Aproda Product Agent

Produktdaten entstehen heute aus vielen Quellen: Lieferantenkataloge, Excel-Listen, Datenblätter, PDFs oder E-Mails, oft in unterschiedlicher Qualität, Sprache und Struktur. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Aktualität, Konsistenz und Verfügbarkeit der Daten über alle Prozesse hinweg. Manuelle Produktpflege wird dadurch schnell zum Engpass: aufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar.

Genau hier setzt der Product Agent an: Er verbindet moderne KI-Verarbeitung mit direkter ERP-Integration – damit aus unstrukturierten Informationen schnell und sauber nutzbare Produktdaten in Business Central werden.

Der Product Agent ist ein intelligenter KI-Dienst, der speziell für die automatisierte Verarbeitung, Erstellung und Pflege von Produkt- und Artikelstammdaten entwickelt wurde. Er kombiniert Dokumenten- und Textverständnis (z. B. für Lieferantenkataloge, PDFs, Excel-Dateien oder E-Mails) mit Geschäftslogik und der nahtlosen Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Technisch gesehen übernimmt der Agent den „unproduktiven Teil“ des Produktdatenmanagements:

• Er liest produktrelevante Informationen aus unterschiedlichen Quellen aus (z. B. Kataloge, Preislisten, Datenblätter oder Mail-Anhänge).
• Er erkennt relevante Inhalte wie Artikelbezeichnung, Hersteller, Lieferant, Artikelnummer, Varianten, Einheiten, Dimensionen, technische Merkmale, Preise, Verpackungseinheiten oder Klassifizierungen.
• Er gleicht die Informationen mit bestehenden Stammdaten in Business Central ab und prüft Plausibilität (z. B. Dubletten, Formatfehler, fehlende Felder, inkonsistente Einheiten oder abweichende Bezeichnungen).
• Er erstellt daraus automatisch neue Artikelstammdaten oder aktualisiert bestehende Datensätze in Business Central,  inklusive sauberer Protokollierung.
• Bei Unklarheiten setzt er den Fall auf „Ausnahme“, stellt Vorschläge bereit oder leitet an Mitarbeitende zur Kontrolle weiter (Human-in-the-Loop).

💡Kurz gesagt: Der Product Agent reduziert den manuellen Aufwand in der Produktdatenpflege deutlich, verbessert die Datenqualität und beschleunigt Prozesse von der Artikelanlage bis zur Vermarktung.

Der Aproda Product Agent schafft spürbare Entlastung im Tagesgeschäft und sorgt gleichzeitig für eine höhere Qualität Ihrer Artikel- und Produktdaten. Unternehmen profitieren dabei nicht nur operativ, sondern auch strategisch.

• Weniger manueller Aufwand: Wiederkehrende Aufgaben wie das Erfassen, Übertragen, Prüfen und Aktualisieren von Produktdaten werden automatisiert. Das reduziert den Aufwand in Einkauf, Produktmanagement und Innendienst deutlich.
• Höhere Datenqualität: Der Agent erkennt Unstimmigkeiten, fehlende Angaben und potenzielle Dubletten frühzeitig. Dadurch werden Stammdaten konsistenter, vollständiger und verlässlicher, eine wichtige Basis für saubere Prozesse im ERP.
• Schnellere Produkteinführung: Neue Artikel können schneller angelegt und bestehende Daten schneller aktualisiert werden. Das verkürzt die Time-to-Market und verbessert die Reaktionsfähigkeit gegenüber Lieferanten, Marktveränderungen und Kundenanforderungen.
• Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Verarbeitungsschritte werden sauber protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, welche Daten übernommen, ergänzt, geändert oder zur Prüfung weitergeleitet wurden.
• Skalierbarkeit ohne zusätzliches Personal: Wenn Sortiment, Varianten oder Lieferanten zunehmen, wächst der Aufwand für Stammdatenpflege normalerweise mit. Der Product Agent hilft, dieses Wachstum effizient zu bewältigen – ohne dass automatisch mehr Ressourcen aufgebaut werden müssen.
• Bessere Grundlage für Folgeprozesse: Saubere Produktdaten wirken sich direkt auf weitere Bereiche aus: Einkauf, Verkauf, Lager, Reporting, E-Commerce und Kundenservice profitieren von konsistenten und aktuellen Artikelinformationen.

Ein KMU erhält von einem Lieferanten neue Produktinformationen in Form einer Excel-Liste sowie ergänzender technischer Datenblätter als PDF. Die Daten enthalten neue Artikel, geänderte Verpackungseinheiten und aktualisierte Preise. Bislang mussten diese Informationen manuell geprüft, bereinigt und anschliessend in Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen werden, ein Prozess, der je nach Komplexität pro Vorgang oft 7 bis 12 Minuten in Anspruch nimmt.

Mit dem Aproda Product Agent läuft dieser Prozess deutlich effizienter:

• Der Agent liest die Inhalte aus Excel und PDF automatisiert aus.
• Er erkennt relevante Informationen wie Artikelnummern, Bezeichnungen, Merkmale, Einheiten und Preisangaben.
• Er vergleicht die neuen Angaben mit bestehenden Datensätzen in Business Central.
• Er erkennt, welche Artikel neu angelegt und welche aktualisiert werden sollen.
• Unklare oder widersprüchliche Angaben werden markiert und einer Mitarbeitendenperson zur Prüfung vorgelegt.
• Nach Freigabe werden die Daten strukturiert im ERP übernommen.

Das Resultat: weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler, schnellere Aktualisierung des Sortiments und eine deutlich bessere Datenbasis für nachgelagerte Prozesse. Die Bearbeitungszeit pro Vorgang kann dabei je nach Datenqualität und Komplexität von bislang 7 bis 12 Minuten auf unter 2 Minuten reduziert werden.

Der Aproda Product Agent löst ein sehr reales Problem: Produktdaten liegen oft in PDF-Datenblättern, Lieferanten-Excel oder unstrukturierten Dokumenten. Das manuelle Übertragen technischer Attribute in Business Central ist langsam, fehleranfällig und skaliert nicht.

Der Agent extrahiert automatisch relevante Attribute (z. B. Maße, Leistung, Material, Normen, Varianten), strukturiert sie und ergänzt den Artikelstamm in Dynamics 365 Business Central: Felder befüllen, Attribute/Varianten anlegen, Dokumente verknüpfen – inklusive Validierung und Freigabeprozess.

Was kann der Agent?

• Datenblätter (PDF) + Lieferantenfiles (Excel) auslesen
• Technische Attribute erkennen und normalisieren (Einheiten/Begriffe)
• Mapping auf BC-Felder / Attribute / Variantenlogik
• Artikelstamm anlegen/aktualisieren + Datenblatt anhängen
• Validierung + Freigabe (Human-in-the-Loop), Protokollierung

Nutzen

• Bis zu 50–80 % weniger manueller Pflegeaufwand im Artikelstamm
• Höhere Datenqualität (Einheiten, Pflichtfelder, Konsistenz)
• Schnellere Time-to-Market für neue Produkte
• Bessere Grundlage für Webshop-Filter, Suche und Beratung

Inhalt / Lieferumfang

• Attribut-Modell definieren (Welche Felder sind “must have”?)
• Lieferanten-/Datenblatt-Analyse + Extraktionslogik
• Mapping nach Business Central (Item Card, Attribute, Varianten)
• Tests mit realen Dokumenten + Anpassung der Logik