Die Ausgangslage

1988 in Bern gegründet, befinden sich Büros und Lager der Pharma-Handelsfirma ebi-pharm heute in Kirchlindach BE. Mit über 1300 Produkten im Bereich der Komplementärmedizin (hochstehenden Arzneimittel, Medizinprodukte, Nahrungsergänzungsmittel sowie Kosmetika) richtet sich das Angebot an Drogerien, Apotheken, Ärzte, Heilpraktiker und Fachpersonen. Mehr als die Hälfte des ebi-pharm-Umsatzes erfolgt über Grossisten. ebi-pharm beschäftigt über 90 Mitarbeitende und wächst weiter. Rund 20 Aussendienst-Mitarbeitende beraten und schulen die Kunden. Der Bestellprozess wird direkt über den Verkaufsinnendienst abgewickelt.

ebi-pharm operiert in einem stark reglementierten Markt. Dies gilt sowohl für das Handling (Einkauf, Lagerung und Verkauf), als auch für den Umgang mit Daten. Die Vielzahl von regulatorischen Auflagen verlangt nach einem sehr dynamischen IT-System. Vor allem auch, um den immer strenger werdenden Richtlinien gerecht zu werden.

Die Pharma-spezifischen Anforderungen

  • Die Vorschriften von Swissmedic (Schweizerisches Heilmittelinstitut) machen spezielle Auflagen bezüglich Datenhaltung und Cloud-Services notwendig
  • Die Lagerhaltung erfolgt gemäss GDP-Leitlinien (Good Distribution Practice), die vom Eidgenössischen Departement des Innern herausgegeben werden.
  • Die Bezugsberechtigung (nach Kundengruppen) der Pharma-Produkte ist kantonal geregelt.
  • Die Lieferung der Produkte darf ausschliesslich an den Praxisstandort erfolgen.
Jürg und Erika Binz
Firmengründer
ebi pharm
„Ein Unternehmen braucht nicht nur eine klare Vision, sondern auch eine zeitgemässe IT. “
Die Lösung

Im Zentrum der ebi-pharm IT steht deshalb praktisch seit den Anfängen der Firma das leistungsfähige und zugleich offene ERP System DIAS. Diese in der Schweiz entwickelte Business Software kann ebi-pharm flexibel einsetzen und unkompliziert an die sich verändernden Anforderungen anpassen. 

Natürlich will man bei ebi-pharm nicht auf die Vorzüge zeitgemässer MDE (Mobile Datenerfassung) verzichten, obwohl wegen der homöopathischen Produkte kein WLAN verwendet wird. Im Lager, Grosslager und in der Spedition kommen deshalb Offline-MDEGeräte zum Einsatz.

Das Resultat
  • Hohe Datenkonsistenz: DIAS schafft durch die zentrale Verwaltung und Pflege aller Daten in einem System eine hohe Datenkonsistenz (Datawarehouse-Struktur).

  • Aussagekräftiges Reporting: DIAS macht alle relevanten Unternehmenszahlen sekundenschnell verfügbar.

  • Unterstützung Verkaufsinnendienst: DIAS unterstützt den Innendienst bei der Abwicklung der Aufträge, da insbesondere die unterschiedlichen Kundengruppen und deren kantonalen Zulassungsvorschriften eingehalten werden müssen und demzufolge die einzelnen Praxiszulassungen im DIAS täglich automatisch aktualisiert werden.

  • Unterstützung Verkaufsaussendienst: Der ebi-pharm-Aussendienst berät und schult Kunden zu neuen Produkten. Aussagekräftige, aktuelle Kundeninformationen und die Möglichkeit, über DIAS CRM direkt beim Innendienst Dokumentationen oder Marketingmaterial anzufordern, erleichtern die Arbeit. Gerade von Aussendienstmitarbeitenden im Home-Office wird dies gern genutzt.

  • Organisation Logistik: Der Versand der jährlich rund 40 000 ebi-pharm Pakete kann durch die elektronische Voranmeldung aus DIAS an die Postlogistik optimiert werden.

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Robert Zanzerl | CEO

 

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