von Flamur Hajredini | 17. Aug. 2021

Auf verändernde Kundenbedürfnisse und Geschäftsanforderungen reagieren

Die Bedürfnisse und Erwartungen der Kundinnen und Kunden haben sich verändert – und das nicht erst seit der Pandemie. Ältere ERP-Systeme können mit den steigenden Anforderungen nicht mehr Schritt halten. Die goldene Regel "Never touch a running system" ist insofern fehl am Platz, wenn das Tagesgeschäft beeinträchtigt wird oder gar geschäftskritische Probleme damit einhergehen. Unternehmen benötigen eine moderne Technologieplattform, die das Unternehmen und ihr Personal wie nie zuvor vernetzt.

Informationssilos, unvernetzte Systeme und manuelle Prozesse halten Unternehmen davon ab, das von ihren Kundinnen und Kunden erwartete Erlebnis zu bieten und können ihr Geschäft gefährden. Für Unternehmen wirkt die Umstellung eines ERP-Systems im ersten Augenblick sehr aufwändig. Was sind aber die tatsächlichen Kosten für das Beibehalten eines Systems, das den Anforderungen nicht mehr gerecht wird?

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP-Software hindeuten. Und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

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Anzeichen 1: Einzelsysteme, die nicht miteinander vernetzt sind und vernetzt werden können.

Unternehmen setzen oft Insellösungen ein, die im Laufe der Zeit für einzelne Aufgaben hinzugekommen sind und nur einzelne Bereiche abdecken. Diese Insellösungen führen zu einer heterogenen Systemlandschaft, bei der die zahlreichen einzelnen und nicht miteinander vernetzten Insellösungen über Schnittstellen an das zentrale ERP-System angebunden sind. Diese verursachen einen grossen Wartungs- und Pflegeaufwand, weil an den Übergängen zwischen den Systemen es zu Schwierigkeiten kommt und die Daten dann nicht oder nicht vollständig ausgetauscht werden und so die Geschäftsprozesse ins Stocken geraten.

Anzeichen 2: Zu häufige Nutzung von Excel

Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es relativ leicht erlernbar und einfach zu bedienen ist. Jedoch wird in sehr vielen Unternehmen der Fehler begangen, Daten aus einem System zu exportieren und diese in ein anderes System zu importieren. Der Grund dafür liegt in der fehlenden Vernetzung der Systeme. Ausserdem sind die Daten, die gezogen werden, bereits "alt", bevor man überhaupt mit den wichtigen Auswertungen begonnen hat. Häufig wird Excel auch für die Abbildung von verschiedenen Geschäftsprozessen angewendet und wichtige Auswertungen und Reports werden in regelmässigen Abständen in Tabellen zusammengeführt – und das immer und immer wieder. Das bindet wichtige Personalressourcen, die an einer anderen Stelle wiederum nicht zur Verfügung stehen.

Ein weiteres Problem bei fehlenden Prozessen ist es, dass viele Anwenderinnen und Anwender damit beginnen selbst "kreativ zu sein" und entwickeln für fehlende Funktionen Excel-Tabellen. Mit der Zeit entsteht dadurch ein Wildwuchs aus Listen, Kalkulationsblättern und Businessgrafiken, die im Unternehmen umherschwirren. Irgendwann weiss niemand mehr, wo die Datensammlungen überall gespeichert sind. Ein solcher Datenwildwuchs lässt sich mit der Zeit kaum noch kontrollieren.

Anzeichen 3: Geschwindigkeitsprobleme

Gerade bei älteren ERP-Systemen mit veralteter Technologie treten häufig Geschwindigkeitsprobleme auf. Die Geschwindigkeit sinkt nicht zuletzt durch die steigenden Datenmengen und bei der Verarbeitung immer komplexerer und umfangreicherer Reports und Auswertungen.

Oft sind es zwar nur kurze Unterbrechungen, die sich aber zu einer hohen Zeit des Arbeitsausfalls von Mitarbeitenden aufsummieren. Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor, der gerade bei mehreren Usern schnell relevant wird und die Produktivität darunter leidet. Ein langsames ERP-System kann deshalb zu einem negativen Faktor für die Motivation der Mitarbeitenden werden. Diesem Aspekt sollten Unternehmen in ihren Überlegungen für die Modernisierung des ERP-Systems ebenfalls Rechnung tragen.

Silvia Barletta
Geschäftsführerin
ANiFIT AG
„Durch die Einführung von Microsoft Dynamics und die Automatisierung der Prozesse können wir neu 25% unserer Arbeitszeit in der Auftragsabwicklung einsparen - und diese freigewordenen Ressourcen in die aktive Kundenberatung investieren.“
Anzeichen 4: Sinkende Produktivität

Die administrativen Prozesse im Unternehmen werden für die Nutzerinnen und Nutzer immer komplizierter und vergeuden wertvolle Arbeitszeit für die Bedienung. Die fehlenden Funktionalitäten des ERP-Systems werden mit gebastelten Individuallösungen überspielt und oftmals werden sogar Abläufe wieder komplett analog über den Papierweg ausgeführt. Dies mindert eine der wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen im Unternehmen, nämlich die Produktivität.

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und können trotz zusätzlichem Personal mit der wachsenden Nachfrage nicht Schritt halten. Ausserdem geht die Produktivität mit dem Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen, nicht miteinander integrierten Applikationen und Systemen, verloren.

Anzeichen 5: Fehlende digitale End-to-End-Prozesse

Schon in der Vergangenheit war von vielen Unternehmen das Ziel, die Geschäftsprozesse von A bis Z zu digitalisieren und dies für Kundinnen und Kunden so angenehm wie möglich zu gestalten. Die Etablierung von digitalen End-to-End-Prozessen stehen ganz oben auf der Prioritätenliste. Beispielsweise sollen alle Teilprozessschritte, wie z.B. von der Kundenbestellung via Smartphone über die Kommissionierung und Verrechnung der Ware bis hin zur Auslieferung vollautomatisch vom System vorgegeben und ausgeführt werden. Ohne ein ERP-System, das den gesamten Prozess abbildet und einen durchgängigen Informationsfluss sicherstellt, ist das kaum realisierbar.

Anzeichen 6: Fehlender oder eingeschränkter mobiler Zugriff

Gerade jüngere Fachkräfte setzen eine moderne Ausstattung des Arbeitsplatzes voraus. Nebst der Möglichkeit für Homeoffice gehören auch IT-Tools, die man ortsunabhängig bedienen kann, zur Standardanforderung. Auch ein ERP-System, welches sich mühelos in die heutigen Arbeitsprozesse einreiht, gehört zum mobilen Arbeiten, wie es bereits die gängigen Office Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook bereits sind. Die Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten und das strukturierte Arbeiten in Teams ist in älteren Systemen aber oft nicht vorgesehen. Der ortsunabhängige Zugriff auf das ERP-System – egal ob aus dem Büro, von zu Hause aus oder von unterwegs – ist zum must-have avanciert.

Unser Fazit

Trotz regelmässiger Updates kommt der Lebenszyklus eines jeden Systems irgendwann an seine Grenzen. Je länger man am falschen oder veralteten ERP-System festhält, desto mehr unnötige Kosten entstehen, die sich eigentlich vermeiden lassen.

Nur eine wirklich integrierte ERP-Lösung, die alle wichtigen Teilprozesse des Unternehmens abbildet, ist optimal auf das Unternehmen abgestimmt. Bevor die unzureichende Abbildung von Geschäftsprozessen zu einem Hindernis wird, sollten Sie einen Wechsel ins Auge fassen. Deshalb kann der Ratschlag daher nur lauten, den Umstieg lieber früher als später in Angriff zu nehmen, um den Anschluss an den Wettbewerb nicht zu verpassen.

Mit Dynamics 365 Business Central steht Ihnen ein ERP-System zur Verfügung, das alle wichtigen Funktionen eines KMU Unternehmens abdeckt und mit Aproda einer der führenden Microsoft Cloud-Anbieter in der Schweiz.

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Patrick Glauser | Leiter Verkauf, Mitglied der Geschäftsleitung

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