CRM System von Aproda

In vielen Unternehmen arbeiten verschiedenste Teams, die jeweils unterschiedliche Anwendungen und Systeme nutzen, um ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen. Dadurch entstehen Datensilos: Wichtige Informationen sind nicht zentral abrufbar, sondern verteilt – zum Beispiel in privaten Tabellen, auf handschriftlichen Notizen oder sogar auf dem Laptop einer Person, die das Unternehmen bereits verlassen hat. Diese Zersplitterung erschwert es erheblich, aktuelle Daten zusammenzuführen, einen vollständigen Überblick zu bewahren und den Kundinnen und Kunden individuell zugeschnittene Erlebnisse zu ermöglichen.

Hier kommen CRM-Systeme ins Spiel. Moderne CRM-Systeme sammeln und bündeln sämtliche verstreute Informationen aus allen Abteilungen in einem zentralen, ganzheitlichen Kundenprofil. Mit CRM-Systemen werden verborgene Datensilos aufgelöst, und jedes Teammitglied erhält – unabhängig von der Abteilung – einfach und schnell Zugriff auf alle relevanten Kundendaten. CRM-Systeme bringen Vorteile für alle: Vertriebsteams können zum Beispiel direkt erkennen, wenn eine Person auf eine Marketingaktion reagiert hat oder aktuell einen offenen Servicefall bearbeitet. Das Marketing wiederum profitiert vom Wissen um den aktuellen Status von Kundenanfragen und kann dadurch gezielter kommunizieren – ermöglicht durch das CRM-System.

Die konsolidierte Speicherung aller Kundendaten in einem CRM-System fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teams und ermöglicht es, Kundinnen und Kunden schneller, effizienter und persönlicher zu betreuen. Diese Datenbasis bietet zudem die Grundlage für den Einsatz von unternehmensinterner Künstlicher Intelligenz: Sie analysiert die gesammelten Informationen im CRM-System, erstellt präzise Prognosen und entwickelt passgenaue Inhalte. So profitieren Unternehmen und Kund:innen gleichermassen von einem reibungslosen, datenbasierten Service, der flexibel auf individuelle Bedürfnisse eingeht – und das alles dank leistungsfähiger CRM-Systeme.

Das Arbeiten mit einer Cloud-basierten CRM Software bietet Unternehmen heute ganz neue Möglichkeiten, Kundendaten und Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Ein grosser Vorteil eines modernen CRM-Systems ist, dass sämtliche Teammitglieder unabhängig vom Standort auf alle relevanten Kundendaten zugreifen können – sei es direkt im Büro, unterwegs im Zug oder bequem von zu Hause aus. Das CRM-System begleitet den Mitarbeiter und die Mitarbeiterin auf jedem Schritt, denn mit den mobilen Funktionen kann man jederzeit und von jedem Endgerät – ob Smartphone, Tablet oder Laptop – auf das System und alle Kundendaten zugreifen.

Eine CRM Software, die zudem Kollaborationstools wie Microsoft Teams integriert hat, bringt die Zusammenarbeit auf ein neues Level: Informationen werden nicht mehr mühsam durch verschiedene Anwendungen gesucht, sondern sind direkt im Arbeitsablauf des CRM-Systems für alle Teammitglieder verfügbar. Dadurch gewinnen Teams wertvolle Zeit und können sich stärker auf die individuellen Bedürfnisse der Kundschaft konzentrieren.

Besonders in einer zunehmend vernetzten und flexiblen Arbeitswelt ist ein leistungsfähiges CRM Software ein entscheidender Erfolgsfaktor. Es ermöglicht nicht nur die zentrale Verwaltung sämtlicher Kundenkontakte, sondern schafft Transparenz und fördert eine offene Kommunikation im gesamten Unternehmen. Letztlich profitieren davon nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Kund:innen, da das CRM-System den Weg zu schnelleren, persönlicheren und effizienteren Serviceleistungen ebnet.

Durch moderne Methoden lassen sich Vertriebsprozesse nicht nur effizient steuern, sondern auch zukünftige Entwicklungen gezielt vorhersagen. Mithilfe von Verkaufsprognosen werden Leads besser bewertet und der Umsatz in Relation zu den gesetzten Teamzielen transparenter dargestellt. Ebenso unterstützen Reporting Tools die Führungskräfte dabei, relevante Daten visuell aufzubereiten und aussagekräftige Berichte zu erstellen.

Beim Management von Verkaufschancen, auch bekannt als Opportunity- oder Pipeline-Management, steht die gezielte Steuerung und Nachverfolgung potenzieller Abschlüsse im Mittelpunkt. Unternehmen profitieren dabei davon, sämtliche Phasen im Lebenszyklus einer Verkaufschance klar zu überblicken und die Kommunikation mit Interessent:innen kontinuierlich zu verbessern. Ein gutes CRM-System bietet eine zentrale Plattform, um Leads zu erfassen, gezielt zu qualifizieren und in übersichtlichen Arbeitsabläufen zu organisieren. Sie ermöglichen es, Vertriebsaktivitäten über verschiedene Regionen hinweg zu koordinieren und mithilfe fortschrittlicher Analytik die erfolgversprechendsten nächsten Schritte zu identifizieren. Darüber hinaus unterstützen intelligente Funktionen, wie vorausschauende Auswertungen auf Basis künstlicher Intelligenz, die Vertriebsmitarbeitenden dabei, Chancen effizient zu nutzen und den Weg zum Geschäftsabschluss noch effektiver zu gestalten.

Heutzutage erwarten Kund:innen, dass sie über verschiedene Kanäle wie Telefon, Chat und E-Mail hinweg eine einheitliche Erfahrung mit einer Marke machen – unabhängig vom Bereich. Ein CRM mit Omni-Channel-Support ermöglicht es dem Servicepersonal, alle relevanten Daten aus den unterschiedlichen Kontaktpunkten zu bündeln und im direkten Vergleich einzusehen. Dadurch erhalten die Mitarbeitenden einen umfassenden Überblick über die gesamte Kundenhistorie und können gezielt auf die individuellen Ziele der Kundschaft eingehen. So lassen sich nicht nur frühere Käufe und Serviceanfragen nachvollziehen, sondern auch Chancen für ein verbessertes Erlebnis und Upselling-Potenziale erkennen.

Mit einer effektiven Journey-Orchestrierung kann Ihr Team die Kundinnen und Kunden entlang des gesamten Kundenlebenszyklus begleiten und segmentieren. Dabei werden die verschiedenen Interaktionen der Bereiche berücksichtigt, sei es über Social Media Plattformen, den klassischen Kundendienst oder andere Kontaktpunkte. Durch die intelligente Nutzung der im CRM Customer Relationship Management gespeicherten Kundeninformationen lassen sich personalisierte Erlebnisse gestalten, die auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben zugeschnitten sind. Prädiktive und generative KI-Tools unterstützen dabei, indem sie beispielsweise spezifische E-Mail-Betreffzeilen oder Nachrichten formulieren und den optimalen Zeitpunkt sowie die passende Häufigkeit für den Kontakt bestimmen. So werden Empfehlungen und Ansprache über alle Kanäle hinweg – vom Kundendienst bis zu E-Commerce – gezielt und wirkungsvoll eingesetzt.

Damit eine CRM-Lösung zuverlässig funktioniert, muss es moderne Sicherheitsstandards des Unternehmens erfüllen, denn darin werden vertrauliche Kundendaten und wichtige Unternehmensinformationen gespeichert. Ein hohes Schutzniveau ist unverzichtbar, da Cyberangriffe, Datenlecks und unbefugter Zugriff gravierende Folgen für das gesamte Unternehmen haben können. Nur durch regelmässige Updates der Software, ständige Überprüfung der Systemarchitektur und die Implementierung aktueller Schutzmechanismen lassen sich solche Risiken wirksam minimieren.

So bleiben Unternehmen langfristig geschützt, das Vertrauen der Kundschaft wird gestärkt und alle relevanten gesetzlichen Vorgaben – etwa zum Datenschutz und zur Informationssicherheit – werden eingehalten. Besonders wichtig ist zudem die Einführung rollenbasierter Zugriffsrechte, mit denen individuelle Sicherheitsstufen für einzelne Tätigkeiten festgelegt werden können. So erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils nur Zugriff auf die Informationen, die sie tatsächlich benötigen, und sensible Unternehmensdaten werden gezielt gegen Missbrauch geschützt.

Ergänzend empfiehlt es sich, Mitarbeitende regelmässig im sicheren Umgang mit dem CRM-System zu schulen und klare Prozesse bei Vorfällen zu definieren. Ein umfassendes Sicherheitskonzept trägt massgeblich dazu bei, das Unternehmen vor finanziellen Schäden, Imageschäden und rechtlichen Konsequenzen zu bewahren – und bildet damit die Grundlage für den nachhaltigen Erfolg einer modernen CRM-Lösung.