Die Ausgangslage

Die Litecom AG ist das ICT-Unternehmen von mehreren Energieversorgern der Deutschschweiz. Sie ist etablierte Anbieterin von Telekom- und IT-Security-Diensten für Service Provider, Geschäftskunden und Energieversorger.

Die Litecom AG setzte bereits seit längerer Zeit auf «Microsoft Dynamics NAV» als ERP System zur Verwaltung und Gestaltung der Unternehmensprozesse.

Reibungslose Prozesse in der Finanzabteilung und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben waren der Startschuss für ein Archivprojekt bei der Litecom AG. Im ersten Schritt sollten Einkaufs- und Verkaufsrechnungen einem klaren Prozess im ERP System folgen und am Ende revisionssicher archiviert werden.

Ziele und Anforderungen

  • Revisionssichere Ablage von Rechnungen und Belegen (Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Gutschriften)
  • Erweiterbarkeit des Archivs.
  • Unveränderbarkeit der Dokumente und Einhaltung einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren 
  • Reibungsloses Zusammenspiel von Microsoft Dynamics 365 NAV, Continia Document Capture, dem Archivsystem und der Speicher-Infrastruktur.
  • Vermeidung langer Suchaktionen im physischen Archiv, Reduktion von Zeitaufwand und Kosten
1
Sorgfältige Analyse
2
Prozessüberarbeitung
3
Implementierung
Sandra Lüpold
Head of Finance & HR
Litecom AG
„Wir konnten unsere Lagerkosten senken und den Zeitaufwand drastisch reduzieren, sodass sich unsere Finanzabteilung heute viel stärker auf die Kernaufgaben konzentrieren kann. “
Die Lösung

Zur beschleunigten Bearbeitung der Kreditorenrechnungen führte das Unternehmen zusätzlich die integrierte Lösung «Document Capture» von Continia ein. Damit entfiel das Abheften und Suchen von Rechnungen, denn alle Belege können damit automatisch in Microsoft Dynamics NAV erkannt und digital gesichert werden. Dank automatischer Lieferantenerkennung, OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) und konfigurierbarer Freigabeworkflows stellt das Add-on ein zeitsparendes Werkzeug für die Kreditorenbuchhaltung der Litecom dar.

Für die Anwender bei Litecom wird der Prozess der Langzeitarchivierung an keiner Stelle sichtbar. Alle Arbeitsschritte werden wie gewohnt in Microsoft Dynamics NAV durchgeführt und das revisionssichere Archiv läuft unbemerkt im Hintergrund und repliziert die Daten über zwei Serverstandorte. Diese Unauffälligkeit ist laut Stephan Richter eine der grossen Stärken vom System: «Der Anwender bekommt die Arbeit der revsionssicheren Archivierung überhaupt nicht mit, das System läuft einfach.»

Die Vorteile des digitalen Archivs sind jedoch umso auffälliger, ob nun auf die Prozesse, die Ressourcen oder die Kosten bezogen, wie Sandra Lüpold bemerkt: «Wir konnten unsere Lagerkosten senken und den Zeitaufwand drastisch reduzieren, sodass sich unsere Finanzabteilung heute viel stärker auf die Kernaufgaben konzentrieren kann.»

Das Resultat

Somit wird sich die Litecom nicht auf dem neu geschaffenen Rechnungsprozess und den Lorbeeren ausruhen. Ideen zur Erweiterung gibt es viele, trotzdem erlaubt sich Sandra Lüpold einen zufriedenen Moment der Ruhe und findet klare Worte zum Abschluss: «Mit der Aufnahme der Verkaufsrechnungen läuft der Gesamtprozess perfekt. Dank der Archiv-Lösung werden die gesetzlichen Vorgaben nun vollumfänglich eingehalten und alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert. Auch bei neuen Anforderungen sehen wir uns aufgrund der Flexibilität von iCAS gut und zukunftssicher aufgestellt.»

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