ERP & CRM Lösungen Cloud versus lokale Installation
Gegenüberstellung: ERP & CRM aus der Cloud oder lokal installiert?
Bis ca. 2010 war die On-Premises Variante, also die Inhouse-Installation, für ERP Lösungen das meist genutzte Betriebsmodell in der Schweiz. In den letzten Jahren hat sich das Bild verändert. Die Bereitstellung der IT-Infrastrukturen hat sich zunehmend in die Cloud verschoben. Dennoch taucht bei uns immer wieder die Frage auf: Cloud-Computing schön und gut, aber wenn der Server inhouse steht, dann ist das doch für Unternehmen die sicherste Variante, oder nicht? Die Frage ist verständlich, denn der Betrieb in der Cloud ist abstrakt. Hingegen die Vorstellung, dass die Software-Applikation im eigenen Serverraum betrieben wird, greifbarer.
Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Aspekte einer lokalen Installation sowie einem Cloud-Betrieb gegenübergestellt und für Sie zusammengetragen.
Welche Möglichkeiten der Bereitstellung gibt es?
Im Grundsatz gibt es für Ihr Unternehmen vier Möglichkeiten für die Bereitstellung von ERP- und CRM Software:
- 1. On-Premises (lokale Installation): Hier sprechen wir von einer Vor-Ort Installation – sprich die ERP Lösung wird gekauft und folgend im Unternehmen auf der eigenen Infrastruktur installiert. In Eigenregie werden Server-Infrastrukturen gewartet und aktuell gehalten.
- 2. Private Cloud (Hosting Model): Bei dieser Installation sprechen wir von einer IT-Infrastruktur und einer darauf installierten Software, die nur von einem Unternehmen genutzt wird. Hard- und Software sind gemietet. Die Wartung und der Unterhalt liegen in der Verantwortung vom Anbieter.
- 3. Public Cloud: Verschiedene Unternehmen teilen sich die Infrastruktur, wie auch die Software. Hier sprechen wir von einem Outsourcing des ERP Betriebes. Auch hier liegen die Wartung und der Unterhalt in der Verantwortung des Cloud Anbieters.
- 4. Hybride Modell: Hier sprechen wir von einer Mischform. Beispielsweise läuft die ERP Lösung als On-Premise Version (lokale Installation) und die CRM Lösung wird aus einer Public Cloud bezogen. Die beiden Applikationen kommunizieren zusammen – z.B. für den Adressaustausch.
Welches Modell wird bevorzugt? Gemäss einer Studie vom Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC zeichnet sich ein Trend hin zu einem hybriden Betriebsmodell ab. Die meisten Firmen starten mit einer CRM oder Email-Lösung in der Cloud und verschieben dann Schritt für Schritt die Applikationen in diese Umgebung.
Eine wichtige Voraussetzung zugunsten der Cloud ist die Skalierbarkeit: Sie verzeichnen ein Wachstum? Sie benötigen mehr Serverleistung? Sie haben neue Mitarbeiter? In der Cloud können Sie Ihre Hard- und Software auf Knopfdruck erweitern; die Abrechnung erfolgt meist monatlich und nach dem abgerufenen Bedarf.
Bei einer lokalen Installation ist es wichtig, die IT-Umgebung so auszurichten, dass diese zu jeder Zeit nachgerüstet werden kann z.B. durch den Ausbau der Serverleistung oder durch das Lizenzieren von zusätzlichen Anwenderlizenzen. Betreiben Sie Ihre ERP oder CRM Software in der Cloud, dann können Sie die Umgebung flexibel erweitern oder aber auch reduzieren; vor allem der Vorteil der Reduktion wird unterschätzt, denn bei einer On-Premise Lösung bleibt ein Unternehmen auf der angeschafften Hard- und Software sitzen.
Die Cloud Lösung ist eine sehr interessante Art, IT-Infrastruktur und Softwarelösungen nach extern zu verlagern und in Form von Managed Services mit monatlichen Fixkosten zu beziehen. Wenn Sie diesen Weg beschreiten, dann bitten wir Sie folgende Punkte genaustens zu prüfen:
- Ganzheitliche Unternehmens IT Strategie inkl. Cloud
- Prüfen der rechtlichen Aspekte – Datenschutz und Datensicherheit
- Definition der Services, welche aus der Cloud bezogen werden sollen
- Klare Definition der Schnittstellen – technische Realisierbarkeit
- Definition des Betriebsmodells und damit der gewünschten Cloudplattform
- Data Awareness mit Schlüsselpersonen absprechen
- Den Weg in die Cloud planen (zuerst mit einem Service starten, danach weitere migrieren)
- Redundante und performante Internetanbindung
- Exit Szenario: Wie komme ich an meine Daten resp. wie einfach kann ich diese auf eine andere Plattform migrieren
Aproda AG
Sicherheit / Datenschutz
Ein Unternehmen ist von aussen wie von innen angreifbar. Bei Cloud Lösungen kümmern sich ganze Sicherheitsabteilungen mit modernster Technologie um die Gefahrenabwehr. Daher braucht ein Unternehmen sich bei diesem Betreibungsmodel nicht um die Sicherheit zu kümmern; weiter braucht dieses Modell weniger bis gar keine Mitarbeiter, welche den Zugriff auf sensible Geschäftsdaten erhalten.
Bei der On-Premise Variante liegt die Verantwortung für die Wartung und die Sicherheit der IT-Umgebung und ERP- und CRM-Software bei der Unternehmung selber. Das bedeutet konkret: Im Unternehmen müssen das Wissen, die Erfahrung, sowie die Ressourcen vorhanden sein, um den sicherheitstechnischen Anforderungen zu entsprechen. Das ist in der heutigen Schnelllebigkeit technisch anspruchsvoll und vor allem auch kostenintensiv. Denn vor allem Kleinbetrieben fehlt oftmals das Wissen und die notwendigen Ressourcen, um eine redundant gesicherte IT-Umgebung aufzubauen. Diese Unternehmen sind dem Risiko von technischen Fehlern und Unterbrüchen ausgesetzt. Durch das Cloud-Betriebsmodell ist es auch für kleineren Unternehmen möglich, eine hoch performante und sichere IT-Umgebung zu betreiben.
Mit dem Software-as-a-Service-Modell zahlen Unternehmen eine monatliche «Gebühr» und müssen sich im Gegenzug nicht um Updates, Backup oder Datenspeicherung kümmern.
Wenn Sie jedoch eine lokale Installation in Ihrer Firma anstreben, empfehlen wir Ihnen folgende Punkte betreffend Datenschutz zu beachten:
- Einsatz von Netzwerk Firewalls (mit entsprechend konfigurierter Security Filter)
- Fortlaufende Aktualisierung der Antivirus Lösung
- Einschränkung der Zugangsberechtigungen für die Mitarbeitenden (nur die nötigsten Berechtigungen)
- E-Mail Spam Filter
- Bewusstsein der Mitarbeiter schärfen (Social Engineering)
- Hochverfügbarkeit wichtiger Services
- Prioritäten setzen mit den Gedanken – wie lange können wir als Firma auf ein System verzichten
- Einsatz einer Datenverschlüsselungslösung
- Notfallkonzept für ein Disaster Recovery: z.B. ein klares Backupkonzept mit definierten Wiederherstellungszeiten
Bei einem Entscheid zu Gunsten einer Cloud Lösung sind folgende Punkte von Bedeutung:
Datenschutz: Die Frage nach der Datenhaltung ist sehr wichtig. Der Schutz von Kundendaten ein wichtiger Aspekt. Hier teilt sich auch die Spreu vom Weizen. Bei einer Inhouse-Installation liegen die Daten auf Ihren lokalen Servern und werden über das interne Netzwerk zugegriffen. Sie haben die volle Kontrolle über die Daten und diese werden nicht an Dritte weitergegeben. Bei der Cloud Variante sind Sie abhängig vom externen Dienstleister. Hier gilt zu beachten, dass der Cloud Anbieter ausreichende Sicherheitsmassnahmen getroffen hat und Transparenz bezüglich Ort der Datenhaltung herrscht.
Als Alpha Solutions empfehlen wir den Zugriff zusätzlich mit einer 2-Faktor-Authentifzierung abzusichern; d.h. zusätzlich zu Benutzername und Passwort aktivieren wir einen weiteren Schutzmechanismus wie z.B. einen zufälligen PIN per SMS.
Ausfallsicherheit: Da es keine absolute Sicherheit gibt, muss geklärt werden, wie lange Ihr Unternehmen auf die Cloud Lösungen verzichten kann. Hier empfehlen wir in den meisten Fällen eine nächtliche Datensicherung in eine Cloudumgebung an einen zweiten unabhängigen Standort. Damit ist ein Unternehmen im Notfall in der Lage innerhalb von Stunden mit einer Sicherung auf einer anderen Umgebung weiterzuarbeiten, vorausgesetzt ein schriftliches Notfallkonzept ist vorhanden.
Support: Prüfen Sie die Verfügbarkeit des Supportes. Es ist essentiell, dass ihre Cloud Applikationen von ihrem Partner professionell supportet werden. Die grösste Angst bei einem Outsourcing in die Cloud ist heute nicht mehr der Punkt Sicherheit, sondern die Wissensvermittlung: Ist mein Partner in der Lage meine Cloud Lösungen professionell zu warten und mich mit Fachfragen zu unterstützen? Hier geht es vor allem darum, die Kompetenz zu den einzelnen Softwaretools und deren Integration zu haben; diese Komplexität verlangt meistens ein tiefes Fachwissen. Damit verbunden ist auch der SLA (Service-Level-Agreement) verbindlich zu regeln. Neben dieser Definition haben Sie den Vorteil, dass Sie dadurch eine bessere Vergleichbarkeit der Preise der einzelnen Cloudanbietern erhalten.
Erfahren Sie in unserer Checkliste, wie sich die beiden Betriebsformen unterscheiden und wann welche Variante Sinn macht.
Mobilität / Schnittstellen / IoT
Die Mobilität ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Jederzeit und überall auf Geschäftsdaten zugreifen zu können und über mehrere Standorte flexibel zu arbeiten, hilft Unternehmen effizient zu agieren. Gleichzeitig ist die Mobilität in punkto Mitarbeiterzufriedenheit ein wichtiger Faktor. Diese Anforderung kann mit einer lokalen, wie auch einer Cloud Version erreicht werden. Auch Schnittstellen und damit verbunden der Datenaustausch, eCommerce, Portalanbindungen etc. funktionieren mit lokalen wie auch Cloud Lösungen oder einer Kombination davon.
Der Einsatz von IoT (Internet of Things) ist in vielen Unternehmen bereits Standard. Der Einsatz von IoT in Verbindung mit neuen Geschäftsmodellen steckt hingegen noch in den Kinderschuhen. Hier fehlt den Unternehmungen oft das internen Wissen über Prozesse und Technik, damit solche Projekte lanciert werden können. Bei diesen Transformationsthemen ist die Cloud fast unabdingbar, ja sogar die treibende Kraft für diesen Digitalisierungsprozess.
Denn bei IoT Anbindungen ausserhalb eines Unternehmens, kommen Sie um eine Cloud Lösung nicht herum. Die Basis dafür bildet eine moderne und leistungsfähige ERP Lösungen – gekoppelt mit nachhaltigen Cloudsystemen wie z.B. die Azure Cloud von Microsoft, die sich vor allem durch die Verfügbarkeit, die hohen Sicherheitsstandards und die flexible Skalierbarkeit auszeichnet.
In erster Linie geht es darum, die Abläufe effizienter zu gestalten, ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen und neue Umsatzmöglichkeiten zu generieren. Damit dies möglich ist, werden in der Cloud riesige Mengen von Daten gesammelt, die in der Folge nutzenorientiert ausgewertet werden. Bei unseren Kunden werden folgende Themen aktuell vorangetrieben:
- Überwachen von internen Anlagen und Maschinen
- Remote Überwachungen von externen Geräten und Sensoren
- Prädikative Wartung von Anlagen und Geräten
Gegenüberstellung der beiden Betriebsmodelle Cloud versus On-Premises. Erfahren Sie,
welche Betriebsform für Sie passt und was die Vorteile für ihr Unternehmen sind.
Kosten / Vertrag
Was ist für ein Unternehmen günstiger – eine lokale oder eine Cloud Installation? Mit dieser Frage setzen sich die meisten Geschäftsleitungen auseinander, denn auf den ersten Blick präsentieren sich die Cloud-Dienste im Vergleich mit einer lokalen Installation höher. Rechnet man die laufenden Kosten einer IT-Abteilung dazu, dann sieht die Kalkulation anders aus. Gemäss unseren getätigten Kalkulationsvergleichen liegen in einer ganzheitlichen Betrachtung die Kosten für eine lokale Installation zwischen 25 bis 50 % höher als bei einer Cloud Installation.
Gemäss unserer Einschätzung ist das auch der Grund, warum die Zahl der Unternehmen, die Services in die Cloud auslagern, kontinuierlich steigt. Damit ist neben verschiedenen anderen Punkten die Wirtschaftlichkeit ein treibender Faktor. Einerseits entsteht bei einer lokalen Installation ein hoher Liquiditätsbedarf und andererseits steht in der Folge die Betreuung an. Immer mehr KMU distanzieren sich von eigenen Infrastrukturlösungen und entscheiden sich für eine Cloud Lösung.
Nachfolgend die wichtigsten Erwartungshaltungen unserer Kunden bevor sie mit einem Cloud Projekt starten:
- Kostentransparenz / Planungssicherheit: Sämtliche Cloud Services sind transparent. Die Abrechnung erfolgt nach Nutzung und Leistung und ist aufgrund der definierten Managed Services klar budgetierbar.
- Ich erhalte für mein Geld eine höhere Risikoabdeckung als bei einer lokalen Installation (z.B. Datensicherheit)
- Aufwendige lokale Updates für z.B. Outlook, CRM-Lösungen etc. entfallen und werden zentral über alle Kunden aktualisiert
- Reduktion von internem IT-Personal: Interne IT-Ressourcen und deren Ausbildung reduzieren sich auf ein Minimum oder fallen ganz weg
- Technologie und Schutz ist immer auf einem neuen Stand
- Wartungsarbeiten verbunden mit Unterbrüchen sind in der Cloud minimal
- Risiko ist ausgesourced
Generell die vertragliche Grundlage mit den folgenden Schwerpunkten:
- Systemverfügbarkeit (Normalerweise zwischen 98.00 bis 99,99 %)
- Zu welchen Zeiten erreiche ich den Support? Was kostet mich ein Update auf eine höhere Verfügbarkeit
- Wie werden die Interventionszeiten definiert und was versteht der Cloud Anbieter darunter
- Was passiert bei einem Ausfall oder Datenverlust: Restoring Konzept, definierte Zeiten
- Definition des Schadenersatzes bei einem Ausfall
Wichtig: Damit Sie für Ihr Unternehmen eine korrekte Gegenüberstellung der beiden Betriebsvarianten erhalten, sind bei einer lokalen Installation die personellen Ressourcen, Ausbildungen, Intervalle der Updates, Supportaufwendungen etc. miteinzubeziehen. Weiter sind Kosten für Strom, Klimageräte, Feuerschutz, Raummiete ebenfalls miteinzuberechnen, denn hier bewegen sich die monatlichen Aufwendungen eines mittleren KMU Betriebs je nach Infrastruktur zwischen CHF 1'500 bis CHF 4'000.
