Business Central Outlook Integration
in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Outlook-Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central haben Sie die Möglichkeit, geschäftliche Interaktionen mit Ihren Kunden und Lieferanten direkt in Microsoft Outlook abzuwickeln. So können Sie sich beispielsweise Finanzdaten zu Kunden und Lieferanten anzeigen lassen oder Finanzdokumente wie Angebote und Rechnungen erstellen und versenden – direkt in Outlook.
Diese Möglichkeiten sind besonders für Schweizer KMU relevant, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und ERP- sowie CRM-Abläufe enger mit Microsoft 365 verzahnen möchten. Die Integration unterstützt dabei nicht nur die Einführung eines modernen ERP-Systems, sondern auch die laufende Optimierung bestehender Prozesse. Im Folgenden zeigen wir, wie die Business Central Outlook Integration funktioniert, welche Vorteile sie im Arbeitsalltag bringt und wie Sie Kundenangebote, Rechnungen und weitere Belege direkt in Outlook verwalten und das entsprechende Add-In einrichten.
Sehen Sie in 2 Minuten, wie einfach die Outlook-Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central funktioniert.
Microsoft Dynamics 365 Business Central direkt mit Microsoft Outlook verbinden
Das Business Central Add-In für Outlook besteht aus zwei Bausteinen:
- Kontakteinblicke: Zu einer E-Mail oder einem Kalendertermin zeigt das Add-In die passenden Kunden- oder Lieferanteninformationen aus Business Central an. Von dort aus erstellen Sie Angebote oder Rechnungen und senden sie direkt an den Kontakt.
- Beleg-Ansicht: Nennt eine E-Mail eine Belegnummer, verlinkt das Add-In direkt aus dem Text auf den Beleg in Business Central.
So richten Sie das Add-In ein
Für die Einrichtung gibt es zwei Wege:
- Zentrale Bereitstellung: Eine Person mit der Rolle Exchange-Administrator stellt das Add-In über das Microsoft 365 Admin Center für das ganze Unternehmen, für Gruppen oder für einzelne Mitarbeitende bereit. Das ist der von Microsoft empfohlene Weg.
- Installation für den eigenen Gebrauch: Ist das Add-In noch nicht zentral bereitgestellt, installieren Sie es über die unterstützte Einrichtung «Outlook-Add-In abrufen» in Business Central selbst.
Voraussetzung ist ein Microsoft 365-Abonnement mit zugewiesener Lizenz. Nach der zentralen Bereitstellung kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis das Add-In in Outlook erscheint. Das Add-In ist jeweils mit einer Business Central-Umgebung verbunden: Wer zum Beispiel mit einer Test- und einer Produktivumgebung arbeitet, installiert es für jede Umgebung separat. Je nach eingesetzter Business Central Version können dabei die verfügbaren Funktionen und Module variieren.
Mehr Effizienz im Arbeitsalltag
Nutzen Sie Microsoft Outlook und Dynamics 365 Business Central gemeinsam, um Kundenanfragen schneller zu bearbeiten, Belege direkt aufzurufen und administrative Abläufe zu vereinfachen.
Durchgängiges Benutzererlebnis
Nehmen wir an, Sie erhalten eine Anfrage per E-Mail von einem Kunden, der ein Angebot wünscht. Direkt in Outlook können Sie das Add-In Business Central öffnen, das den Absender als Kunden erkennt und die Kundenkarte für sein Unternehmen öffnet. Von diesem Dashboard aus können Sie Übersichtsinformationen für den Kunden anzeigen und für bestimmte Dokumente einen Drilldown durchführen. Ausserdem können Sie die Umsatzhistorie des Kunden einsehen. Wenn es sich um einen neuen Kontakt handelt, können Sie ihn in Microsoft Dynamics 365 Business Central als neuen Kunden anlegen, ohne Outlook zu verlassen, und eingehende Anfragen effizient weiterbearbeiten.
Angebot bequem aus Outlook versenden
Sie können das Angebot erstellen und an den Kunden zurücksenden, ohne Outlook zu verlassen. Alle Informationen, die Sie zum Senden des Angebots benötigen, sind in Ihrem Geschäftseingang in Outlook verfügbar. Sobald Sie die Daten eingegeben haben, können Sie das Angebot buchen. Anschliessend besteht die Möglichkeit, dieses per E-Mail zu versenden. Microsoft Dynamics 365 Business Central generiert im Hintergrund automatisch eine PDF-Datei mit dem Angebot und hängt es an die E-Mail-Nachricht an.
Kommunikation mit Lieferanten vereinfachen
Wenn Sie eine E-Mail von einem Lieferanten erhalten, können Sie das Add-In auch für die Arbeit mit Lieferanten und Einkaufsrechnungen verwenden. Sie sind dadurch schnell in der Kommunikation und können die Auftragsabwicklung vereinfachen.
Rechnungen aus Ihren Beratungsterminen direkt aus Outlook erstellen
Viele Unternehmen protokollieren abrechenbare Termine im Outlook-Kalender und erstellen Vertriebsdokumente direkt aus dem Termin. Mit der ERP Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie die Rechnung für den Kunden direkt aus dem Kalendereintrag heraus erstellen: Öffnen Sie den Termin, und dann können Sie über das Add-In von Microsoft Dynamics 365 Business Central vorhandene Informationen nachschlagen oder direkt dort eine Rechnung oder ein anderes Vertriebsdokument erstellen. Das Zusammenspiel von Outlook und den relevanten Modulen in Business Central vereinfacht so insbesondere Prozesse rund um Verkauf und Finanzen.
Belegsuche
Das verknüpfte Business Central Beleg-Add-In gibt Ihnen schnell Zugriff auf Belege, die in E-Mails angegeben wurden. Das Add-In ist für eine E-Mail verfügbar, wenn im Text der Nachricht eine Belegnummer erkannt wird. Das Öffnen des Add-Ins bietet schnellen Zugriff auf den Beleg.
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail erhalten, die den Text S-QUO100 beinhaltet, identifiziert Microsoft Dynamics 365 Business Central diesen automatisch als Verkaufsangebot und Sie können diesen Beleg in Outlook öffnen. Wählen Sie in Outlook unmittelbar über den Text der E-Mail die Schaltfläche Belegverknüpfung aus. Das ist besonders in Projekten mit vielen Belegen und Rückmeldungen hilfreich.
Wählen Sie in der Outlook-Webanwendung S-QUO100 im Text der E-Mail aus. Im Belegverknüpfungs-Add-In können Sie genauso Vorgänge für den Beleg ausführen und den Beleg ändern, wie im Business Central. Dadurch lassen sich Fragen zu Belegen schneller klären.
Business Central direkt in Outlook nutzen
Erstellen Sie Angebote und Rechnungen direkt in Outlook und greifen Sie auf aktuelle Kundeninformationen zu. So verbinden Sie Kommunikation und ERP-Prozesse nahtlos miteinander.
Die Vorteile der Outlook-Integration auf einen Blick
- Weniger Systemwechsel: Angebote erstellen, Rechnungen versenden oder Belege nachschlagen erledigen Sie direkt in Outlook. Das spart Zeit und steigert die Produktivität im Arbeitsalltag.
- Aktuelle Kundeninformationen: Beim Lesen einer E-Mail sehen Sie die Daten aus Business Central, etwa Umsatzhistorie und offene Belege des Kunden.
- Weniger Eingabefehler: Angebote und Rechnungen entstehen aus den Stammdaten in Business Central. Kundendaten müssen nicht mehr von Hand zwischen Outlook und ERP übertragen werden.
- Einfacher Einstieg: Das Add-In ist Teil von Business Central und mit wenigen Schritten eingerichtet.
Lumbardh Vokshi | Solution Sales Specialist
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