Aproda Order Agent – Automatisierte Auftragserfassung mit KI

Bestellungen automatisch auslesen, prüfen und direkt in Business Central übernehmen

Der Aproda Order Agent - Ihr digitaler Assistent für die Auftragserfassung

Frisst Ihre Auftragserfassung zu viel Zeit – und erzeugt trotzdem Fehler? Der Aproda Order Agent automatisiert die Erfassung eingehender Bestellungen vollständig und beschleunigt den Prozess um bis zu 65 %. KI liest Bestellungen aus allen gängigen Formaten aus und erstellt direkt saubere Verkaufsaufträge in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Ein neuer Standard in der Auftragserfassung

Aufträge kommen heute über viele Kanäle: E-Mail, PDF, Excel, Portale, EDI – oft in unterschiedlicher Qualität und Struktur. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Geschwindigkeit, Verbindlichkeit und Transparenz. Manuelle Auftragserfassung wird dadurch zum Engpass: aufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar.

Genau hier setzt der Order Agent an: Er verbindet moderne KI-Verarbeitung mit direkter ERP-Integration – damit aus einer Bestellung schnell und sauber ein Auftrag in Business Central wird.

Entlastung für Ihr KMU

weniger manuelle Arbeit

weniger Fehler

schnellere Durchlaufzeiten

mehr Transparenz

Was ist der Order Agent?

Der Order Agent ist ein intelligenter KI-Dienst, der speziell für die automatisierte Verarbeitung von eingehenden Kundenbestellungen entwickelt wurde. Er kombiniert Dokumenten-/Textverständnis (z. B. für E-Mails, PDFs, Excel-Anhänge) mit Geschäftslogik und der nahtlosen Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Technisch gesehen übernimmt der Agent den “unproduktiven Teil” der Auftragserfassung:

Er liest Bestellungen aus unterschiedlichen Quellen aus (z. B. Mail + Anhang).
Er erkennt relevante Inhalte wie Kund:innen, Lieferadresse, Artikel, Mengen, Preise, Lieferdatum und Bemerkungen.
Er gleicht die Informationen mit Stammdaten in Business Central ab und prüft Plausibilität (z. B. Artikelnummern, Einheiten, Preislogik, Lieferbedingungen).
Er erstellt daraus automatisch einen Verkaufsauftrag in Business Central – inklusive sauberer Protokollierung.
Bei Unklarheiten setzt er den Fall auf “Ausnahme”, stellt Vorschläge bereit oder leitet an Mitarbeitende zur Kontrolle weiter (Human-in-the-Loop).

💡Kurz gesagt: Der Order Agent reduziert den manuellen Aufwand in der Auftragserfassung deutlich, verbessert die Datenqualität und beschleunigt Ihren Order-to-Cash-Prozess.

Warum ist der Order Agent relevant?

Auftragserfassung steht in vielen Unternehmen unter Druck – nicht, weil sie “kompliziert” ist, sondern weil sie zu viel Zeit frisst und gleichzeitig perfekt funktionieren muss. Typische Gründe:

Viele Kanäle, viele Formate: E-Mail-Text, PDF-Anhänge, Excel-Listen, unterschiedliche Layouts und Schreibweisen.
Hoher manueller Aufwand: Abtippen, Kopieren, Prüfen, Rückfragen – das bindet Kapazität im Innendienst.
Fehlerkosten: Tippfehler, falsche Mengen/Einheiten oder falsche Lieferdaten wirken sich direkt auf Liefertreue und Kundenzufriedenheit aus.
Erwartung an Geschwindigkeit: Kunden erwarten schnelle Bestätigung, klare Verfügbarkeit und zuverlässige Liefertermine.
Skalierung ohne zusätzliches Personal: Volumen wächst – Teams bleiben gleich gross.

Die Lösung: Der Order Agent

Der Order Agent digitalisiert nicht nur, er automatisiert intelligent – und zwar dort, wo der Aufwand wirklich entsteht.

Diese Vorteile bringt der Order Agent mit sich:

Zeitersparnis: Bestellungen werden automatisch erfasst und als Auftrag vorbereitet/angelegt – je nach Qualität und Komplexität mit massiv weniger manuellen Schritten.
Fehlerreduktion: Validierungen und Plausibilitätschecks verhindern typische Erfassungsfehler, bevor sie ins ERP gelangen.
Standardisierte Prozesse: Einheitliche Auftragserfassung – unabhängig davon, wie Kunden ihre Bestellungen schicken.
Skalierbarkeit: Ob 100 oder mehrere tausend Bestellungen pro Monat – der Agent wächst mit.
Transparenz: Protokollierung und klare Ausnahmebehandlung machen den Prozess nachvollziehbar und revisionsfreundlich.

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Christian Dürr | AI Solution Manager

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Der Order Agent an einem Beispiel erklärt

Ein mittelgrosses Handelsunternehmen erhält rund 1’800 Bestellungen pro Monat – viele davon per E-Mail mit PDF- oder Excel-Anhang. Früher bedeutete das: Daten manuell übertragen, Artikel zuordnen, Preise prüfen, Liefertermine klären. Pro Auftrag fielen im Durchschnitt vier bis fünf Minuten an – plus Rückfragen bei Unklarheiten. Trotz Sorgfalt kam es regelmässig zu kleinen Fehlern (Einheiten, Artikelvarianten, Lieferdaten), die später Zeit im Lager oder im Kundenservice kosteten.

Mit dem Order Agent läuft der Prozess anders: Bestellungen werden zentral verarbeitet, automatisch ausgelesen und als Verkaufsauftrag in Business Central vorbereitet. Mitarbeitende prüfen nur noch die Vorschläge und kümmern sich gezielt um Ausnahmefälle, statt Routinearbeit zu machen.

Das Resultat: deutlich weniger Erfassungsaufwand, spürbar weniger Fehler und schnellere Auftragsbestätigungen – was sich direkt auf Liefertreue und Kundenzufriedenheit auswirkt.

Der Order Agent im Alltag

Der Order Agent ist mehr als ein zusätzliches Tool – er wird zum operativen Helfer für den Innendienst. Statt Bestellungen manuell zu erfassen, übernimmt er die Vorarbeit und macht Vorschläge, die sich direkt in Business Central weiterverarbeiten lassen.
Dadurch entsteht ein Arbeitsmodus, in dem Mitarbeitende wieder Zeit für das bekommen, was wirklich Wert schafft: Kundenkommunikation, Ausnahmebehandlung, Lieferabsprachen, Priorisierung – statt Dateneingabe.

Weniger Copy/Paste – schnellere Auftragsabwicklung

Der Aproda Order Agent übernimmt Routinearbeit in der Auftragsbearbeitung. Er liest eingehende Bestellungen (z. B. per E-Mail), extrahiert relevante Felder (Kunde, Artikel, Mengen, Lieferdatum), prüft Plausibilität und erstellt den Verkaufsauftrag direkt in Dynamics 365 Business Central. Abweichungen werden als Ausnahmen markiert und zur Prüfung vorbereitet.

Was kann der Agent?

Bestellungen aus E-Mail / PDF / Excel interpretieren und strukturieren
Artikel / Kunden intelligent zuordnen (inkl. Validierungen)
Mengen / Preise / Liefertermine prüfen: Alternativen vorschlagen
Verkaufsauftrag automatisch in BC anlegen
Ausnahmefälle eskalieren (Human-in-the-Loop) + Protokoll/Logging

Nutzen

Bis zu 65 % schnellere Auftragsbearbeitung (typisch, abhängig von Datenqualität)
Weniger Erfassungsfehler durch Regeln & Validierung
Entlastung Innendienst: Fokus auf Ausnahmen statt Routine
Stabilere O2C-Prozesse

Inhalt / Lieferumfang

Use-Case-Workshop + Feldmapping + Validierungsregeln
BC-Integration (API/Events), Logging/Monitoring
Testfälle, Abnahme, Schulung
Betriebsübergabe

Kosten

Der Aproda Order Agent ist ein skalierbarer KI-Dienst, der Ihre Auftragserfassung automatisiert und damit den gesamten Order-to-Cash-Prozess beschleunigt. Die Kosten setzen sich aus einem einmaligen Setup sowie einer monatlichen Nutzungsgebühr zusammen

Setup
ab CHF 8'000
Betrieb
CHF 150 / pro Monat