Wie meistern KMU Betriebe die Herausforderungen der Digitalisierung während der Corona-Pandemie Interview mit Ivo Gonzenbach
Herausforderungen der Digitalisierung während der Corona-Pandemie
Mit dem Ausbruch der COVID-19 Pandemie hat die Digitalisierung einen regelrechten Aufschwung erlebt. Vor allem Cloud-Dienste und Software für die virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation halfen Unternehmen die Auswirkungen der Krise zu dämpfen. Wo es vorher unmöglich schien virtuell zu arbeiten, ist das Homeoffice fixer Bestandteil im Berufsalltag geworden. Wie haben sich die Bedürfnisse von Schweizer KMU-Betrieben in punkto Digitalisierung verändert? Ivo Gonzenbach, Leiter der IT-Infrastrukturabteilung bei der Aproda AG spricht über die Veränderung der Bedürfnisse und deren Lösungsansätzen von KMU-Betrieben.
Ivo Gonzenbach leitet seit 2018 die IT-Infrastrukturabteilung bei der Aproda AG. Gemeinsam mit seinem 18-köpfgigen Team berät er Schweizer KMU Betriebe auf dem Weg in die Digitalisierung. (Bild: Aproda AG)
Ivo, das Jahr 2020 hat die KMU-Betriebe in die Digitalisierung gezwungen. Was waren aus deiner Erfahrung die grössten Herausforderungen?
Mit dem Ausbruch der Pandemie und den Verordnungen des Bundesrats mussten viele Schweizer KMU schlagartig ihr Unternehmen digitalisieren. Das war für viele Firmen eine Herkulesaufgabe. Aus meiner Sicht ist es den Firmen sehr gut gelungen die Chancen der Digitalisierung in dieser Krise zu nutzen. Vor allem KMU Betriebe haben mich in punkto Agilität überrascht. Die Geschäftsleitungen haben schnell reagiert und die Mitarbeitenden wurden mit den neuen Arbeitsweisen schnell vertraut. Heute erlebe ich, dass die Nutzung der technologischen Hilfsmittel wie beispielsweise Microsoft Teams für die Anwenderinnen und Anwender zu einer Selbstverständlichkeit geworden ist. Inzwischen kennen die Mitarbeitenden die Möglichkeiten dieser Kollaborationstools sehr gut. Andererseits erlebe ich aber auch, dass aufgrund der «Turbo-Digitalisierung» wichtige Themen auf der Strecke geblieben sind. Das ist zum einem das Thema IT-Sicherheit und zum anderen das Thema Change-Management.
Du sprichst mit der IT-Sicherheit ein aktuelles und wichtiges Thema an. Worauf sollen Schweizer KMU Betriebe achten?
Das Thema Cyberkriminalität macht vor der Corona-Krise nicht halt. Im Gegenteil, die Verwendung von persönlichen Computern, von nicht sicheren Verbindungen oder fehlende Mechanismen zur Authentifizierung, bieten ein Einfallstor für Cyberkriminelle. Beim Nationalen Zentrum für Cyberangriffe (NCSC)haben Meldungen von Cyberangriffen bei Schweizer Firmen massiv zugenommen. Die Daten des NCSC bestätigen, dass Anfang 2021 Betrugsversuche via E-Mail sowie Angriffe via Phishing-Mails innerhalb eines Jahres um den Faktor acht zugenommen haben. Die grösste Gefahr besteht dabei im unbewusst risikohaften Verhalten der Mitarbeitenden im Umgang mit E-Mails, was meist auf fehlendes Wissen zurückzuführen ist. Firmen müssen darum durch Ausbildungsmassnahmen ein entsprechendes Bewusstsein schaffen, dass ihre Mitarbeitenden auch im Homeoffice auf einen sicheren Umgang mit IT-Mitteln achten.
Diesbezüglich gibt es zwei wirksame Massnahmen, die mit vernünftigem Aufwand einen hohen Schutz bieten: Das ist erstens die heute zum Standard gewordene Zwei-Faktor-Authentifizierung und zweitens die Bewusstseinsschärfung der Mitarbeitenden mit dem korrekten Umgang von E-Mails.
Kannst Du diese Massnahmen näher erläutern? Was bedeutet das für KMU Betriebe konkret?
Bei unseren Kunden machen wir mit gezielten IT-Security Awareness Trainings und Workshops sehr gute Erfahrungen. Wir erhöhen damit das Bewusstsein bei den Mitarbeitenden gegenüber möglichen Gefahren. Um die Relevanz und Bedrohungslage konkret aufzuzeigen, gehen den Trainings simulierte Phishing Attacken voraus. Das heisst konkret, wir senden 2-3 fiktive Phishing-Mails an alle Mitarbeitenden und werten anschliessend aus, wieviel Benutzer auf die darin enthaltenen Links klicken und wie viele auch Benutzernamen und Passwörter preisgeben. Ziel dieser simulierten Phishing-Attacken ist das Aufzeigen der Relevanz und die Messbarkeit der Wirkung der Trainings.
Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird der Benutzeraccount neben dem Benutzernamen und dem Passwort zusätzlich über die Abfrage eines Sicherheitstoken, ähnlich wie man es vom E-Banking kennt, geschützt. Diese Authentifizierung macht den Zugriff auf Unternehmensdaten von ausserhalb des Firmennetzwerks um vieles sicherer.
Du hast den Punkt Change-Management angesprochen. Das ist nicht unbedingt ein technisches Thema, oder doch?
Die letzten Monate haben bewiesen, dass die digitale Zusammenarbeit bei dezentraler Organisationsstruktur mit den richtigen Hilfsmitteln sehr gut funktioniert. Neben dem technologischen Fokus darf der Mensch nicht vergessen gehen. Studien von Microsoft zeigen, dass Mitarbeitenden der soziale Kontakt fehlt. 72% der Teamleitungen haben keine oder nur wenig Ahnung wie ein Team virtuell geführt und begleitet wird. Ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist den Mittelweg zu finden. Das ist für Unternehmen sicher eine anspruchsvolle Aufgabe. Hier empfehlen wir unseren Kunden, sich die Zeit zu nehmen und Richtlinien für die neue Form der Zusammenarbeit festzulegen. Microsoft Teams ist ein Werkzeug. Jede Firma oder jedes Team muss jedoch definieren, wie dieses Werkzeug zum Einsatz kommt. Es ist sinnvoll von Anfang an die Bedürfnisse der Anwenderinnen und Anwender aus verschiedenen Fachbereichen abzuholen. Darum ist es relevant von Anfang an die richtige Struktur zu definieren, die Berechtigungen zu setzen und die Gedanken zu den Einsatzszenarios auf Papier zu bringen. Darin sollte das soziale Miteinander geregelt werden, sei es in Form von Informationen, Chats oder virtuellen Kaffeepausen. Glücklicherweise unterstützt Microsoft Teams Unternehmen hier mit vielseitigen Funktionen wie Videobesprechungen, «Get-together-mode» und vielem mehr.
Vielen Dank Ivo für das spannende Gespräch.
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