Dokumenten Management System mit der Aproda-App Archivierung Ihrer D365 Business Central ERP-Belege
Dokumenten Management System mit der Aproda-App
Sie möchten Ihre Dynamics 365 Business Central-Belege und beliebige weitere Dokumente sicher und übersichtlich archivieren und direkt aus dem ERP-System heraus abrufen, bearbeiten und verwalten? Dann ist die Aproda App die ideale Lösung für Sie.
Die Aproda App ermöglicht Ihnen die Verwendung eines in Business Central integrierten Dokumenten Management Systems (DMS). Dabei ist es möglich, Standard-BC-Belege, wie etwa eine Verkaufsrechnung, Einkaufsbestellung oder externe Dokumente wie E-Mails, Einkaufsrechnungen oder Artikelspezifikationen in einem externen, kostengünstigen Speicher (MS Azure Blob Storage oder SharePoint) auszulagern. Dabei kann je nach Anforderung und Speicher eine revisionssichere Lösung für Sie aufgebaut werden.
Welche Bereiche deckt die Aproda DMS Lösung ab?
Die folgenden BC-Standardprozesse können genutzt werden:
- Automatisches Ablegen von Business Central Dokumenten wie Verkaufsrechnungen oder Einkaufsbestellungen
- Manuelles Ablegen von externen Dokumenten, wie beispielsweise eine E-Mail
- Möglichkeit einer revisionssicheren Daten-Speicherung
- Dokumentensuche direkt in Business Central
Wie funktioniert Aproda DMS?
Sie können je nach Anforderung und Richtlinie eine unterschiedlich lange Aufbewahrungsdauer für Ihre Daten definieren.
Pro Speicher kann definiert werden, wo die Dokumente gespeichert werden sollen:
- Microsoft Azure Blob Storage
- Microsoft SharePoint
- Intern (in BC als Log-Einträge)
Speicherung der Daten
Die Dokumente werden mittels einer Aufgabenwarteschlange vom lokalen in den externen Speicher verschoben.
Was ist der Microsoft Azure Blob Storage?
- Cloud Speicher Lösung von Microsoft
- Standort Schweiz > Daten werden georedundant geführt
- WORM Funktionalität > Definition der Retention Time
- Ist für Revisions-/ und Steuerzwecke gedacht
Was ist Microsoft SharePoint?
- M365 Online Speicher, welcher direkt in BC integrierbar ist
- Möglichkeit, die Ordnerstruktur dynamisch mit wenigen Klicks anzupassen (Haupt- und Unterordner je nach Thema: Rechnungen, Offerten etc.)
- Unterstützung Ihrer täglichen Arbeit dank künstlicher Intelligenz mittels M365 Copilot Erweiterung. Mehr dazu finden Sie >>hier.
Kostenübersicht und weitere Schritte
Implementierungskosten
Standard-Konfiguration – Pauschal CHF 2’500.-
In der Pauschale inkludiert:
- Grobkonzept (Mehr dazu unter: «Weitere Schritte»)
- Installation und Grundkonfiguration der Aproda App in D365 BC (SaaS)
- Kurzschulung der App Funktionalitäten
Nicht in der Pauschale inkludiert:
- Einrichtung und Konfiguration des externen Speichers (Azure Blob-Storage oder SharePoint) oder dessen Container/Ordnerstruktur
- Anpassungen je nach Anforderungen (basierend auf dem Konzept) wie die Beleg-Konfiguration oder das Berechtigungskonzept
Betriebskosten
- Aproda ASDS-App:CHF 145.- pro Monat bis 10 User | CHF 250.- pro Monat bis 50 User | CHF 550.- ab 51 User
- Externer Speicher (Azure Blob Storage oder SharePoint): Die Kosten sind abhängig vom Datenvolumen
- Voraussetzung: BC-Lizenzen müssen vorhanden sein
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Weitere Schritte
Für die Konzeptionsphase werden wir zusammen mit Ihnen folgende Fragen klären:
Welche Speicherkonten in Azure / Sharepoint sind nötig?
- Wo sollen die Dokumente abgelegt werden (Blob Storage oder SharePoint)?
- Wie viele Container (Blob Storage) werden benötigt oder wie sieht die Ordnerstruktur (SharePoint) aus?
- Sollen diese unveränderbar (revisionssicher) definiert werden oder nicht?
Welche Belegarten sollen automatisch archiviert werden?
- Bei welchen Schritten soll pro Belegart das automatische Archivieren durchgeführt werden?
- Müssen auch externe Dateien (keine BC-Belege) archiviert werden? Mit welchen Datensätzen sollen die Dateien verknüpft werden (z.B. Artikel, Debitoren, etc.)?
- Brauchen Sie eine Versionierung der Dateien?
- Welche Art der Versionierung soll pro Belegart verwendet werden?
Aaron Keel | Account Manager
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