktionen, die ihm helfen, die tägliche Arbeit effizient zu erledigen, wie etwa das Erledigen und Organisieren von E-Mails, Terminen, Aufgaben, Notizen, Dokumenten und Mitteilungen. Zu den Kernanwendungen zählen Office Lösungen wie Outlook, OneDrive for Business, To Do und OneNote.
Austausch innerhalb einer Firma:
Für die interne Organisation - um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Ideen zu sammeln, seinen Bildschirm zu teilen, für Meetings, gemeinsame Kalender und um das Wissen im Unternehmen zu teilen - werden Tools benötigt, die den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente und Kalender ermöglichen. In diesem Bereich ist Microsoft Teams die vorherrschende Lösung und mit SharePoint sowie anderen Apps wie Planner und die Office-Produktivitätsanwendungen wie Word, Excel, OneNote und Powerpoint entscheidend für den Erfolg eines Unternehmen.
Austausch mit externen Partnern:
In diesem Bereich finden sind Tools für die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten, Partnern, mit denen Sie nicht permanent eng zusammenarbeiten. Über Unternehmensgrenzen hinweg können Sie Ihre Teams zusammenzustellen, an gemeinsamen Projekten arbeiten, Dokumente, Kalender gemeinsam nützen und bearbeiten. Auf diesem Gebiet spielt SharePoint eine grosse Rolle um Einzelpersonen mit Unternehmensinformationen und -ressourcen zu verbinden.
Was sind die Vorteile von Office 365?
- Sie sind mit Ihren Anwendungen immer auf den neuesten Stand und müssen keine aufwändigen Updatezyklen einplanen.
- Sie mieten die Softwarelizenzen pro Monat und pro User und sind damit flexibel in der Skalierung.
- Sie haben die volle Transparenz bei den Kosten und zahlen das, was Sie nützen.
- Sie werden in den Themen Mobilität und Collaboration als Organisation «out-of-the-box» unterstützt.
- Sie können von Ihrem PC, Tablet oder Smartphone auf Ihre Daten und Anwendungen zugreifen. Office 365 ist Multi-Device-fähig.
Fazit
Office 365 ist zu Recht die am schnellsten wachsende Lösung im Microsoft Portfolio, für viele Startups eine Art "Bürosoftware" und für KMU’s ein wichtiges Werkzeug. Es darf auch nicht ausser Acht gelassen werden, dass ein moderner Arbeitsplatz und moderne Instrumente für Mitarbeiter immer wichtiger werden und auch massgeblich zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz beitragen. Darüber hinaus muss man sich auch fragen, wie man als Unternehmen produktiv bleibt und welche Tools den Anwender unterstützen. Aus unserer Sicht ist Office 365 mit seinem Portfolio und den Lösungen, wie Teams, Sharepoint Online, Exchange und PowerBI für KMU sehr relevant.
Dazu kommt, dass Sie mit den Office Anwendungen nicht nur Ihre Ressourcen konsolidieren, sondern den kompletten Microsoft Stack bis hin zu integrierten CRM- und ERP-Systemen nützen können. Da Microsoft ab Sommer 2019 neu auch den Datenstandort Schweiz anbieten wird, wird die Bedeutung von Office365 Diensten für Schweizer KMU’s auch weiterhin zunehmen.
Als Microsoft zertifizierter Partner unterstützen wir Sie bei der Lizenzberatung, bei der Migration in Exchange Online, von Office zu Office 365 oder von File zu SharePoint aber auch bei der Einführung von Microsoft Teams und Power BI.
