Dokumenten Management System (DMS)
Begriff aus dem ERP-Lexikon
Definition
Ein Dokumenten Management System (DMS) ist eine Software zur strukturierten Verwaltung elektronischer Dokumente. In Verbindung mit einem ERP-System ermöglicht es die zentrale Ablage, revisionssichere Archivierung und schnelle Suche von Belegen und Dateien. Durch die Integration in ERP-Prozesse werden Dokumente automatisch verknüpft, Workflows unterstützt und die Zusammenarbeit verbessert. So steigert ein DMS die Effizienz, Transparenz und Compliance im Unternehmen.
Vorteile
- Automatisches Ablegen von ERP-Belegen (z. B. Verkaufsrechnungen) und manuelles Hinzufügen externer Dokumente.
- Revisionssichere Archivierung in Azure-Blob-Storage mit definierbaren Aufbewahrungsfristen.
- Direkte Integration in Business Central: Dokumentensuche, Vorschau und Verlinkung von Belegen und Stammdaten.
- Flexible Ordnerstruktur und Metadaten-Erweiterung für bessere Organisation.
- Cloud-Vorteile: Weniger Speicherbedarf in BC, Zugriff auch ausserhalb des ERP, separate Zugriffsrechte.