Genehmigungsworkflow
Begriff aus dem ERP-Lexikon
Definition
Genehmigungsworkflows sind automatisierte Prozesse innerhalb eines ERP-Systems wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, die sicherstellen, dass bestimmte geschäftliche Vorgänge erst nach einer formellen Freigabe durch autorisierte Personen ausgeführt werden dürfen. Sie dienen der internen Kontrolle und Risikominimierung.
Anwendungsbereiche
Typische Prozesse, die einen Genehmigungsworkflow erfordern, sind:
| Bestellungen | z. B. Einkauf von Waren oder Dienstleistungen | |
| Rechnungen | z. B. Eingangsrechnungen von Lieferanten | |
| Buchungen | z. B. Finanztransaktionen oder Budgetfreigaben | |
| Verkaufsangebote | z. B. Preisnachlässe oder Sonderkonditionen |
Funktion in Business Central
In Business Central lassen sich Genehmigungsworkflows individuell konfigurieren. Dabei können folgende Elemente definiert werden:
- Auslöser: z. B. wenn ein Betrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.
- Genehmiger: z. B. Abteilungsleiter oder Finanzverantwortliche.
- Benachrichtigungen: automatische E-Mails oder Systemmeldungen, die über ausstehende Genehmigungen informieren.
- Aktionen: z. B. Freigabe, Ablehnung oder Rückfrage.
Vorteile
- Erhöhte Transparenz: Alle Genehmigungsschritte sind dokumentiert und nachvollziehbar.
- Risikominimierung: Unautorisierte oder fehlerhafte Transaktionen werden verhindert.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Prüfungen und Wartezeiten.
- Compliance-Unterstützung: Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften wird erleichtert.
Beispiel
Ein:e Mitarbeiter:in erstellt eine Bestellung über CHF 5'000 . Da der Betrag über dem definierten Schwellenwert liegt, wird automatisch ein Genehmigungsworkflow ausgelöst. Der/die zuständige Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung und kann die Bestellung direkt im System freigeben oder ablehnen.