Rechnungsprüfung
Begriff aus dem ERP-Lexikon
Definition
Rechnungsprüfung ist ein zentraler Prozess im Finanz- und Beschaffungswesen, der sicherstellt, dass eingehende Rechnungen korrekt und vollständig sind. Dabei werden die Angaben auf der Rechnung, wie Preis, Menge, Lieferbedingungen und Zahlungsfristen, mit den zugehörigen Bestellungen und Lieferbelegen abgeglichen. Ziel ist es, Fehler, Unstimmigkeiten oder Betrugsversuche zu vermeiden und die Grundlage für eine ordnungsgemässe Zahlung zu schaffen.
Ziele
Die Rechnungsprüfung dient der Sicherung der Datenqualität und der Vermeidung finanzieller Risiken. Sie stellt sicher, dass Unternehmen nur für tatsächlich gelieferte und vereinbarte Leistungen zahlen. Eine korrekte Prüfung ist zudem Voraussetzung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Compliance-Regeln.
Ablauf
- Formelle Prüfung: Kontrolle der Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer und Zahlungsbedingungen.
- Sachliche Prüfung: Abgleich von Mengen, Preisen und Lieferbedingungen mit Bestellung und Wareneingang.
- Genehmigungsprozess: Freigabe durch berechtigte Personen, oft nach dem Vier-Augen-Prinzip.
In modernen ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central kann die Rechnungsprüfung weitgehend automatisiert erfolgen. Hierbei werden Rechnungen digital erfasst, mit Bestellungen abgeglichen und bei Übereinstimmung automatisch zur Zahlung freigegeben. Das reduziert Fehler und beschleunigt den Workflow.